「交通費ってどうやって仕訳するの？」「通勤手当と出張交通費の扱いは同じ？」「課税・非課税の違いがわからなくて不安…」

こうした悩みは、特に大阪・東京・名古屋・福岡などの中小企業で、経理や総務を兼任する担当者に多く見られます。従業員数が100名を超えると、交通費の処理件数も増え、仕訳ミス・税務否認・給与計算とのズレなどのリスクも上がります。

本記事では、従業員の交通費に関する正しい仕訳処理の方法を、税務・社会保険・給与との関係も踏まえて、顧問社労士・税理士の実務目線から丁寧に解説します。就業規則や助成金制度、DXやアウトソースとの連携も視野に入れながら、企業が押さえておくべき重要ポイントを整理しました。

交通費の種類と仕訳の基本分類

まずは「通勤交通費」と「業務交通費」に分類

種類	対象	科目	課税/非課税
通勤交通費	自宅～職場への通勤	旅費交通費 or 福利厚生費 （給与に含む場合は「給与手当」）	非課税（上限あり）
業務交通費	出張・営業・外出など業務中の移動	旅費交通費	非課税
立替精算	従業員が個人立替した交通費	旅費交通費（支払時） 預り金（仮払金）で処理されることも	非課税

通勤交通費の「非課税限度額」に注意

• 公共交通機関利用：月15万円まで非課税
• 自家用車通勤（ガソリン代・駐車場代）：一定の非課税限度あり（距離に応じて変動）

名古屋の製造業で、ガソリン代を実費全額支給していた企業が「限度額超過分は課税対象」と指摘され、後日修正申告となった事例もあります。

業務交通費の仕訳実例

営業社員が東京で打ち合わせし、新幹線代を立替精算した場合：

• 借方：旅費交通費 13,000円
• 貸方：現金 / 普通預金 / 従業員立替金 13,000円

通勤交通費（給与明細に含める場合）の仕訳例

• 借方：給与手当 200,000円（基本給）＋通勤手当 10,000円
• 貸方：未払金 / 普通預金 / 預り金（社会保険等）

交通費仕訳で気をつけたい8つの実務ポイント

1. 1. 通勤交通費は給与計算ソフトに正確登録
   方法：月額固定支給 or 実費精算を選択し、課税・非課税フラグを設定
   効果：源泉所得税・社会保険の計算が正しくなる
2. 2. 非課税限度額を超えると給与課税
   方法：月額15万円を超える通勤手当は給与扱いとして源泉徴収対象に
   効果：税務リスクの回避
3. 3. 出張旅費規程を整備しておく
   理由：規程がないと“給与”とみなされ課税される可能性がある
   効果：旅費交通費が非課税として扱える法的根拠になる
4. 4. 定期代の変更時は人事・経理で連携
   方法：異動・引越・交通機関改定に応じて手当を見直す
   効果：不正受給や過払いを防げる
5. 5. 領収書添付が必要な業務交通費はルール化
   方法：申請フローに“証憑必須”の項目を設ける
   効果：監査対応・助成金申請にも対応可能
6. 6. DX化して申請・仕訳の自動化を進める
   方法：交通費申請システム＋会計ソフトの連携（freee、マネーフォワードなど）
   効果：業務効率化・仕訳ミス削減
7. 7. 社労士・税理士に定期確認
   方法：年度ごとの規程・仕訳見直しを実施
   効果：制度改正やインボイス対応も網羅できる
8. 8. 助成金活用のための交通費証明保存
   方法：「人材開発支援助成金」等では出張・通学交通費の証明が必要なことも
   効果：助成金不支給のリスクを回避

Q&A：従業員交通費と仕訳に関するよくある質問

Q. 交通費を現金で渡しているが問題は？

A. 法的には問題ありませんが、記録が残りにくく、監査や税務で不利になる可能性があります。できるだけ振込にしましょう。

Q. 出張旅費を一律日当で支給してもいい？

A. 出張旅費規程に基づく日当であれば非課税扱いも可能。ただし常識的な金額（例：3,000円/日程度）に収めることが望ましいです。

Q. 交通費の仕訳を間違えた場合、どんなリスクがある？

A. 給与とみなされて税務否認、源泉徴収漏れ、社会保険料の誤計算につながります。適切な再仕訳と修正申告が必要です。

Q. 通勤手当を就業規則に書いていないが大丈夫？

A. 実際に支給している場合は、就業規則に明記すべきです。後の助成金や法的トラブル回避のためにも明文化が重要です。

まとめ：交通費の仕訳は“正確さ×規程整備×DX化”がカギ

従業員の交通費に関する仕訳は、ただの経理処理ではなく、税務・社会保険・給与・就業規則・助成金まで影響する重要な業務です。大阪・東京・福岡・名古屋など都市部では、出張や通勤形態の多様化により、制度設計と実務運用の柔軟性が求められます。

顧問社労士や税理士と連携しながら、就業規則の整備と給与システムのDXを進めることで、正確かつ効率的な処理が可能になります。

交通費仕訳を“あいまいにしない”ことが、経営の信頼とコスト管理を守ります。