エクセル残業計算の落とし穴と100人規模企業が直面する課題

なぜエクセルでの残業計算が問題となるのでしょうか？
その背景には、100人規模企業特有の複雑な労務管理があります。

【経営者が感じる危機感】

まず、労務リスクの拡大が挙げられます。
残業代の計算ミスは、未払い賃金として後から請求される
可能性があり、企業の財務に大きな影響を与えかねません。

実際に、15分単位の切り上げ・切り捨て処理を
エクセルで手作業で行う際、以下のような問題が頻発します：

• 深夜勤務や休日勤務の割増計算ミス
• 月またぎ勤務の処理漏れ
• 就業規則との整合性チェック不足

これらのミスは、労働基準監督署の調査対象となるリスクを
常に抱えることになります。

【総務担当者の現実的な悩み】

100人分の給与計算を担当する総務担当者にとって、
エクセルでの残業時間管理は想像以上に負担が大きいものです。

特に以下の作業で毎月大きな時間を消費しています：

• 15分単位の計算式の設定と検証作業
• 部署ごとに異なる勤務パターンへの対応
• タイムカードからエクセルへの転記作業
• 計算結果の手動チェックとミス修正

【エクセル管理の限界：具体的な問題事例】

実際によくある問題を具体的に見てみましょう。

ケース1：複雑な勤務パターン対応の困難さ
営業部門は顧客対応で深夜勤務が多く、
製造部門は交代制勤務、総務部門は標準勤務と
部署ごとに大きく異なる勤務形態があります。

エクセルで複数の計算パターンを管理すると、
数式が複雑化し、ミスの温床となってしまいます。

ケース2：法改正への対応遅れ
労働基準法の改正により残業時間の上限規制が厳格化されましたが、
エクセルベースでは法改正に応じた計算式の修正が
即座に反映できません。

DX化による勤怠管理革新と導入成功事例

【アクション1：勤怠管理システムの戦略的導入】

エクセル管理からの脱却において、最も効果的なのは
専用の勤怠管理システムの導入です。

ただし、単なるシステム導入ではなく、
就業規則や労働協定との整合性を確保した
設計が不可欠です。

成功例：物流業I社（従業員120名）
複雑な運転手の労働時間管理をDX化。
GPS連動の勤怠システムにより、運行記録と
労働時間を自動連携させました。

結果として、給与計算業務時間を60％削減し、
労働基準監督署の調査にも万全の体制で対応できています。
さらに、適正な労働時間管理により
助成金の申請も可能になりました。

【アクション2：手続きの標準化とアウトソース活用】

勤怠管理のDX化と並行して、
給与計算業務のアウトソースも有効な選択肢です。

成功例：建設業J社（従業員95名）
現場作業員の複雑な勤務形態に対応するため、
勤怠管理システム導入と給与計算の外部委託を同時実施。

社労士事務所との顧問契約により、
システム設定から法改正対応まで
一括してサポートを受けています。

これにより、内製化では対応困難だった専門的な
労務管理が実現し、年間200万円のコスト削減効果も
確認されています。

【アクション3：段階的なDX推進戦略】

一度にすべてをDX化するのではなく、
段階的なアプローチが成功の鍵となります。

推奨する導入ステップ：

• 第1段階：勤怠データの電子化
• 第2段階：15分単位計算の自動化
• 第3段階：給与システムとの連携
• 第4段階：法改正への自動対応機能

成功例：製造業K社（従業員110名）
3年計画でDX化を推進。
各段階で効果を検証しながら進めることで、
社員の理解を得ながらスムーズな移行を実現しました。

失敗例：小売業L社（従業員80名）
コスト重視で安価なシステムを性急に導入したものの、
複雑な勤務パターンに対応できず、
結局エクセルとの併用を余儀なくされました。

DX化に関するよくある疑問をQ&A形式で解決

Q1：勤怠管理システムの導入コストは投資効果に見合いますか？

A：100人規模の企業では、明確な投資効果が期待できます。
給与計算業務の効率化による人件費削減、
計算ミス防止による労務リスク回避、
助成金活用の機会創出などを総合的に考慮すると、
多くの場合、2年以内に投資回収が可能です。

Q2：既存のエクセルデータの移行は複雑ではありませんか？

A：適切な移行計画により、スムーズなデータ移行が可能です。
特に社労士などの専門家と連携することで、
過去データの整合性チェックから新システムでの
計算ロジック設定まで、一貫したサポートを受けられます。

Q3：法改正があった場合の対応はどうなりますか？

A：現代的な勤怠管理システムでは、
法改正への自動対応機能が標準装備されています。
また、顧問社労士との連携により、
改正内容の解説から実務対応まで
タイムリーなサポートを受けることができます。

まとめ：効率的な勤怠管理で企業競争力を向上

エクセルでの残業時間計算は、100人規模の企業にとって
もはや限界を迎えていると言えるでしょう。

DX化による勤怠管理の革新は、単なる業務効率化
にとどまらず、企業の競争力向上そのものです。

正確で効率的な労働時間管理により、
総務担当者はより戦略的な業務に集中でき、
経営者は労務リスクを気にすることなく
事業成長に専念できるようになります。

重要なのは、自社の業務実態に適したシステム選択と
専門家によるサポート体制の確保です。

HR BrEdge社会保険労務士法人では、
勤怠管理システムの選定から導入支援、
継続的な運用サポートまで、
企業のDX化を総合的にバックアップしています。

LINEやSlackなど貴社の使用ツールに合わせて、
迅速で正確な手続き対応を実現します。
また、助成金の活用により導入コストの軽減も
サポートいたします。

エクセル管理の限界を感じている経営者・総務担当者の方は、
まずはお気軽にご相談ください。

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