特定技能外国人の在留カード管理でよくある悩みと原因

大阪、東京、福岡、名古屋の中小企業経営者や総務担当の多くは、「特定技能外国人の在留カードの管理が複雑で把握しきれない」「在留カードの更新タイミングや手続きがよくわからない」「合法的な雇用維持のために何をすれば良いのか不安」といった悩みを抱えています。

こうした悩みの主な原因は特定技能制度自体が比較的新しく、その運用ルールや在留資格の種類、在留カードの管理方法が多岐に渡るためです。また、在留カードは外国人の法的身分を示す重要書類であり、期限管理や適正な取り扱いが義務付けられているため、誤解や不備がトラブルの温床となることもあります。

本記事では、大阪を拠点とする登録支援機関登録の社労士事務所が、東京、福岡、名古屋の中小企業向けに、特定技能外国人の在留カードの基本知識から管理方法、活用のポイントまでわかりやすく解説します。これにより、外国人雇用の適正化とリスク回避が可能となります。

特定技能制度と在留カードの基礎知識

特定技能は日本が労働力不足を補うために2019年に新設した制度で、特定の14分野で一定の技能・日本語能力を持つ外国人が就労できる制度です。大阪、東京、福岡、名古屋といった主要都市の中小企業で積極的に活用されています。

特定技能外国人には「特定技能1号」と「特定技能2号」の二種類の在留資格があり、1号は最長5年間の在留が認められ、2号は家族帯同も可能で長期在留が見込めます。これらの外国人に交付される在留カードは、本人の在留資格、期限、就労可能範囲などを法的に示す大切なものです。

在留カードの管理は、企業にとってただの書類保管ではありません。更新期限を逃せば不法就労のリスクが発生するため、総務担当者は正確な期限管理や本人確認を徹底しなければなりません。また、就業条件変更や転職時も在留カードの保持状況を確認する必要があります。

よくある誤解として、「在留カードを一度確認すればそれで完了」「コピー保存だけで十分」と考えられますが、実際には在留カードは就労状況の変化に応じて頻繁に更新・確認が必要です。大阪のある製造業S社では、期限切れの在留カードで勤務継続をしてしまい行政指導を受けたケースもあります。

実は、登録支援機関が提供するサポートの一環として、「在留カード管理システム」の利用や更新リマインダーサービスの案内があります。これは管理漏れを防ぎ、法令遵守を簡単にする有力な手段です。

中小企業が今すぐ実践したい特定技能外国人在留カード管理の8つの具体的行動

1. 在留カードの有効期限を徹底的に把握する
   理由：期限切れは不法就労に直結するため。
   方法：入社時に在留カードを確認し、管理台帳に登録。
   効果：期限管理による法令違反リスク低減。
   事例：福岡の建設会社が管理台帳で期限切れ0件を維持。
2. 定期的な在留カードの現物確認を実施
   理由：偽造防止、氏名や住所変更の把握に不可欠。
   方法：年1回は本人から原本確認を受ける。
   効果：正確な勤務管理とトラブル回避。
   事例：東京の介護事業者が確認を義務化しトラブル激減。
3. 更新期限の90日前を目安に本人に通知
   理由：十分な期限を確保し申請遅延防止。
   方法：メールやLINEなど本人が確実に受け取れる方法で通知。
   効果：在留カードの継続有効性の確保。
   事例：大阪の飲食店が通知制度導入で更新漏れゼロ。
4. 就労条件や業務内容の変更時に在留カードを確認
   理由：在留資格に合致した業務か確認必須のため。
   方法：異動・担当変更時に総務が本人と面談して確認。
   効果：不適切就労の防止。
   事例：名古屋の製造業が面談制度でコンプライアンス向上。
5. スタッフの住所変更情報を適時更新
   理由：住民登録と在留カードの住所が一致しないと法令違反のおそれ。
   方法：本人報告制度と行政機関への届出支援。
   効果：信頼性の高い雇用管理。
6. 在留カードの不備や紛失時の迅速対応
   理由：カード不所持は就業禁止リスクがあるため。
   方法：紛失時は速やかに本人に再発行手続き促進。
   効果：労働停止リスクの回避。
   事例：福岡介護施設で迅速な対応がトラブル防止に寄与。
7. 登録支援機関と連携し管理体制を強化
   理由：制度の変更や手続きのフォローを専門機関が支援。
   方法：大阪登録支援機関と契約しアドバイスや代行を依頼。
   効果：管理業務の効率化とリスク軽減。
8. デジタルツールや管理システムの導入検討
   理由：紙ベース管理はミスや散逸のリスクが高い。
   方法：在留カード管理専用ソフトやリマインダーを活用。
   効果：期限切れや手続き漏れの防止。
   事例：東京IT企業がシステム導入で管理負担を大幅削減。

よくある質問Q&A：特定技能外国人の在留カード管理に関する疑問

Q1. 在留カードの期限が切れた外国人社員は働けますか？

A. 法的には就労が停止されるため勤務継続はできません。期限切れに気付いたら速やかに更新申請を行い、更新許可後の再勤務が必須です。

Q2. 在留カードのコピーだけ企業で保管すれば十分ですか？

A. コピーは事務管理に役立ちますが、定期的な原本確認も義務付けられています。偽造や変更を見逃さないために本人確認は必須です。

Q3. 特定技能外国人の住所変更は会社が手続きすべき？

A. 住所変更は本人の責任ですが、会社は報告を求め、必要に応じて手続きサポートや登録支援機関の連携を行うとトラブル防止になります。

Q4. 在留カードに記載された就労可能範囲を超えた業務に従事しても良い？

A. 不適切な就労は不法就労となり、罰則の対象です。必ず就労可能範囲内で勤務させることが企業の法的義務です。

まとめ：正確な在留カード管理が特定技能外国人雇用の鍵

大阪、東京、福岡、名古屋の中小企業が特定技能外国人を適正に雇用するには、在留カードの期限管理、更新対応、就労範囲遵守が不可欠です。制度は頻繁に変わるため、登録支援機関との連携やデジタル管理ツールの活用が企業の負担軽減とリスク回避に役立ちます。まずは在留カードの現物確認と期限管理から始め、専門家のサポートを受ける体制を整えましょう。これにより安心して外国人材を活用し、企業の成長につなげられます。