「在留カードの更新って、どのくらい時間がかかるの？」「更新申請のタイミングを間違えたらどうなる？」「仕事に影響が出ないように、確実に更新したい」——外国人従業員を雇用している中小企業の経営者や総務担当者から、こんな声をよく耳にします。

在留カードの更新は、外国人雇用を行う企業にとって避けて通れない重要な業務です。しかし、申請にかかる日数や必要書類、審査のポイントなどがわかりにくく、つい後回しにしてしまうケースも少なくありません。

このような悩みが生まれる背景には、「制度の複雑さ」や「行政手続きの煩雑さ」、さらには「情報の更新頻度が高く、ついていけない」ことが挙げられます。また、在留カードの有効期限が近づいてから慌てて準備を始めると、手続きが間に合わず、最悪の場合、在留資格の失効という事態にもなりかねません。

この記事では、大阪・東京・福岡・名古屋を中心に外国人雇用を支援する登録支援機関である社会保険労務士事務所の専門家が、在留カードの更新にかかる日数、申請の流れ、注意点について詳しく解説します。この記事を読むことで、更新手続きをスムーズに行い、企業のリスクを回避するための具体的なノウハウを得ることができます。

在留カード更新の基礎知識と申請の流れ

まず「在留カード」とは、外国人が中長期在留者として日本に滞在する際に所持すべき身分証明書です。在留資格の種類に応じて在留期間が決まり、原則として在留期限の満了日までに更新申請を行わなければなりません。

更新申請は在留期限の「3か月前」から受け付けられています。たとえば、在留期限が12月1日であれば、9月1日から申請可能です。

実際の審査期間は、通常「2週間から1か月程度」が目安です。ただし、混雑状況や申請内容によっては1か月以上かかる場合もあります。特定技能や就労ビザを持つ方のように、業務内容の確認や企業の受け入れ体制の審査が必要な場合は、さらに時間がかかる傾向にあります。

以下は、更新手続きの一般的な流れです：

• 1. 必要書類の準備（パスポート、現在の在留カード、雇用証明書など）
• 2. 入国管理局への申請（本人または代理人による提出）
• 3. 審査期間（2週間〜1か月）
• 4. 結果通知と新しい在留カードの受け取り

特に注意したいのが、更新申請を忘れたり、期限直前に申請してしまうケースです。この場合、審査が間に合わず在留資格の失効や再入国の制限が生じることもあるため、余裕を持った対応が必要です。

【豆知識】意外と知られていませんが、更新申請中であっても、旧カードの有効期限を過ぎると「特例期間」という90日間の滞在が可能です（更新中である旨の証明書を携帯する必要あり）。

また、大阪や東京といった都市部では、入管が混雑しやすく、審査にも時間がかかりがちです。一方で、福岡や名古屋では比較的スムーズに手続きが進むこともあり、地域によって対応速度に差がある点も理解しておくと良いでしょう。

スムーズな更新のためにできる8つの具体策

1. 1. 有効期限の3か月前にアラートを設定する
   理由： 忘れ防止のため
   方法： 社内のスケジュール管理ツールやカレンダーでリマインダーを設定
   効果： 手続きの遅延を未然に防げる
2. 2. 必要書類を事前にリストアップして社内共有
   理由： 書類の不備による再提出を防ぐ
   方法： 支援機関や社労士事務所からテンプレートを入手し、一覧化
   効果： 効率的な準備が可能になる
3. 3. 登録支援機関に手続き代行を依頼
   理由： 専門家による迅速な対応が期待できる
   方法： 就労ビザに強い登録支援機関と契約し、申請を委託
   効果： ミスなく手続きが進行する
4. 4. 外国人本人との事前面談
   理由： 申請内容に齟齬が出ないよう確認
   方法： 就労内容、勤務日数、住所等の確認
   効果： 審査での突っ込みポイントを事前に潰せる
5. 5. 更新期間中の業務調整
   理由： 在留カードが一時的に手元から離れる期間がある
   方法： 申請・受け取り時に有給取得などを調整
   効果： 業務への支障を最小限に抑えられる
6. 6. 審査進捗の定期確認
   理由： 申請ミスや追加提出の確認のため
   方法： 入管窓口や郵送追跡で状況把握
   効果： 想定外のトラブルに即時対応可能
7. 7. 社内に外国人雇用マニュアルを整備
   理由： 担当者の異動時にもスムーズに引継ぎできる
   方法： 更新手順やスケジュール管理の標準化
   効果： ミスや対応漏れの防止につながる
8. 8. やってはいけない：更新申請をギリギリまで遅らせる
   理由： 審査に時間がかかり、在留期限を超える恐れあり
   対策： 余裕をもった申請と早めの準備が基本

よくある疑問にお答えします（Q&A）

Q. 在留カードの更新に失敗したらどうなりますか？
A. 在留資格の有効期限を過ぎた場合、不法滞在となり、再入国が困難になる可能性があります。失効後は特例措置がないため、期限前の申請が絶対に必要です。

Q. 申請中に在留カードの有効期限が切れても働けますか？
A. はい。更新申請中であれば「みなし在留資格」が適用され、引き続き合法的に就労可能です。ただし、更新申請受付証明書を携帯しておくことが求められます。

Q. 更新期間中に帰国予定がある場合は？
A. 原則として帰国は避けた方が良いですが、やむを得ず帰国する場合は「再入国許可（みなし再入国）」の取得と、更新申請書控えの携帯が必須です。再入国時にトラブルになることもあるため、専門家に事前相談を。

Q. 登録支援機関を通さずに更新手続きしても問題ない？
A. 可能ではありますが、書類不備や審査遅延のリスクが高くなります。特定技能や就労ビザの場合、登録支援機関の専門的なサポートがあるとスムーズかつ確実です。

まとめ

在留カードの更新は、外国人雇用を行う企業にとって非常に重要な業務です。申請可能時期、必要書類、審査期間を正しく理解し、早めの対応と事前準備を徹底することが、トラブルを防ぐ鍵となります。

特に大阪、東京、福岡、名古屋といった主要都市での手続きには混雑や地域差もあり、専門家のサポートを受けることで安心して進められます。

「次の更新手続き、どうするか悩んでいる」という方は、ぜひ登録支援機関としての実績を持つ社労士事務所へご相談ください。安心・確実に外国人雇用を継続するための一歩となるはずです。