「従業員の家族構成が変わった際、どのように対応すればよいのか？」「扶養から外れる場合の手続きは？」「必要な書類や期限は？」——大阪・東京・福岡・名古屋などの中小企業で、扶養制度の変更手続きに関する疑問を抱える経営者や総務担当者は少なくありません。

扶養制度の変更手続きは、従業員の家族構成や収入状況の変化に応じて、適切に行う必要があります。手続きを怠ると、従業員やその家族が不利益を被る可能性があるため、企業として正確かつ迅速な対応が求められます。

本記事では、扶養制度の変更手続きの基本的な仕組みから、企業が取るべき対応策、実務上の注意点まで、実務目線で詳しく解説します。

扶養制度の変更手続きの基本的な仕組み

扶養制度の変更手続きが必要となる主なケースは、以下のとおりです。

• 従業員が家族を被扶養者に追加する場合
• 被扶養者が就職や収入増加により扶養から外れる場合
• 被扶養者の氏名や生年月日などの情報に変更があった場合

これらの変更が生じた場合、従業員は「被扶養者（異動）届」を事業主を経由して提出する必要があります。提出期限は、事実発生日から5日以内とされています。
出典: 日本年金機構

被扶養者の認定要件には、以下の条件があります。

• 年間収入が130万円未満（60歳以上または障害者の場合は180万円未満）であること
• 被保険者と同居していること（配偶者や子など一部の親族を除く）
• 被保険者により主として生計を維持されていること

これらの条件を満たさなくなった場合は、速やかに被扶養者から外す手続きを行う必要があります。
出典: 日本年金機構

企業が取るべき具体的な対応策

扶養制度の変更手続きに関して、企業が取るべき具体的な対応策を以下に示します。

1. 就業規則への明記
   扶養制度の変更手続きに関するルールや手続き方法を就業規則に明記し、従業員に周知することが重要です。
2. 従業員への定期的な確認
   年に一度など、定期的に従業員に扶養状況の確認を行い、変更があった場合は速やかに手続きを行うよう促しましょう。
3. 手続きのマニュアル化
   扶養制度の変更手続きに関するマニュアルを作成し、担当者が正確に対応できるようにしましょう。
4. 電子申請の活用
   日本年金機構の電子申請システムを活用することで、手続きの効率化とミスの防止が期待できます。
5. 提出書類のチェックリスト作成
   必要な添付書類を漏れなく提出できるよう、チェックリストを作成しておくと便利です。

実務上の注意点とよくある質問

扶養制度の変更手続きに関する実務上の注意点と、よくある質問を以下にまとめます。

• Q. 被扶養者の収入が130万円を超えた場合、いつまでに手続きを行う必要がありますか？
  A. 収入が130万円を超えたことが判明した時点で、速やかに「被扶養者（異動）届」を提出する必要があります。提出期限は、事実発生日から5日以内とされています。
• Q. 被扶養者が就職した場合、どのような手続きが必要ですか？
  A. 被扶養者が就職し、健康保険に加入した場合は、扶養から外れることになります。従業員は「被扶養者（異動）届」を提出し、扶養から外す手続きを行う必要があります。
• Q. 被扶養者の氏名が変更になった場合、手続きは必要ですか？
  A. はい、被扶養者の氏名に変更があった場合も、「被扶養者（異動）届」を提出し、情報の更新を行う必要があります。

まとめ：扶養制度の変更手続き対応の重要性

扶養制度の変更手続きの取り扱いは、企業にとって重要な労務管理の一環です。適切な対応を行うことで、従業員の安心感を高め、労使トラブルを未然に防ぐことができます。

大阪・東京・福岡・名古屋などの中小企業においても、就業規則の整備や従業員との明確な取り決めを通じて、扶養制度の変更手続きに関するリスクを最小限に抑えましょう。