「従業員が長期の休職に入ったけれど、社会保険料はどうすればいいのか…」「休職期間中のコストが思った以上に重い」「就業規則で対応が曖昧で、判断に迷う」—こうした悩みを抱える大阪や東京、名古屋、福岡の経営者や総務担当者は少なくありません。

休職は突発的に発生し、対応を誤ると従業員とのトラブルや、会社の費用負担増加といったリスクに発展します。特に社会保険料の取り扱いは、制度の理解不足から誤解が生まれやすく、就業規則や給与計算の体制整備が追いついていない企業では深刻な問題となりがちです。

この記事では、休職中の社会保険料の扱いを中心に、休職の期間や制度、就業規則との関係、さらには助成金や手続き面のポイントまで詳しく解説します。また、アウトソースと内製化のメリット・デメリット、DXを活用した業務効率化のヒントも紹介。顧問社労士とともに制度設計を見直す絶好の機会にしてください。

休職期間中の社会保険料とは？その仕組みと誤解

まず前提として、休職中であっても多くのケースで社会保険料（健康保険・厚生年金保険）は会社と本人が折半して支払う必要があります。なぜなら、被保険者資格が継続している限り、保険料の納付義務があるからです。給与がゼロであっても、保険料の支払いは発生します。

ただし、健康保険には「傷病手当金」の制度があり、休職中に給与の支払いがない場合でも、条件を満たせば生活補償が受けられます。また、一定の条件下で保険料の免除や減免、猶予といった措置も可能です。たとえば、産休・育休の場合は社会保険料が免除される制度がありますが、病気やメンタル不調での休職ではこの特例は原則適用されません。

東京や大阪の中堅企業では「休職＝保険料不要」と誤解して未納になり、後日遡って請求が来るケースも見られます。名古屋や福岡でも、就業規則に明確な取り決めがないことで、従業員と揉める事例が少なくありません。

例えば、A社（従業員150名、大阪市）は、うつ病で休職した社員に保険料を会社が立替え、復職後に控除する運用を行っていますが、これが就業規則に記載されていなかったため、社員から「後出しでは困る」とのクレームが発生。結果的に労使トラブルとなり、社労士の顧問契約を結び、制度の見直しを進めました。

このように、休職中の社会保険料の取り扱いは、「給与計算」「就業規則」「社内フロー（手続き）」が連携して初めてスムーズに運用できます。実は意外と知られていませんが、制度の裏には「退職を見据えた手続き簡素化」という文化的背景もあります。DXによる業務の見える化・自動化が進めば、こうした混乱も軽減されていくでしょう。

休職と社会保険料で困らないために企業が取るべき8つのアクション

• 1. 就業規則に「休職中の社会保険料の取扱い」を明記する
  理由：トラブルの予防策になるから。
  方法：労使協定の形でルールを明文化し、社内イントラ等で周知。
  効果：社員の納得感が高まり、後日のトラブルが大幅減少。
• 2. 給与計算システムを休職対応可能な形に設定する
  理由：休職中は給与ゼロ、もしくは支給停止となるケースが多いため。
  方法：休職フラグを設定し、保険料のみ計算・控除できる仕様にする。
  効果：業務ミスの削減と業務効率化につながる。
• 3. DXを活用し、休職開始から復職までの手続きを可視化
  理由：進捗管理が曖昧だと責任の所在が不明確になるため。
  方法：ワークフローシステムで申請・承認・報告を一元管理。
  効果：手続き漏れや重複対応が減少。
• 4. 社会保険料の立替え・後控除ルールを明文化する
  理由：立替の有無や、退職時の回収方法が不明瞭になりやすいため。
  方法：文書で本人に同意を得る仕組みをつくる。
  効果：トラブル発生時の証拠になる。
• 5. 顧問社労士と連携し、休職制度の棚卸しをする
  理由：社内ルールと法制度が乖離しているケースが多い。
  方法：定期的に制度をレビューし、最新の判例や実務に即した運用を整備。
  効果：安心して制度を運用できる。
• 6. 助成金の対象となる休職制度を検討する
  理由：一定の研修や復職支援で助成金が得られる場合がある。
  方法：専門家に相談し、条件を精査する。
  効果：制度導入のコスト軽減につながる。
• 7. 休職者への対応を内製化するか、アウトソースするか検討
  理由：属人化しやすく、負荷の高い業務であるため。
  方法：業務量やリスクを考慮し、アウトソースで対応も視野に。
  効果：業務平準化と効率化が実現。
• 8. 産業医・カウンセラーとの連携体制を整える
  理由：メンタルヘルスによる休職が増加している。
  方法：定期面談や復職判定のプロセスを整備。
  効果：職場復帰の成功率が上がり、再休職の防止に。

Q&A：休職・社会保険料に関するよくある疑問

Q. 休職中に社会保険料を支払わなかったらどうなりますか？
A. 支払義務があるにもかかわらず未納になると、会社に追納義務が発生します。悪質な場合は罰則もあり得ます。

Q. 傷病手当金があるのに、社会保険料も払わなければいけないの？
A. はい。傷病手当金は生活補償ですが、保険料の免除とは別問題です。給与が出ていなくても保険料の支払いは必要です。

Q. 社会保険を外して、国保に切り替えることは可能？
A. 退職すれば可能ですが、在職中は基本的に社会保険継続が原則。制度の適用除外は非常に限定的です。

Q. 給与ゼロなら社会保険料は発生しないはずでは？
A. いいえ。標準報酬月額に基づいて保険料は発生します。「給与＝ゼロ＝保険料ゼロ」は誤解です。

まとめ

休職中の社会保険料問題は、単に「払うか払わないか」ではなく、「制度」「ルール」「体制整備」の総合的な課題です。この記事で解説したように、就業規則の整備、給与計算システムの設定、DXの活用、顧問社労士との連携など、多角的な対策が求められます。

いま問題が起きていなくても、備えは必要です。特に大阪、東京、名古屋、福岡といった主要都市の中堅企業では、休職にまつわるリスクが年々増加しています。制度の再確認と、実務の整備に今こそ着手しましょう。

まずは就業規則の見直しと、顧問社労士への相談からスタートしてください。それが、従業員と企業の双方を守る第一歩となります。