「新卒採用の入社手続きで“年金手帳”はどうすればいいの？」「社員から『最近は年金手帳が届かない』と言われたけど大丈夫？」とお悩みの総務担当者・経営者の方も多いのではないでしょうか。特にここ数年は年金制度や手続きフローが大きく変わったため、従来の情報と食い違いが出やすくなっています。年金手帳が今は交付廃止となった点や、マイナンバー・基礎年金番号の扱いについても、正確な運用が求められています。

年金手帳は社会保険加入・退職・各種手続き、本人確認など、多くの場面で基礎となる重要な書類です。入社時に確認作業や情報取得を漏れなく行うことは、企業の法令遵守や新卒社員の安心感につながるだけでなく、給与計算や手続きのミス・トラブル予防にもなります。

本記事では、全国対応のHR BrEdge(エイチアールブレッジ)社会保険労務士法人が、「新卒社員や若年層採用時の年金手帳の取扱いと最新実務」「従業員説明での注意点」「総務DXや効率化によるトラブル防止策」まで分かりやすく解説します。

## 新卒社員と「年金手帳」―現状の制度と押さえておくべき変更点

まず確認：年金手帳の交付は令和４年４月廃止！
従来は、初めて年金制度に加入する際に日本年金機構から「年金手帳」が全員に交付されていました。しかし、2022年４月（令和４年）からは「年金手帳の交付が廃止」「基礎年金番号通知書（紙）」のみの発行に変更されています。
新卒社員、特に2022年度以降社会人となった方は物理的な年金手帳を持っていないケースが標準です。

• 以前に年金手帳が交付された世代は原本を保管、または再発行済。
• 2022年4月以降に新たに加入→「年金手帳」ではなく「基礎年金番号通知書」を受け取る。
• いずれも基礎年金番号が本人確認・各種手続きの根幹。

入社手続きでは“年金手帳提出”と案内しても、新卒者が「持っていません…」となる場合が増えます。
このため、会社提出書類の案内文や口頭説明では「年金手帳または基礎年金番号通知書」持参、番号が分からなければその旨を伝える、と明記することが重要です。「手帳がない場合はどうする？」という疑問が現場でも頻発しています。

【よくある誤解と最近の現場トラブル】

• 「手帳がない＝手続きできない」と思い込む→実際には基礎年金番号が分かればOK。マイナンバー連携での手続きも可能。
• 新入社員が「親に預けている」「通知書が見当たらない」→会社で年金番号照会手続きが必要になり、入社事務が遅延。
• 年金手帳と基礎年金番号通知書の説明が不十分→現場担当者も説明に戸惑い、従業員の不安・誤解を招く。

総務担当者の視点

入社時書類リストに「年金手帳（または基礎年金番号通知書、または基礎年金番号がわかるもの）」と具体的に明記。就業規則・人事マニュアルにも取り扱い変更を反映しましょう。新卒社員が自己管理できていない場合や番号不明時のフローも定型化しておくと安心です。

経営者の視点

新卒・若手人材獲得競争が激化するなか、入社時事務での不安・混乱を最小化することも大切な配慮です。「いつでも聞ける」「説明がわかりやすい」体制作りを通し、従業員満足・職場ブランド力向上へつなげましょう。制度改正・マニュアル更新の速やかな社内共有も重要です。

図解イメージ：「年金手帳」から「基礎年金番号通知書」へのリレー。企業は“新旧２つの書類パターン”に配慮した受け入れフローを。

## 新卒社員への「年金手帳」対応と実践フロー―手間を減らしミス・トラブル防止

1. 新卒社員への案内・書類提出ガイドラインの明確化

入社案内に「年金手帳または基礎年金番号通知書を持参してください」「もしどちらもなければ“年金番号が分かる書類」「マイナンバーでも手続き可能な場合があります”」と記載。事前案内書をDX（メールやGoogleフォーム等）で送って情報を集約します。

2. 会社側での確認・対応プロセス整備

• 本人が「どちらも持っていない・番号が分からない」場合、日本年金機構へ「年金番号照会」手続き（本人同意要）が可能。
• 既に別会社やアルバイトで取得済の社員→番号が重複しないよう確認。
• 基本はマイナンバーでも社会保険加入手続きが可能。ただし年金関係書類などで個別に基礎年金番号が必要な場面も依然多く残る。
• 会社の総務・人事管理システムやクラウドサービスで社員情報を一元管理、提出書類忘れのアラートや進捗管理の自動化でＤＸ効率化。

3. 現場で起きやすい失敗例と回避策

• 「年金手帳が選考段階で必要と誤認」
  →正式入社決定後で十分。入社前から無理に提出を求めトラブルになるケースあり。
• 「旧・新両方の書類が混在し管理混乱」
  →データベースや提出物リストで「年金手帳/基礎年金番号通知書/番号のみ」など区分記録。
• 「新人への説明が曖昧で不明点だらけ」
  →説明会やeラーニング・WebマニュアルなどDXツール活用で、全員に最新の運用フローをわかりやすく周知。

成功例

• Googleフォームで事前に提出状況を集計、手続き漏れ予防・確認負担軽減。
• 顧問社労士や外部支援が入って運用マニュアルを逐次ブラッシュアップ。
• 入社時の学生アルバイト歴ヒアリングや、親族への確認方法も案内として明示。

総務担当者の推進ポイント

社内イントラやチャットツールで「年金手帳・基礎年金番号通知書」管理ルール、「番号不明時のフロー」などを業務マニュアルに明文化。新人の立場から分かりやすく徹底したQA、どこに相談すればよいかを明示し、「聞ける・頼れる」雰囲気づくりを進めましょう。

経営者の推進ポイント

定期的な入社手続き研修や制度改正時のアップデート推奨。「安心と効率」を両立できるよう、必要経費と業務効率化を考え、DX化、外部顧問の知見も活用した体制づくりを進めることが中長期的な競争力強化にもつながります。

## よくある疑問・不安Q&A

Q1. 「年金手帳がない」と新卒社員に言われた。どうすれば？

総務担当者：2022年4月以降の新卒者には物理的な年金手帳が交付されていません。基礎年金番号通知書または番号自体が分かればOKです。不明な場合は日本年金機構への照会手続きを行ってください。

経営者：「年金手帳を持っていない＝入社手続きができない」ではないと、正しい案内・マニュアル作成を徹底しましょう。

Q2. マイナンバーだけで年金関連の手続きを進めてよい？

総務担当者：社会保険の資格取得・喪失等の電子申請ではマイナンバー利用が可能です。しかし、会社や本人保管用として基礎年金番号の控えも適切に管理してください。

経営者：個人情報管理や説明責任を強化するため、マイナンバーと基礎年金番号の双方に配慮した体制・書類整理を意識しましょう。

Q3. 書類の紛失や番号不明時にはどんなサポートを？

総務担当者：本人及び会社が連携し、日本年金機構へ照会依頼が可能です。本人確認書類や委任状が必要となる場合もあるので、案内マニュアルに備えておきましょう。

経営者：問い合わせ先や再発行フローも含めて社員向けハンドブック・相談会等で定期的に周知してください。

## まとめ

年金手帳の有無や新卒者対応は、制度改正で今大きく変わっています。「年金手帳」「基礎年金番号通知書」「マイナンバー」の扱いと確認方法を整理し、わかりやすい入社手続き・早期フォロー体制がトラブル予防、生産性向上、従業員満足へ直結します。
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