特定活動の指定書に関するよくある悩みと疑問

大阪、東京、福岡、名古屋の中小企業で外国人雇用に携わる経営者や総務担当者からは、「特定活動の指定書って何？」「どうやって申請すればいいのか分からない」「申請に必要な書類や手続きが複雑で時間がかかりそう」といった声がよく聞かれます。

「特定活動」とは、通常の在留資格に該当しない独自の活動が認められる在留資格の一種であり、その活動内容ごとに「指定書」と呼ばれる許可文書が必要になります。この指定書は、外国人が日本で就労や研修、研究、文化活動などを行う際の根拠となる重要な書類です。

しかし、その仕組みや申請方法、許可が下りるまでにかかる期間など、理解していないと申請ミスや遅延、雇用トラブルに繋がることもあります。そこで本記事では、大阪難波の登録支援機関登録社労士事務所が、東京、福岡、名古屋の中小企業の外国人雇用担当者のために、特定活動の指定書とは何か、申請に必要なポイント、注意点を詳しくわかりやすく解説します。

特定活動とは？指定書の仕組みと取得の基礎知識

特定活動は、日本の出入国管理法に基づく在留資格の一つで、学業や企業研修、文化・芸術活動、特別な就労など通常の在留資格に該当しない幅広い活動を認めるものです。大都市圏の大阪、東京、福岡、名古屋で多様な業種の人材を受け入れる際によく活用されます。

この特定活動を行う場合、多くは法務大臣が在留期間や活動内容などを記載した「指定書」を発行します。指定書には、活動の範囲、期間、条件が明確に示されており、これがないと法的に活動できません。

特定活動の例としては、技能実習修了後の転籍待機者の就労、大学院生の就労、企業が独自の研修プログラムとして外国人を受け入れるケースなどがあります。大阪の企業では、特定活動指定書を取得してから外国人技術者を受け入れ、スムーズな業務開始を実現しています。

指定書の取得には、受入企業もしくは外国人本人が申請し、活動内容や契約内容の詳細書類を提出する必要があります。申請期限や書類不備には特に注意が求められます。

特定活動指定書の申請から取得までの実践的ステップ8選

1. 受け入れ予定の活動内容を明確にする
   理由：指定書は活動内容に基づき発行されるため。
   方法：契約書や研修計画を具体化。
   効果：申請書類の整合性が高まり審査通過率が上がる。
   事例：東京のIT企業が研修プログラム詳細を精査し申請成功。
2. 必要書類を正確に準備する
   理由：書類不備は審査遅延や却下の原因。
   方法：契約書、活動計画書、身分証明書等を整理。
   効果：スムーズな申請処理。
   事例：大阪の製造業A社は書類チェックリストで漏れゼロに。
3. 法務局または入管局の指示に従い申請先を確認
   理由：適切な窓口への申請が必要。
   方法：最新の管轄や申請窓口を公式サイトで確認。
   効果：申請ミス防止。
4. 申請期限を守る
   理由：期限超過は申請却下につながる。
   方法：カレンダーに記録し早めの申請を心がける。
   効果：必要な期間内に取得可能。
5. 申請後は進捗状況を定期的に確認
   理由：不明点や書類補充の要求に迅速対応できる。
   方法：入管に電話やメールで問い合わせ。
   効果：取得期間の短縮。
6. 取得後の指定書の内容を正確に把握する
   理由：活動制限や期間を遵守するため。
   方法：内容を関係者に共有し管理。
   効果：法令違反防止。
   事例：福岡の物流企業が期限管理でトラブル回避。
7. 更新や変更時の手続きも怠らない
   理由：活動内容変更や期間更新時は再申請が必要。
   方法：期限前に次の申請準備を開始。
   効果：継続的な合法活動確保。
8. 専門の登録支援機関や社労士に相談する
   理由：複雑なケースでの適切な助言が受けられる。
   方法：大阪の登録支援機関と連絡を取り状況説明。
   効果：成功率アップとリスク軽減。

よくある質問Q&A：特定活動指定書について

Q1. 特定活動の指定書は誰が申請できますか？

A. 原則として受け入れ機関（企業等）が代理申請しますが、本人申請も可能です。ケースによって異なるため要事前確認が必要です。

Q2. 指定書の発行までにどれくらい時間がかかりますか？

A. 通常2週間〜1ヶ月程度ですが、書類不備や申請内容によってはさらに時間がかかる場合があります。早めの申請が望ましいです。

Q3. 指定書がないと活動できないのですか？

A. はい、特定活動で許可された内容以外の活動は禁止されており、指定書は法的な証明として必須です。無許可の活動は違法となります。

Q4. 特定活動の指定書が更新できない場合は？

A. 更新が認められなければ在留資格変更や出国の検討が必要です。状況に応じて専門家と相談してください。

まとめ：特定活動指定書は外国人雇用成功の鍵、早めの準備で確実に取得を

大阪、東京、福岡、名古屋をはじめ全国の中小企業において、特定活動の指定書を正しく理解し適切に申請手続きを行うことは、外国人のスムーズな就労と法令遵守のために不可欠です。申請にあたっては活動内容の明確化、書類の正確な準備、申請期限の厳守が重要なポイント。さらに、登録支援機関の社労士事務所と連携し専門的な支援を受けることでリスクを減らし、取得成功率を高めることができます。今後の外国人労働者受入れ体制強化に向け、まずは当事務所にご相談ください。