大阪、東京、名古屋、福岡の中小企業経営者や総務担当の皆様、外国人雇用を進める中で「在留資格認定証明書」と「在留カード」の違いがわからず、混乱した経験はありませんか？

• 「どちらがどの段階で必要なのか分からない」
• 「外国人労働者の招聘や管理の際に適切な書類を把握したい」
• 「誤解してトラブルにならないか心配」

こうした疑問は、外国人のビザや在留管理に関する制度が複雑で、多くの企業が専門知識を十分に持たずに対応していることが背景です。特に大阪や東京、名古屋、福岡の企業では、多くの外国人労働者を受け入れており、正しい書類管理が重要となっています。

本記事では、在留資格認定証明書と在留カードのそれぞれの役割や取得時期、使用目的について詳しく解説し、企業が知っておくべき管理上の注意点を紹介します。社労士事務所として登録支援機関である私たちのサポート内容も合わせて理解いただけます。

これにより、外国人雇用の現場での書類管理ミスを防ぎ、安心してビザ申請や在留管理を進めることが可能になります。大阪、東京、名古屋、福岡の企業の皆様必見の内容です。

在留資格認定証明書と在留カードの基本的な違いと背景

まず「在留資格認定証明書」とは、外国人が日本に入国する前に取得する許可書の一つです。具体的には、入国管理局が日本での就労や活動が許可されることを事前に証明する書類であり、これが発行されることで、日本大使館や領事館でのビザ申請が可能になります。

一方「在留カード」は、日本に入国後に交付される身分証明書であり、外国人が日本国内で適法に在留していることを示すものです。大都市での外国人受け入れ拡大に伴い、2012年7月より対象者の範囲が広がりました。ビザとは異なり、日本での身分証明として携帯義務があります。

たとえば、Aさん（東京の製造業）はベトナムから来日する際、まず在留資格認定証明書を取得し、これを持ってビザ申請を行いました。その後入国して在留カードを受け取りました。この二つは発行時期も役割も異なるのです。

大阪や福岡、名古屋でも、在留資格認定証明書の申請は通常、雇用予定企業が行いますが、日本にいながらの在留変更の場合は発行されません。一方、在留カードは入国審査時に発行され、以後本人が常に携帯することが義務付けられています。

よくある誤解は、「在留資格認定証明書があれば就労可能」と誤信することですが、入国前の証明書は日本到着後に身分証明の在留カードがなければ正式に活動は認められない点です。

在留資格認定証明書と在留カードの管理と活用における８つのポイント

• 1. 役割を正確に把握する
  理由：混同すると雇用管理ミスにつながるため。
  方法：社内マニュアルで書類の役割を明文化。
  効果：適切なタイミングでの申請対応が可能に。
• 2. 在留資格認定証明書は入国前のビザ申請に必須
  理由：これにより日本大使館でビザを取得可能。
  方法：雇用前に企業が管轄の入国管理局に申請。
  効果：入国手続きが円滑になり、トラブルを回避。
• 3. 在留カードは入国後すぐに交付
  理由：身分を証明し法律で携帯義務がある。
  方法：外国人が日本に到着した空港等で受け取り。
  効果：在留期間中の法的トラブル回避。
• 4. 在留カードのコピー管理を徹底する
  理由：許可状況の確認や更新手続きに必要。
  方法：雇用契約時に必ず原本確認しコピー保存。
  効果：違反リスクの低減と管理面の効率化。
• 5. 更新期限の管理を厳格化する
  理由：期限切れは不法就労状態になるリスクが高い。
  方法：更新期限をデータベースで管理し、適時通知。
  効果：継続的な適法雇用の維持。
  事例：B社（名古屋）は管理強化でトラブル未然防止。
• 6. 在留カードの記載事項変更時は報告・手続き必須
  理由：住所や氏名変更などの届出義務があるため。
  方法：変更があったら速やかに市区町村役場や入管へ申告。
  効果：在留資格の維持と法令遵守が可能。
• 7. 登録支援機関の専門家と連携し申請や管理を支援
  理由：専門的な手続きや法改正への対応が円滑に。
  方法：信頼できる社労士事務所と契約し継続的に相談。
  効果：ミスや手続き漏れを防止し労務管理が安心。
• 8. やってはいけないこと：在留カードの携帯義務を怠る
  理由：法令違反となり罰則や行政処分が課される可能性。
  方法：外国人労働者へ携帯の重要性を周知徹底させる。
  効果：企業と労働者双方のリスク回避。

在留資格認定証明書と在留カードに関するQ&A

Q1. 在留資格認定証明書はいつ必要？
A. 日本に入国する前にビザ申請のために必要です。もし日本国内での在留資格変更なら不要です。

Q2. 在留カードは常に携帯しなければならないの？
A. はい、法令で携帯義務があり、不携帯は罰則対象になる可能性があります。

Q3. 会社側は在留カードのコピーを取っていい？
A. 法的に問題ありません。審査や更新手続きのために必ずコピー保存しましょう。

Q4. 在留資格認定証明書を持っていても働けない場合はある？
A. 入国後に在留カードが交付されない場合や、資格外活動許可がない場合が該当します。社労士と確認することが重要です。

まとめ

在留資格認定証明書と在留カードは、外国人が日本で働くために欠かせない書類ですが、それぞれ役割や取得時期、管理方法に大きな違いがあります。大阪、東京、名古屋、福岡の中小企業は、この違いを正確に理解し、適切な管理体制を整えることが外国人雇用の成功の鍵です。

特に登録支援機関である社労士事務所の専門的な支援を活用すれば、申請や更新手続き、日常の在留管理も安心して行えます。未来を見据えた安定的な外国人雇用に向けて、まずは信頼できる専門家に相談することから始めましょう。