欠勤計算は労働基準法に基づく重要な業務ですが、多くの企業で誤解や計算ミスが発生しています。まずは基本的な仕組みを正確に理解しましょう。

【基本的な欠勤控除の計算方法】

欠勤控除額の計算には、主に以下の2つの方法があります：

①月給÷所定労働日数×欠勤日数
例：月給30万円÷22日×3日＝40,909円

②月給÷所定労働時間×欠勤時間数
例：月給30万円÷176時間×24時間＝40,909円

ここで重要なのは、就業規則で明確に計算方法を定めておくことです。100名規模の企業では、部署によって勤務形態が異なることも多く、統一されたルールがないと計算が煩雑になってしまいます。

【経営者が注意すべきポイント】

経営者の立場では、欠勤計算の誤りは直接的に会社のコンプライアンスリスクに直結します。特に注意が必要なのは：

・年次有給休暇と欠勤の混同による控除ミス
・遅刻・早退の時間計算と日単位計算の使い分け
・育児休業や介護休業中の給与計算処理

製造業のA社（従業員120名）では、交代勤務者の欠勤控除を一律で処理していたため、労働基準監督署から是正勧告を受けた事例もあります。

【総務担当者が直面する実務課題】

総務担当者にとって最も頭の痛い問題は、欠勤理由の多様化です。従来の病気欠勤に加えて：

・メンタルヘルス関連の長期欠勤
・コロナ関連の欠勤（濃厚接触者待機等）
・介護や育児による突発的な欠勤

これらの欠勤は、それぞれ異なる計算ルールや助成金の対象となる可能性があるため、単純な欠勤計算では処理しきれません。IT企業のB社では、テレワーク導入後に「部分欠勤」の概念が曖昧になり、給与計算が大幅に複雑化した事例もあります。

100名規模の企業で欠勤計算を効率化するには、単なるDXツールの導入だけでは不十分です。業務フローの見直しと、適切なアウトソース・内製化の判断が重要になります。

【成功事例：建設会社C社の改善プロセス】

従業員110名の建設会社C社では、現場作業員の欠勤管理に大きな課題を抱えていました。改善前は：

・現場監督からの欠勤連絡が曖昧（「○○さん、昨日から来てません」）
・欠勤理由の分類ができておらず、助成金申請機会を逃す
・月末の給与計算で毎回10時間以上の残業が発生

同社が実施した改善策は以下の通りです：

①欠勤届の電子化とリアルタイム集計
現場監督がスマートフォンから欠勤情報を入力できるシステムを導入。欠勤理由の選択肢を明確化し、助成金対象かどうかも自動判定される仕組みを構築しました。

②計算ルールの標準化
就業規則を改定し、職種別の欠勤計算方法を明文化。現場作業員・事務職・管理職それぞれの計算式を統一しました。

③段階的なアウトソース導入
まず給与計算業務の一部を専門の顧問社労士に委託。その後、手続き全般まで範囲を拡大しました。

結果として、給与計算にかかる時間を月40時間から15時間に短縮。計算ミスはゼロになり、助成金申請による年間約80万円の収入増も実現しています。

【失敗例から学ぶ：システム導入だけでは解決しない理由】

一方で、サービス業D社（従業員95名）では、高額なDXシステムを導入したにも関わらず、問題が解決しませんでした。

失敗の原因は：

・従業員への操作説明が不十分で、結局手作業での集計が継続
・システムの欠勤計算設定が複雑で、総務担当者が理解しきれない
・法改正への対応が遅れ、計算式の更新作業が発生

【経営者向け：コスト対効果を最大化する判断基準】

経営者として重要なのは、内製化とアウトソースのバランスです。以下の判断基準をお勧めします：

内製化すべき領域：
・欠勤の初期対応（従業員との面談、復職判断等）
・欠勤データの一次収集・整理

アウトソースを検討すべき領域：
・複雑な欠勤計算（法定控除、助成金計算等）
・労働基準監督署への対応
・就業規則の改定作業

【総務担当者向け：明日から実践できる改善アクション】

総務担当者がすぐに取り組める改善ポイントは以下の3つです：

①欠勤理由の分類表作成
病気・私事・介護・育児・メンタルヘルス等、理由別の処理方法を一覧化。助成金対象となる欠勤も明記します。

②計算チェックリストの活用
欠勤計算時に確認すべき項目をリスト化。「有給残日数は正しいか」「控除対象となる欠勤か」等をチェックできる仕組みを作ります。

③専門家との連携体制構築
疑問が生じた際にすぐ相談できる顧問社労士との関係を築くことで、ミスを未然に防げます。

100名規模の企業でよく寄せられる欠勤計算に関する質問を、経営者・総務担当者それぞれの視点から回答します。

Q1：メンタルヘルス系の長期欠勤者が増えていますが、給与計算上の注意点はありますか？

A1：メンタルヘルス系の欠勤では、傷病手当金との調整が重要です。健康保険から支給される傷病手当金は標準報酬月額の3分の2相当額となるため、会社からの給与支給額との合計が通常の給与を超えないよう注意が必要です。また、就業規則で「無給」と定めている場合でも、復職に向けた段階的な勤務（リハビリ出勤）時の取り扱いを明確にしておくことをお勧めします。

Q2：テレワーク導入後、「半日だけ体調不良で欠勤」という申請が増えました。計算はどうすればよいでしょうか？

A2：テレワーク時代の部分欠勤は、時間単位での管理が効果的です。欠勤計算を「時間給×欠勤時間」で行う場合、所定労働時間を明確に定義することが前提となります。ただし、「在宅なのに欠勤？」という従業員の疑問も想定されるため、就業規則でテレワーク時の欠勤定義を明記し、全社員に周知することが重要です。また、このような制度変更は顧問社労士と相談しながら進めることをお勧めします。

Q3：給与計算システムを導入したいのですが、欠勤計算機能で重視すべきポイントは？

A3：システム選定で最も重要なのは「法改正への対応スピード」です。欠勤計算に関わる労働法は頻繁に改正されるため、システム会社の更新体制を確認してください。また、助成金申請に必要なデータ出力機能や、手続きに必要な帳票作成機能も重要な判断材料です。経営者の視点では「DX投資の回収期間」も考慮し、まずはアウトソースで業務を標準化してからシステム導入を検討するという段階的なアプローチも有効です。