「外国人スタッフの在留資格、更新ってどのくらい前からやればいい？」「手続きにどれだけ時間がかかるの？」「忙しくてギリギリになりがち…」——そんな不安や疑問をお持ちの総務・人事担当者の方も多いのではないでしょうか。

在留資格更新でよくある3つの悩み

①「申請時期を間違えて、更新に間に合わなかった…」

②「提出書類が多くて、準備に手間取る」

③「申請しても許可が下りるまで何日もかかる」

外国人を雇用する中で避けて通れないのが「在留資格の更新」です。特に大阪、東京、名古屋、福岡といった外国人雇用が盛んな都市では、出入国在留管理局の混雑や手続きの煩雑さも重なり、更新ミスによる就労トラブルが後を絶ちません。

この記事では「在留資格の更新に必要な時間と流れ」「具体的な準備ポイント」「企業が注意すべき実務対応」について、わかりやすく解説します。

在留資格更新の流れと目安時間

更新申請は原則、在留期限の「3ヶ月前から」可能です。つまり、在留期限が12月1日なら、9月1日以降に申請可能となります。

手続きの基本的な流れは以下のとおりです：

1. 必要書類の準備（約1週間〜1ヶ月）
2. 出入国在留管理局への提出
3. 審査（標準処理期間：2週間〜1ヶ月半）
4. 結果通知・在留カードの更新受取

このうち、最も時間がかかるのは「必要書類の収集」と「入管での審査」。特に特定技能や技術・人文知識・国際業務などの在留資格は、勤務先の状況や過去の在留履歴によって審査が長引くこともあります。

たとえば、福岡の食品加工会社では、外国人スタッフの給与支払い記録が曖昧だったため、審査に2ヶ月以上かかり、その間に在留期限が迫りトラブル寸前でした。一方、名古屋の製造業では、事前に社労士がチェックし不備なく提出した結果、3週間で更新完了。準備の差が結果を大きく分けたのです。

在留資格更新のための8つの実践アクション

1. 更新時期をカレンダーで管理
   理由：申請忘れを防ぐ。方法：Googleカレンダーやスプレッドシートに期限とアラート設定。
2. 書類準備を前倒しで始める
   理由：雇用証明、源泉徴収票などの準備に時間がかかる。方法：期限の2ヶ月前には着手。効果：提出ミスを予防。
3. 本人と面談して状況確認
   理由：転職や結婚などの生活変化が申請に影響。方法：更新予定者とは必ず面談。
4. 社労士または登録支援機関に相談
   理由：法令変更や例外ケースに強い。効果：最新の制度に対応できる。
5. 書類のコピーを全て保管
   理由：再提出や照会時に備える。方法：PDF保存＋紙の控え。
6. 更新後も在留カードの確認を徹底
   理由：在留期間や資格変更がある場合も。方法：受け取り後は人事担当が確認。
7. 「特定活動」など例外資格にも注意
   理由：コロナ関連など一時的な資格は継続不可な場合あり。方法：更新不可の資格を見逃さない。
8. やってはいけない：ギリギリ申請
   理由：申請日が在留期限に近すぎるとトラブルの原因。効果：余裕を持った申請が重要。

在留資格更新に関するよくある疑問Q&A

Q. 審査にどのくらい時間がかかる？
A. 標準処理期間は2〜4週間。ただし、繁忙期（3〜4月、9〜10月）は1ヶ月以上かかるケースも。事前準備が鍵。

Q. 在留期限が切れてしまったら？
A. 原則、即時退去対象ですが、「特例期間」（申請中の2ヶ月間）は在留可能。ただし無申請は違法です。

Q. 申請中でも働ける？
A. はい。正しく申請していれば「みなし在留期間」として就労可能です。在留カードに「手続中」のシールが貼られます。

Q. 更新しやすい在留資格はある？
A. 「永住者」「定住者」は比較的安定しており、更新審査もスムーズ。就労ビザ（技人国など）は勤務実績次第。

まとめ：在留資格更新は“準備の早さ”がすべて

外国人スタッフの在留資格更新は、単なる事務手続きではなく、企業の信頼と法令順守に直結する重要な業務です。特に大阪、東京、福岡、名古屋などの都市圏では、支援体制を整えた企業ほど、外国人スタッフの定着にも成功しています。

在留期限の管理、書類の整備、そして相談体制を整えておけば、更新手続きはスムーズに進められます。トラブルを未然に防ぐために、今すぐ行動を始めましょう。