「社員が長期で休職に入ったが、その間の社会保険料はどう処理すべき？」「休職期間中は給与がないのに、保険料の負担だけが残るのはおかしくないか？」「就業規則に明記していないため対応に自信が持てない」——大阪や東京、名古屋、福岡の経営者・総務担当者からよく聞かれる悩みです。

特に100名以上の中小企業では、休職者が出るたびに制度理解の曖昧さが浮き彫りになり、後手に回ることが少なくありません。多くの企業では休職期間中も社会保険料の納付が必要であるにもかかわらず、そのルールや実務の詳細を把握していないケースが目立ちます。

この記事では、「休職 期間中の社会保険料」にまつわる正しい知識と、就業規則、給与計算、手続き対応、DX活用の視点から、経営リスクを未然に防ぐ方法を丁寧に解説します。顧問社労士と連携して実務を整えるきっかけとして、ぜひご活用ください。

休職期間中の社会保険料：実務の基本とよくある誤解

休職期間中、社員に給与が支払われていない場合でも、社会保険（健康保険・厚生年金保険）には引き続き加入状態が維持されます。つまり、保険料は原則として発生し続けるのです。

ただし、産前産後休業や育児休業の場合は「社会保険料免除制度」が適用されますが、病気・ケガ・メンタル不調による休職ではこの免除制度は原則適用されません。ここで多くの企業が勘違いをしてしまい、社会保険料を控除せずに後で追徴されたという事例が大阪や東京の企業で多発しています。

名古屋の製造業B社（従業員120名）では、就業規則に「休職中の社会保険料の扱い」が明記されておらず、担当者が独自判断で処理した結果、従業員との信頼関係にひびが入る問題が起きました。

休職期間が長期化するほど、会社負担の社会保険料も積み上がり、無視できないコストになります。企業側が社会保険料を立替え、後に本人から回収するか、在籍中に徴収するか、あるいは支払い不能で未収計上するか。いずれも事前のルール設計が不可欠です。

「給与がない＝社会保険料もゼロ」といった誤解は根強く残っています。これは標準報酬月額に基づいて算出されるという保険制度の基本を知らないことによるものです。特に内製化された給与計算業務においては、設定ミスや処理漏れが起きやすいため、DXによる自動化・ルール化が強く求められています。

企業がとるべき具体的な対応8選

• 1. 休職規定を就業規則に明文化する
  理由：運用ルールが曖昧だと、社員との信頼関係が崩れるから。
  方法：社労士と協議し、社会保険料の負担・免除の条件を記載。
  効果：トラブル防止と社内理解が進む。
• 2. 給与計算ソフトに「休職」区分を設定
  理由：給与ゼロでも保険料が発生するため、計算ミスを防ぐため。
  方法：休職フラグと連動して保険料のみ控除設定を構築。
  効果：業務効率アップと誤徴収リスクの回避。
• 3. DXによる休職管理ワークフローを導入
  理由：手続きや情報共有の属人化を防止。
  方法：人事クラウドを使って申請・承認・通達を自動化。
  効果：人為的ミスや情報漏れが激減。
• 4. 保険料立替の同意書フォーマットを整備
  理由：後の未回収トラブルを回避するため。
  方法：休職前に本人と書面で合意。
  効果：回収不能時の法的トラブルも軽減。
• 5. 社労士と顧問契約を締結し定期確認を行う
  理由：法改正や実務判断で迷った際の即時対応が可能。
  方法：毎月または四半期ごとの面談・レビューを実施。
  効果：対応の抜け漏れがなくなる。
• 6. 助成金制度の活用可能性を検討
  理由：特定の復職支援施策が助成対象になることも。
  方法：厚労省や専門家に確認し、必要な手続きを整備。
  効果：制度導入の負担軽減に直結。
• 7. 休職対象社員への説明・相談窓口を設置
  理由：不安を減らし、スムーズな復帰を促す。
  方法：定期的な面談や、社内チャットで相談対応を設ける。
  効果：社員の信頼感・安心感が向上。
• 8. アウトソース活用で事務負担を軽減
  理由：手続きが複雑な上、法改正にも対応が必要。
  方法：社会保険手続きのアウトソースを検討。
  効果：専門性の高い業務を任せ、ミス削減・効率向上。

よくある疑問Q&A

Q. 休職期間中も社会保険料を会社が全額負担すべき？
A. 原則は従業員と折半。ただし、給与から控除できない場合、立替え対応し復職後に回収するケースが多いです。

Q. 傷病手当金があるなら、保険料は免除されるのでは？
A. 傷病手当金は生活補償であり、保険料免除とは無関係です。誤解が多いので注意しましょう。

Q. 社会保険料の免除制度はどんな場合に使える？
A. 原則として育児・産前産後休業のみ。病気・メンタル不調での休職は対象外です。

Q. 休職＝無給なら保険料はゼロになるのでは？
A. いいえ。標準報酬月額に基づくため、無給でも保険料は発生します。制度の根本的な理解が必要です。

まとめ

休職期間中の社会保険料の扱いは、制度・実務・就業規則の3つの整合性が求められます。給与ゼロでも保険料は発生し、制度を誤解すると後で大きなトラブルに繋がります。

本記事で紹介したように、就業規則の明文化、DXによる手続き管理、社労士との顧問契約、アウトソースの活用が、対応の精度と効率を高めます。大阪・東京・名古屋・福岡など都市部の中堅企業こそ、いまの制度を再点検しましょう。

まずは「就業規則に休職規定を入れる」「給与計算の仕組みを見直す」といったアクションから始め、企業リスクの最小化を図ってください。将来の安心につながる重要な第一歩となります。