「社員が急に退職したけど、何の手続きが必要？」「社会保険の資格喪失はいつ届け出る？」「離職票はどうやって準備するの？」

従業員の退職時は、給与計算だけでなく、社会保険・雇用保険の手続きや就業規則上の対応など、対応すべき業務が山積みです。特に従業員数100名以上の中小企業では、退職者が出るたびにミスが発生するリスクも高く、手続きのDX化や顧問社労士との連携が重要になります。

この記事では、従業員の退職時に必要な社会保険の手続きを中心に、総務担当者が押さえておくべきポイントや注意点を詳しく解説します。大阪・東京・名古屋・福岡の企業での対応事例も紹介しながら、スムーズな退職対応を実現するための実践的な知識を提供します。

退職時に必要な社会保険・労務手続きを徹底解説

1. 社会保険の資格喪失届

退職に伴い、健康保険と厚生年金保険の資格喪失届を提出します。

• 提出期限：退職日の翌日から5日以内
• 提出先：管轄の年金事務所または健康保険組合
• 必要書類：資格喪失届、被保険者証（返却）

東京のA社では、クラウド型社保管理ツールを導入し、提出遅延ゼロを実現しました。

2. 雇用保険の資格喪失届・離職票

雇用保険の資格喪失届と、本人希望があれば離職票の作成・交付も必要です。

• 提出期限：退職日の翌日から10日以内
• 提出先：ハローワーク
• 必要書類：資格喪失届、離職証明書、賃金台帳

名古屋のB社では、離職票発行までの手順書を整備し、退職者とのトラブルを防止しています。

3. 最終給与計算と控除

欠勤・有給消化・住民税の精算を含めた最終給与の正確な計算が必要です。

福岡のC社では、顧問社労士と毎月の給与計算レビューを実施し、退職月の控除ミスをゼロに。

4. 退職証明書・源泉徴収票の発行

希望があれば退職証明書、必ず発行するのが源泉徴収票です。

• 退職証明書：請求があった場合は遅滞なく交付
• 源泉徴収票：退職後1ヶ月以内に交付

企業が実践すべき退職時の手続きアクション8選

• 1. 退職手続きフローを標準化する
  大阪のD社では、入社・退職それぞれの「手続きマニュアル」を作成し、属人化を排除。
• 2. 就業規則に退職時のルールを明記する
  退職願の提出期限や有給消化ルールを記載し、総務対応の混乱を防止。
• 3. 顧問社労士と月次チェック体制を構築する
  社会保険・雇用保険の届出漏れを防ぐため、毎月の情報連携を行います。
• 4. 給与計算システムで自動計算を活用する
  欠勤控除や最終月の社会保険料計算などを自動化し、ヒューマンエラーを削減。
• 5. DXツールで退職届受付と履歴管理
  電子申請や退職予定日の一元管理で、手続きの遅延や漏れを防止。
• 6. 離職票発行の社内ルールを明確化
  「本人希望がある場合は速やかに申請」というルールを文書化し、対応漏れを防ぎます。
• 7. 住民税・社会保険料の清算処理をチェック
  最終給与で引ききれない場合の徴収方法を含めたガイドラインを作成。
• 8. 退職者向けFAQを整備する
  東京のE社では、「退職時によくある質問集」を社内ポータルに掲載し、対応時間を大幅に短縮。

よくある質問Q&A

Q. 社会保険の資格喪失日はいつですか？

A. 資格喪失日は「退職日の翌日」です。退職日当日まで保険の資格があります。

Q. 離職票は全員に発行すべきですか？

A. いいえ。本人からの希望がある場合のみ発行します。ただし、希望があれば速やかに対応が必要です。

Q. 社会保険料は退職月の分も徴収しますか？

A. 原則、月末退職であればその月の保険料を全額徴収します。月途中退職なら、徴収はありません。

Q. 最終給与の支払いタイミングは？

A. 特に規定がなければ、通常の給与支払日に支払うことが一般的です。早めに支払う場合は就業規則での定めが必要です。

まとめ

従業員の退職時には、社会保険・雇用保険の資格喪失届、離職票の申請、給与の精算など、実に多くの手続きが発生します。ミスが起これば、助成金の不支給や企業イメージの低下にもつながります。

大阪・東京・福岡・名古屋の中小企業では、顧問社労士と連携し、手続きのDX化・マニュアル化を進める動きが加速しています。

今こそ、退職対応の品質を見直し、“最後まで安心される会社”を目指しましょう。