マイナ保険証への移行で総務業務が変わる？準備すべきポイントを解説

「マイナ保険証への移行で、総務の手続きはどう変わるのか」「従業員からの問い合わせにどう対応すればいいのか」「健康保険の資格確認や給与計算への影響はあるのか」

2024年12月に従来の健康保険証が廃止され、マイナンバーカードに健康保険証機能を統合した「マイナ保険証」が本格運用となりました。従業員100人規模の企業では、個別対応が困難な一方で、制度変更への迅速な対応が求められています。

この制度変更は、従業員の利便性向上だけでなく、総務部門の業務効率化や手続きの簡素化にもつながる重要な変化です。しかし、適切な準備と理解なしには、かえって混乱を招く可能性もあります。就業規則の見直し、従業員への説明、給与計算システムへの影響など、総務担当者が押さえるべきポイントは多岐にわたります。

本記事では、全国対応のHR BrEdge(ｴｲﾁｱｰﾙﾌﾞﾚｯｼﾞ)社会保険労務士法人が、企業の総務担当者と経営者の視点から、マイナ保険証移行に伴う実務対応のポイントを詳しく解説します。

マイナ保険証制度の基本と企業が知っておくべき重要ポイント

マイナ保険証とは、マイナンバーカードに健康保険証の機能を統合した新しい保険証制度です。従来の紙製健康保険証に代わり、ICチップを活用したオンライン資格確認が可能になります。

従業員100人規模の企業では、この制度変更が総務業務に与える影響を正確に理解し、適切な対応策を講じることが重要です。特に、従業員への周知徹底と問い合わせ対応の準備は、業務の円滑な継続に直結します。

経営者が押さえるべき制度のポイント

経営者の視点では、コスト削減と業務効率化のメリットに注目すべきです。マイナ保険証の導入により、健康保険資格の確認作業が自動化され、人事担当者の事務負担が軽減されます。また、従業員の転職や異動時の保険切り替え手続きも簡素化されるため、アウトソースしていた業務の内製化や、DXによる業務改善の機会にもなります。

一方で、「従業員がマイナンバーカードを持っていない場合はどうするのか」「個人情報保護への対応は十分か」といった懸念もあります。実際に、ある製造業の企業（従業員110名）では、従業員の約30％がマイナンバーカードを未取得だったため、段階的な移行計画を策定して対応しました。

総務担当者が理解すべき実務への影響

総務担当者にとって最も重要なのは、日常的な手続きの変化と従業員サポート体制の構築です。従来の保険証であれば、紛失時の再発行手続きや新入社員への配布など、総務部門が主導していた業務が、マイナ保険証では個人の手続きに変わります。

これにより、総務部門の役割は「手続きの実行」から「情報提供とサポート」へシフトします。従業員からの「マイナンバーカードの取得方法が分からない」「医療機関で使えなかった場合の対処法は？」といった問い合わせに適切に対応できる体制が必要です。

また、給与計算や社会保険手続きにおいても変化があります。健康保険資格の確認がリアルタイムで行えるようになることで、月末締めの資格確認作業が簡素化される一方、システム連携の設定や顧問社労士との情報共有方法の見直しが必要になる場合もあります。

制度移行期における注意点

2024年12月の完全移行後も、当分の間は「資格確認書」という暫定的な証明書が発行されます。これは、マイナンバーカードを持たない方やシステムトラブル時の代替手段として機能します。企業としては、複数の証明方法が並存する移行期間中の対応ルールを明確にしておくことが重要です。

企業がマイナ保険証移行で取り組むべき具体的な準備と対応策

マイナ保険証への移行を成功させるためには、段階的かつ体系的な準備が不可欠です。ここでは、実際に効果的な対応を行った企業の事例をもとに、具体的な準備手順と実践方法をご紹介します。

ステップ1：現状把握と移行計画の策定

まず、従業員のマイナンバーカード取得状況を調査します。アンケート調査により、取得済み・申請中・未取得の割合を把握し、それぞれのグループに応じた支援策を検討します。

ある建設会社（従業員95名）では、従業員の65％がマイナンバーカードを未取得だったため、社内説明会の開催と取得支援制度を導入しました。結果として、3ヶ月で取得率を95％まで向上させることに成功しています。

