従業員が休職中、社会保険の扱いについてこんな悩みはありませんか？

• 「休職中でも健康保険料や厚生年金保険料は支払う必要があるのか？」
• 「復職予定が未定でも社会保険は継続すべき？」
• 「助成金はもらえるのか、どんな手続きが必要なのか分からない」

これらの悩みが生じる背景には、休職制度と社会保険制度の複雑さ、そして企業が制度の更新に追いついていない現実があります。大阪・東京・福岡・名古屋などの都市部では、従業員のメンタルヘルスや家庭の事情による休職が増加しており、その際の対応を誤ると、企業にも従業員にも大きな不利益をもたらします。

この記事では、休職中の社会保険の取り扱いを中心に、「給与計算」「就業規則」「顧問社労士との連携」「助成金の活用法」「内製化とアウトソースの判断基準」まで、具体的かつ実践的な情報を提供します。DX時代の人事労務管理として、ミスなく対応するために必要な知識を解説します。

休職中の社会保険制度の仕組みと注意点

休職制度の導入は就業規則に基づいて行われ、期間中の給与支給有無、社会保険の継続、傷病手当金の申請などが関係します。特に、健康保険・厚生年金の扱いに誤解が多く、誤処理は事務負担や従業員の不満を招きます。

そもそも「休職中」とは、労働契約が維持されたまま、一定期間労務提供を免除される状態です。したがって、社会保険の資格も基本的には継続されます。たとえば東京のあるIT企業では、うつ病で6ヶ月の休職に入った社員がいました。無給のため「社会保険を外すべき」と思った総務担当者がいましたが、顧問社労士の指摘で、健康保険と厚生年金は継続が必要と知り、傷病手当金の申請もできました。

では、給与がゼロでも社会保険料は支払うのか？　答えは「はい」です。会社・従業員ともに負担が発生しますが、手続きにより「保険料免除」や「助成金」を活用できるケースもあります。ここで重要なのが、アウトソースと内製化の判断です。制度や申請に詳しい顧問社労士に任せることで、迅速かつ正確な手続きが可能になります。

厚生労働省によると、年間約40万人がメンタルヘルス等で休職しています。大阪の製造業でも、現場作業員が家庭の介護で休職し、社会保険の手続きを怠った結果、退職と見なされてしまった事例がありました。こうしたミスは、企業の就業規則や運用体制に起因することが多いのです。

実は意外と知られていませんが、「給与＝働いた時間」に連動していない場合、例えば固定給の場合、休職中も賃金が一部支給されることで社会保険の資格継続が裏付けられます。これも給与計算と密接に関わっており、休職処理と給与計算のDXが進んでいないと、大きなトラブルを引き起こす可能性があります。

企業がとるべき8つの実践アクション

1. 就業規則に「休職制度」を明文化
   理由：対応の一貫性を保ち、トラブルを防ぐため。
   方法：顧問社労士に相談し、休職期間・対象事由・復職手続きの明記を行う。
   効果：従業員と企業の認識齟齬を減らし、リスク管理が強化される。
2. 休職時の「社会保険継続ルール」の理解と整理
   理由：資格喪失の誤判断によるトラブルを避けるため。
   方法：厚労省資料や顧問の指導を元に、社内資料として周知。
   効果：制度運用の安定性が向上する。
3. 「傷病手当金」の申請体制の整備
   理由：従業員の収入保障と早期復帰支援のため。
   方法：必要書類、医師の診断書、申請スケジュールのマニュアル化。
   効果：従業員満足度と企業の信頼性が向上する。
4. 給与計算システムのDX化
   理由：休職中の給与停止・減額処理などの複雑性に対応。
   方法：クラウド型給与計算ソフトの導入・API連携を検討。
   効果：人為ミス削減・業務効率向上。
5. 助成金の活用
   理由：休職者対応に伴うコスト負担を軽減。
   方法：キャリアアップ助成金や職場環境改善助成金の対象を確認。
   効果：休職対応のコストが補填され、財務負担が軽くなる。
6. 手続きを顧問社労士にアウトソース
   理由：法改正や制度変更への即応性を高める。
   方法：顧問契約に「社会保険・休職・復職」に関する業務も含める。
   効果：対応の確実性・スピードが向上。
7. 社内研修で「制度教育」を実施
   理由：総務担当の理解不足がトラブルを引き起こすため。
   方法：外部講師や顧問社労士を招いて年1回の研修を実施。
   効果：知識の標準化と社内リスクの低減。
8. DXを活用し「休職者管理」を可視化
   理由：休職者のステータスや期間が把握しづらいため。
   方法：休職管理ツールやカレンダー共有で見える化。
   効果：情報共有がスムーズになり、ミスや漏れが減少する。

よくある質問とその回答

Q. 休職中に社会保険料を払えない場合はどうなりますか？
A. 原則として会社と従業員が折半で負担する必要がありますが、給与がない場合は全額立替もあり得ます。一定期間経過後、支払い猶予制度の利用や、協会けんぽでの相談も可能です。

Q. 社会保険をやめて国保に切り替えた方が得ですか？
A. 一見保険料が下がるように見えますが、傷病手当金などの給付がなくなります。休職期間の長期化が見込まれる場合は社会保険を継続した方が安心です。

Q. 就業規則に休職の記載がない場合はどうなりますか？
A. 明記されていない場合、制度運用に一貫性がなく、法的トラブルの温床になります。早急に整備することをおすすめします。

Q. 顧問社労士がいなくても手続きはできますか？
A. 内製化も可能ですが、制度変更に追従しにくく、特に東京・大阪・福岡・名古屋のような都市部では専門家のアウトソースが有利です。ミスによる損失回避の観点からも推奨されます。

まとめ

本記事では、休職中の社会保険の取り扱いと手続きについて、背景から具体的な対応まで幅広く解説しました。特に、給与計算や就業規則との関係、助成金の活用、DXによる業務改善など、多角的な視点から実践方法を提示しました。

今後も企業の働き方は多様化し、休職者対応の精度が企業価値を左右する時代になります。顧問社労士の活用や制度のアップデート、アウトソースと内製化のバランスを見直すことで、対応力を高めましょう。

まずは「自社の就業規則を見直す」「休職中の保険料処理を確認する」など、できることから一歩踏み出してください。明日からのリスクを未然に防ぐ第一歩です。