大阪　なんば駅徒歩1分　顧問先500社超の社会保険労務士法人。
給与計算からIPO・M&Aに向けた労務監査まで幅広く

大阪を中心に、企業の労務管理を支える社会保険労務士法人渡辺事務所です。会社を経営している方の中で「退職勧奨を考えているけれども、違法ではないのか」「もし辞めたくないと言われたら、どのような手立てがあるのか」などと悩んでいる方がいらっしゃるかもしれません。

今回は退職勧奨が違法とならないための注意点について、勧奨に応じなかったときの対処法と一緒に解説します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは会社が退職してもらいたい従業員と交渉し、自主退職を促すものです。以下で解雇との違いや退職勧奨する主な理由などを見ていきましょう。

退職勧奨と解雇との違い

退職勧奨とは先で述べたように、従業員が自主退職するものです。会社と従業員双方の合意によって行われます。

一方の解雇は従業員の意思に関係なく、会社側が一方的に雇用契約を終了させるものです。

解雇ではなく退職勧奨を行う理由

退職勧奨をする最も大きな理由のひとつが、解雇の回避です。現在の日本では解雇に至るまでのハードルが高く設定されており、解雇する場合は最低でも30日以上前から解雇予告をしなければいけません。予告をせずに解雇すると、解雇予告手当を支払う必要があります。

また、社員から損害賠償といった訴訟を起こされる可能性もあるでしょう。

退職勧奨が行われるのはどんなとき ？

会社の方針や業務内容に合わない従業員、勤務態度の改善が見込めない従業員がいる場合などに、退職勧奨されます。また、会社の業績が悪く、社員数を削減する必要がある場合にも行われるでしょう。

退職勧奨が違法となる場合

方法によっては、違法となるケースがあるため注意しなければいけません。主に以下のような方法です。

• 長時間や多数回に渡って勧奨する
• 勧奨後に一人部屋へ隔離する
• 意思決定に不当な影響を与える言動をする

過去の裁判では慰謝料が認められたケースがあり、勧奨は慎重に進める必要があります。

退職勧奨が違法と判断されたときの責任

もし退職勧奨が違法と判断されたら、従業員の精神的苦痛に対する損害として、会社は慰謝料の支払いが求められるでしょう。

また、不当な言動によって社員が退職の意思表示をする必要があったと認められると、雇用自体が継続する可能性が考えられます。

退職勧奨が違法にならないための注意点6つ

退職勧奨が違法とならないためには、特に次の6点に注意しましょう。

①必要とされる回数より多く面談を行わない

必要以上の面談は止めましょう。法律上の回数に制限はありませんが、従業員が退職しない意思を示したにもかかわらず、以降に何度も面談を設定するのはリスクが生じます。

②長時間にわたる面談は行わない

長時間にわたって面談するのも止めましょう。時間が長くなればなるほど従業員は疲弊し、正常な判断ができなくなってしまいます。

1回あたり30分～1時間ほどで十分です。

③1対1での面談、多人数での面談は避ける

たとえば、勧奨に慣れていないスタッフが1対1で面談すると、互いに感情的になってしまう可能性があります。また、従業員1名に対して会社側が多数で面談する場合、心理的圧迫を与えたと判断されるかもしれません。

会社側の人数は2名～3名ほどにしましょう。

④面談の際は録音されていることを前提に話す

後々でトラブルが起こる可能性があるため、面談の内容は録音しておくのがおすすめです。その際はあらかじめ、従業員に録音している旨を伝えてください。

⑤即日で回答を求めない

退職するかどうかを決めるには時間がかかるため、即日で回答を求めないようにしましょう。「退職以外に方法がない」と感じて退職した場合、合意が無効となる可能性があります。

⑥退職を明確に拒否された場合にはそれ以上勧奨しない

面談後に社員が退職を明確に拒否した場合、それ以上勧奨してはいけません。違法な勧奨と認められる可能性があります。

退職勧奨をスムーズに進める退職条件

勧奨にスムーズに応じてもらえるためには、相手にとってプラスとなる条件を提示しましょう。たとえば、割増退職金といった解決金の活用があります。

家族構成や経済状況を事前にチェックして、内容に応じた解決金を提示すると、勧奨に応じてもらえる可能性が高まります。

社会保険労務士法人渡辺事務所では、企業の状況に応じた退職条件などを提案しているため、お気軽にご相談ください。

従業員が退職勧奨に応じない場合の対処法

退職勧奨をしても応じない場合、どのような対処法が考えられるのでしょうか？主なものは次の3つです。

退職条件を見直して提案する

まずは退職条件の見直しです。上記で紹介した解決金を設定したり、金額を増やしたりと、条件を見直してみましょう。

解雇を検討する

解雇を検討する方法があります。ただし、先で述べたように解雇には訴訟を起こされる可能性が否定できません。

そのため、勧奨に応じなかったからといってすぐに解雇に進まず、他の方法を試してみましょう。最後の手段が解雇です。

辞めさせられない場合もある

解雇するには正当な理由が必要です。たとえば「妊娠したから」「仕事上で病気になったから」「上司に意見を申したから」などは、解雇理由に該当しない可能性があるでしょう。

退職勧奨を進める手順

最後に退職勧奨の一般的な手順を紹介します。

①退職勧奨の方針や理由を社内で共有する

まずは退職勧奨の方針や理由を、社内で共有しましょう。トラブルを起こさないためには時間をかけて社内で内容を検討し、理解を深めておく必要があります。

②退職勧奨の理由をまとめたメモを作成する

勧奨する側に経験がないと、プレッシャーからうまく面談を進められないかもしれません。緊張した中でも伝えるべきことを伝えられるよう、理由をまとめたメモを作っておきましょう。

③従業員と面談を行い退職勧奨について伝える

面談では退職勧奨となった理由と、これまで雇用継続に向けて会社が努力してきた旨を具体的に伝えます。退職を強要するような言動には注意してください。

④期限を設けて従業員に検討してもらう

退職してもらいたい意向を示した後は、期限を設けて従業員に退職するかどうかを検討してもらいます。1週間程度の期間を設けて、再び面談をするとよいでしょう。

⑤退職する時期や金銭面などの処遇について話し合う

従業員が勧奨に同意したら退職時期のほか、退職金や解決金、失業保険といった金銭面の処遇について話し合ってください。

⑥退職勧奨同意書を作成する

退職勧奨同意書とは会社と従業員の双方で退職の合意がとれた際に、合意内容を記載したものです。賃金未払いといったトラブルを防げるメリットがあるため、必ず作成しておきましょう。

退職勧奨に関するご相談は社会保険労務士まで

退職勧奨は違法ではないものの、必要以上に面談回数を設けたり、長時間にわたって話し合いをしたり、退職を強要するような言動があったりすると、トラブルが起こるかもしれません。そのため、勧奨する際は適切な方法で慎重に行いましょう。

退職勧奨は違法ではないものの、必要以上に面談回数を設けたり、長時間にわたって話し合いをしたり、退職を強要するような言動があったりすると、トラブルが起こるかもしれません。そのため、勧奨する際は適切な方法で慎重に行いましょう。

今回解説した退職勧奨について、少しでも難しいと感じられた場合は専門家への相談がおすすめです。社会保険労務士法人渡辺事務所では、退職勧奨に強い専門家が対応いたします。