経営者として、こうした労務上の疑問や不安を抱えていませんか?

実は、多くの企業が年金手帳の取り扱いで適切な対応ができておらず、知らないうちに法的リスクを抱えているのが現状です。特に、2022年4月から年金手帳が廃止され基礎年金番号通知書に切り替わったことで、混乱が生じています。

適切な手続きを怠ると、従業員の年金記録に不備が生じ、将来的なトラブルに発展するリスクがあります。また、社会保険の加入手続きに遅延が生じれば、年金事務所からの指導や過料のリスクも無視できません。

本記事では、年金手帳がない場合の対処法や、企業が取るべき正しい手続きについて、よくある質問に答える形で具体的な解決策をご提案します。

Q1. 年金手帳がない従業員の手続きは、自社で対応すべき?それとも社労士に任せるべき?

規模が大きい企業ほど、専門家への委託が経営リスクを軽減します。

年金手帳がないケースでは、基礎年金番号の確認、年金事務所への照会、再発行手続きなど、通常の入社手続きよりも工数が2〜3倍に増加します。自社対応の場合、総務担当者が年金事務所に何度も問い合わせをしたり、書類の不備で差し戻されたりするケースが頻発します。1人あたり平均3〜5時間のロスが発生し、その間に他の重要業務が滞るリスクがあります。

また、基礎年金番号の確認ミスや手続き漏れがあると、将来的に従業員から損害賠償請求を受けるリスクも否定できません。

HR BrEdgeでは、基礎年金番号の確認から社会保険の加入手続きまで一括対応します。DXシステムを活用し、年金事務所との連携も自動化しているため、通常3日かかる手続きを最短1日で完了させることが可能です。

Q2. 社労士に依頼すると費用がかさむのでは?コスト対効果はあるのか?

人件費や隠れたコストを考えると、外部委託の方が総コストは安くなります。

多くの経営者が「社労士への顧問料は高い」と感じていますが、自社対応の隠れたコストを正確に把握していないケースが大半です。年金手帳がない従業員の対応に総務担当者が月3時間を費やした場合、年間の人件費換算で約15万円のコストが発生します。さらに、法改正への対応遅れや手続きミスによる過料リスクを考慮すると、潜在的なコストは年間50万円以上に上ることもあります。

実際に、ある製造業の企業(従業員120名)では、HR BrEdgeに委託後、総務担当者の残業時間が月20時間削減され、本来の戦略業務に集中できるようになりました。結果として、人件費換算で年間約180万円のコスト削減を実現しています。

HR BrEdgeは22名のスタッフで260社・3.6億円を運営する超高生産性体制を構築しています。DXによる自動化で無駄なコストを削減し、業界平均の30〜40%のコストでサービスを提供しています。

Q3. 年金手帳がない問題は今すぐ対応すべき?それとも後回しでもいい?

法的リスクの観点から、即座に対応すべき案件です。

社会保険の加入手続きは、従業員入社日から5日以内に届出を行う義務があります。年金手帳がないことを理由に手続きを遅延させると、健康保険法および厚生年金保険法違反となり、最大6ヶ月以下の懲役または50万円以下の罰金が科される可能性があります。

また、手続き遅延により従業員が医療機関を受診できなかった場合、企業が医療費の全額を負担するリスクもあります。実際に、手続き遅延が原因で従業員から訴訟を起こされた事例では、企業側が約300万円の損害賠償を支払ったケースも報告されています。

さらに、IPOや事業拡大を検討している企業にとって、労務コンプライアンスの不備は審査で致命的なマイナス評価となります。HR BrEdgeでは、緊急性の高い案件に対して最短即日対応しています。

Q4. 法改正で年金手帳が廃止されたと聞いたが、実務上どう対応すればいい?

2022年4月以降は基礎年金番号通知書での対応が必要ですが、移行期の混乱で多くの企業がミスを犯しています。

2022年4月から年金手帳は廃止され、基礎年金番号通知書に切り替わりました。しかし、多くの企業が古い案内を使い続けており、従業員との間で混乱が生じているのが実情です。また、基礎年金番号通知書を持っていない従業員への対応方法を理解していない総務担当者も多く、手続きが大幅に遅延するケースが頻発しています。

HR BrEdgeでは、法改正情報を常にアップデートし、クライアント企業に即座に共有しています。2022年の年金手帳廃止時には、全クライアント企業に対して1週間以内に対応マニュアルを配布し、混乱を最小限に抑えました。また、就業規則や社内規程の改定も併せて提案し、法改正への包括的な対応をサポートしています。

Q5. 現在の社労士の対応に不満があるが、変更するのは大変なのでは?