ステップ2：社内説明会と個別サポート体制の構築

制度の理解促進のため、全従業員向けの説明会を開催します。単に制度の概要を説明するだけでなく、「なぜ必要なのか」「どんなメリットがあるのか」「困った時はどこに相談すればいいのか」を明確に伝えることが重要です。

成功事例として、あるIT企業（従業員120名）では、年代別の説明会を実施しました。若手社員には利便性を、ベテラン社員にはセキュリティ対策を重点的に説明することで、全年代からの理解と協力を得ることができました。

ステップ3：システム・業務フローの見直し

給与計算システムや勤怠管理システムへの影響を事前に確認し、必要に応じてアップデートや設定変更を行います。特に、社会保険手続きの電子化が進むことで、従来の紙ベースの業務フローを見直す絶好の機会でもあります。

失敗事例として、ある卸売業の企業では、システム対応を後回しにしたため、移行直後に給与計算で混乱が発生しました。その後、段階的なシステム更新と並行して手続きのDX化を進めることで、現在は大幅な業務効率化を実現しています。

実践での注意点

移行期間中は、従来の健康保険証とマイナ保険証の両方に対応できる体制を維持することが重要です。また、医療機関によってはまだ対応が完全でない場合もあるため、従業員への情報提供と相談窓口の設置が欠かせません。

就業規則についても、健康保険に関する記載事項の見直しが必要な場合があります。顧問社労士がいない企業では、この機会に専門家によるサポートを受けることをお勧めします。助成金の活用可能性についても、併せて検討する価値があります。

マイナ保険証移行でよくある企業の疑問と解決策

マイナ保険証の企業対応について、経営者や総務担当者から寄せられる代表的な質問にお答えします。

Q1：従業員がマイナンバーカードを取得しない場合、企業に責任はあるの？

A：企業に法的な強制力はありませんが、適切な情報提供と支援は企業の責務です。マイナンバーカードの取得は個人の任意ですが、業務上の利便性や効率化の観点から、企業として取得を推奨し、必要な情報提供を行うことが重要です。取得支援として、申請書類の配布や手続き方法の説明会開催などを検討しましょう。

Q2：システム障害でマイナ保険証が使えない時の対応はどうすればいい？

A：資格確認書の発行や電話確認など、複数の代替手段を準備しておきます。システム障害は一定程度発生する可能性があるため、事前に代替手段を整理し、従業員に周知しておくことが重要です。また、医療機関での対応方法についても、従業員が困らないよう情報提供を行いましょう。

Q3：給与計算や社会保険手続きへの影響は大きいの？

A：適切な準備により、むしろ業務効率化のメリットを享受できます。初期の設定変更は必要ですが、長期的には資格確認の自動化により事務負担が軽減されます。アウトソースしている業務についても、効率化により費用削減の可能性があります。顧問社労士と連携して、最適な対応方法を検討することをお勧めします。

マイナ保険証移行を成功させ、総務業務のDXを実現しよう

マイナ保険証への移行は、単なる制度変更ではなく、企業の人事労務業務全体をDX化する絶好の機会です。適切な準備と対応により、総務部門の業務効率化、従業員満足度の向上、そしてコスト削減を同時に実現できます。

従業員100人規模の企業では、個別対応の限界を感じる一方で、大企業のような大規模システム投資は現実的ではありません。しかし、マイナ保険証の導入を機に、給与計算の見直し、就業規則の整備、手続きの電子化など、段階的な改善を進めることで着実な成果を上げることができます。

重要なのは、制度変更を「やらされる対応」ではなく「成長の機会」として捉えることです。アウトソースと内製化のバランス見直し、DXツールの導入、助成金の活用など、様々な選択肢を検討しながら、自社に最適な人事労務体制を構築していきましょう。

今こそ、マイナ保険証移行を成功させ、より効率的で従業員に優しい総務業務を実現しませんか？

HR BrEdge社会保険労務士法人では、2007年の創業以来、顧問先50社・給与計算月1万人の実績をもとに、制度変更への対応から業務効率化まで、企業の人事労務を総合的にサポートしています。LINE、Slack、Chatworkなど、お客様の使用ツールに合わせた柔軟な対応で、迅速かつ正確な手続きを実現します。

マイナ保険証移行への対応や、これを機とした総務業務の見直しでお悩みの方は、まずは無料相談からお気軽にご連絡ください。オンライン対応も可能ですので、全国どちらからでもサポートいたします。