「36協定って毎年提出しないといけないの？」「どの部署と結ぶの？従業員代表って誰を選べば？」「形だけ提出しておけば大丈夫…は通用しない？」

こうした疑問を持つ総務・人事担当者や経営者の方は少なくありません。特に大阪・東京・名古屋・福岡など都市部で従業員100名以上の中小企業を運営している企業にとって、36協定の正しい理解と運用は避けて通れないテーマです。

近年の働き方改革により、労働時間の適正管理が強く求められ、36協定（時間外・休日労働に関する協定届）の結び方一つで、企業の法的リスクや助成金受給の可否に影響が出ることもあります。

本記事では、36協定の基本的な意味から、実務で間違えやすい「結び方」のポイント、そして就業規則や給与計算、DXとの関係まで、トータルに解説します。

「とりあえず出せばいい」では済まされない36協定。今こそ、正しい知識で運用体制を整えていきましょう。

■ 36協定とは：労働基準法36条に基づく協定

36協定（さぶろくきょうてい）とは、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて労働させる場合に、労使間で事前に結ばなければならない協定です。これがなければ、時間外・休日労働は一切できません。

■ 結ぶ相手：従業員代表とは誰か？

経営者は労働者の過半数代表または労働組合と協定を締結します。代表の選任には手順があり、「管理職」や「経営側の意向を汲んだ社員」が選ばれると無効とされる可能性があります。

■ 名古屋の事例：形式的な選任で協定無効に

ある名古屋の製造業では、総務部が独断で従業員代表を指名して36協定を締結。しかし後の監督署調査で「代表選出手続きに問題あり」と指摘され、協定は無効扱いに。時間外労働が「違法」となり、是正勧告を受けました。

■ 内容の落とし穴：「特別条項」の有無

36協定には、原則の上限（月45時間・年360時間）を超えて働かせる「特別条項付き」の形もありますが、その場合は特別な手続きと理由の記載が必須です。適当に記入すると、重大な法令違反になります。

■ 福岡の企業B社の対応：顧問社労士と連携

福岡のIT企業B社では、36協定を毎年3月に顧問社労士と見直し、代表選任の手続き・労使協議の記録・協定書の提出まで一貫してサポート。トラブルゼロを実現しています。

■ 提出と保管のルール

36協定は所轄の労働基準監督署に届け出が必要です。届出がなければ、効果を持ちません。紙提出だけでなく、最近は電子申請（e-Gov）も可能です。大阪や東京ではDXを活用した運用も増えています。

■ 給与計算・勤怠管理との連携

36協定で定めた「限度時間」を超える残業が発生していないか、勤怠管理システムと連携しチェックする仕組みが重要です。違反があれば是正措置と給与の追加支払いが必要になる場合も。

■ 就業規則との整合性も重要

就業規則に「残業のルール」「割増賃金の計算方法」が不明確な場合、36協定を結んでも意味が薄れます。顧問社労士と一緒に、協定と就業規則の整合性を確認することが求められます。

1. 従業員代表を適正に選出する
   理由：不正な選出は協定無効につながるため。
   方法：選出案内を全社員に配布し、投票や立候補で公平に代表を決める。
   効果：大阪の商社A社では、代表選出記録を残すことで監査対応も万全に。
2. 協定書の内容を労使でしっかり協議する
   理由：形骸化を防ぎ、現場の納得感を得るため。
   方法：労使協議会などを開催し、月・年の上限時間、特別条項の有無を具体的に話し合う。
   効果：名古屋の運送会社B社では、特別条項削除で従業員満足度が向上。
3. 顧問社労士にチェックを依頼する
   理由：法改正や記載ミスを防げる。
   方法：毎年の提出前に顧問社労士が協定内容を確認・添削。
   効果：東京の介護施設C社では、提出ミスゼロを5年間継続中。
4. 36協定の電子申請に切り替える
   理由：提出ミスや紛失リスクを減らせる。
   方法：e-Govを活用し、電子データでの提出・保管を行う。
   効果：福岡の不動産D社では、提出作業が半日で完了するように。
5. 勤怠システムと連動して時間外管理
   理由：違反の未然防止が可能。
   方法：限度時間に達する前にアラート通知を出すシステムを導入。
   効果：大阪の製造業E社では、時間外超過ゼロを達成。
6. 就業規則と協定内容をリンクさせる
   理由：就業ルールの整合性を確保するため。
   方法：「時間外労働は協定に基づく」といった文言を明記。
   効果：名古屋の建設F社では、従業員からの苦情が激減しました。
7. 社内に周知・掲示を徹底する
   理由：36協定は労働者への周知が義務。
   方法：社内掲示板・イントラネットで協定の内容を公開。
   効果：東京の小売G社では、労働者の認知度が向上し信頼感アップ。
8. やってはいけない：去年の書類をコピーして使い回す
   理由：年度ごとの実態に即して見直しが必要。
   方法：実際の労働状況を踏まえて毎年内容を更新する。
   効果：福岡のIT企業H社では、毎年協議を重ねて残業抑制に成功。

Q. 従業員代表って誰でもいいの？
A. いいえ。管理監督者や会社側の指名は不可です。正しい手続きで選ばれた労働者の過半数代表でなければなりません。

Q. 協定を結んだら自動的に有効になる？
A. いいえ。労働基準監督署への届出がなければ法的効果は発生しません。届出後に初めて時間外労働が認められます。

Q. 特別条項を付ければどれだけでも残業させられる？
A. いいえ。上限は年間720時間、単月100時間未満、2〜6カ月平均80時間以内と厳しく制限されています。これを超えると違法です。

Q. 電子申請すれば紙は不要？
A. 原則としてそうですが、社内保存用や労働者への掲示は必要です。電子と紙の両方をうまく使い分けましょう。

36協定は、単なる書類ではなく、企業と労働者の信頼関係と法的コンプライアンスを左右する重要な協定です。正しい「結び方」ができていなければ、提出していても意味がありません。

大阪・東京・福岡・名古屋など、複数拠点を持つ中小企業では、顧問社労士との連携、DXによる電子申請、勤怠・給与計算との整合が今後ますます求められます。

形だけの対応を脱し、毎年見直し・協議・改善する運用を実現することが、企業の信頼と従業員の働きやすさにつながるのです。

ぜひ一度、自社の36協定の結び方を見直し、次の更新時に改善を取り入れてみてください。