社労士変更は思っているほど大変ではなく、多くの企業が1〜2ヶ月でスムーズに移行しています。

不適切な労務対応を続けることで、法的リスクや機会損失が拡大していきます。ある卸売業の企業では、前社労士の助成金情報の提供不足により、年間約500万円の助成金を取り逃していたことが判明しました。

HR BrEdgeでは過去の労務記録の整理から現行業務の引き継ぎまで、全てを代行します。クライアント企業側で必要な作業は、契約書の取り交わしと基本情報の提供のみで、平均して2時間程度の工数で完了します。実際に、ある建設業の企業では、HR BrEdgeへの切り替え後、給与計算ミスがゼロになり、総務担当者の残業時間が月15時間削減されました。

「できないと言わない」がHR BrEdgeのモットーです。他社で断られた難しい案件も、積極的に引き受けます。

Q6. 業務の引き継ぎや移行で、現場が混乱しないか心配だ

HR BrEdgeの標準化されたDXシステムにより、現場の混乱を最小限に抑えた移行が可能です。

多くの社労士事務所では、担当者の個人的なノウハウに依存した業務運営を行っており、引き継ぎ時に情報が抜け落ちるリスクがあります。HR BrEdgeでは、人力に頼らない自動化システムを構築しています。給与計算や社会保険手続きは、標準化されたフローに基づいて処理されるため、担当者による品質のバラツキがありません。

移行時には専任のプロジェクトマネージャーを配置し、現状分析、テスト運用、本稼働の3ステップで確実に引き継ぎを行います。ある小売業の企業では、HR BrEdgeへの移行後、従業員アンケートで「給与計算の正確性が向上した」という回答が95%に達しました。

Q7. HR BrEdgeは具体的にどのようなサポートをしてくれるのか?

給与計算・社会保険手続きから、労務相談、業務改善支援まで、ワンストップで対応します。

HR BrEdgeは労務業務の前工程から後工程まで包括的にサポートします。給与計算、社会保険手続き、就業規則作成といった基本サービスに加え、従業員からの問い合わせ対応、労務監査、助成金申請サポート(年間平均300万円の獲得実績)、採用支援、業務改善支援まで幅広く対応します。

特に、外国人雇用にも対応しており、在留資格の確認から社会保険加入、給与計算まで、複雑な手続きを一括対応します。また、「手間」と言われる業務も積極的に回収するのがHR BrEdgeの特徴です。

Q8. 他の社労士事務所と比較して、HR BrEdgeの独自の強みは何か?

DXによる超高生産性と、「できないと言わない」問題解決力が最大の差別化ポイントです。

HR BrEdgeは、22名のスタッフで260社・3.6億円を運営しています。これは、業界平均の約3倍の生産性に相当します。この高生産性を実現しているのが、独自開発のDXシステムです。給与計算の自動化、社会保険手続きの電子申請、AIによるエラーチェック機能により、通常3日かかる給与計算を最短1日で完了させることができます。

また、「できないと言わない」姿勢も大きな強みです。業種・規模を問わず、1人の企業から数千人規模の企業まで対応しています。IPO準備企業の労務デューデリジェンスから、スタートアップの労務体制構築まで、どんな難易度の高い案件でも解決策を提案します。

Q9. 導入後のフォロー体制はどうなっているのか?

専任担当制+チーム体制により、長期的に安定した高品質サービスを提供します。

HR BrEdgeでは、専任担当制とチーム体制を併用しています。各企業に専任の担当者を配置しつつ、バックアップ体制として複数名のチームでサポートします。また、全ての業務がシステムで標準化されているため、担当者による品質のバラツキがありません。

導入後は、月次レポート、定期ミーティング、法改正情報の提供、緊急対応、年次レビューなど、包括的なフォロー体制を構築しています。ある物流業の企業では、HR BrEdgeと5年間の継続契約を結び、労務トラブルゼロを維持しています。