「有給休暇の年5日取得義務化」への対応は万全でしょうか？働き方改革関連法の施行から数年が経過しましたが、いまだに運用に悩む中小企業の担当者は少なくありません。特にコストをかけずにシステム不要で管理したい場合、誰を対象に、いつまでに取得させればよいのか、混乱してしまうこともあるでしょう。本記事では、法改正の基本から、Excel等を用いた具体的な管理手順、よくある失敗事例までを網羅的に解説します。

「有給休暇」年5日取得義務の基本を再確認！対象企業と従業員とは？

2019年4月の法改正により、すべての企業に対して「年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者」に、年5日の有給休暇を確実に取得させることが義務付けられました。ここでは、対象となる企業の範囲と、具体的な従業員の条件について整理します。

• 対象となる企業: 規模や業種を問わず、労働者を雇用するすべての企業（中小企業を含む）。
• 義務の内容: 基準日（有給休暇が付与された日）から1年以内に、5日間の有給休暇を取得させること。
• 対象となる従業員: 正社員だけでなく、パート・アルバイト、管理監督者を含む「年10日以上の有給休暇が付与される」すべての労働者。

取得義務の対象者は「正社員」だけではない

多くの企業で誤解されがちなのが、パートタイム労働者やアルバイトの扱いです。年5日の取得義務は「雇用形態」ではなく、「付与日数」で決まります。週の所定労働時間が30時間未満であっても、以下の勤続年数と労働日数を満たし、年間10日以上の有給休暇が発生するパート社員は義務の対象となります。

• 週4日勤務: 勤続3年6ヶ月以上で対象（10日付与）
• 週3日勤務: 勤続5年6ヶ月以上で対象（10日付与）

管理監督者も例外なく対象になる

労働基準法上の「管理監督者」は、労働時間や休憩・休日の規定が適用除外とされていますが、有給休暇に関しては一般の労働者と同様に権利が発生します。したがって、部長や工場長といった管理職であっても、年10日以上の有給休暇が付与されている場合は、会社側が責任を持って年5日を取得させなければなりません。ここを見落とすと、法令違反のリスクが高まるため注意が必要です。

育休・産休中の従業員の取り扱い

育児休業や産前産後休業を取得している期間は、当然ながら労働義務がないため、有給休暇を取得させることはできません。しかし、復帰後に基準日から1年間の期間が残っている場合は、その残りの期間で5日を取得させる必要があります。また、休業期間が長く、基準日から1年間の全期間を休業している場合は、その年の取得義務は発生しませんが、復帰後の新たな付与分からは適切に管理する必要があります。

システム不要で実現！年5日取得義務の具体的な運用手順

高価な勤怠管理システムを導入しなくても、基本的なルールとExcelなどの表計算ソフトを活用すれば、法令を遵守した管理は十分に可能です。ここでは、システムに頼らずに年5日取得義務をクリアするための具体的なステップを解説します。

• ステップ1: 基準日を把握し、対象者をリストアップする。
• ステップ2: 「年次有給休暇管理簿」を作成・整備する。
• ステップ3: 個別指定・計画年休・自己請求を組み合わせる。
• ステップ4: 定期的な進捗確認とアラート（声かけ）を行う。

基準日の管理を簡素化するテクニック

従業員ごとに入社日が異なると、有給休暇が付与される「基準日」もバラバラになり、管理が煩雑になります。これを防ぐために推奨されるのが、基準日の統一（斉一的取り扱い）です。
例えば、全従業員の基準日を「4月1日」に統一することで、「翌年3月31日までに5日取得」という共通のゴールを設定でき、管理コストを大幅に削減できます。ただし、入社時期によっては法律よりも前倒しで付与する必要があるため、就業規則の変更と合わせて検討しましょう。

必須となる「年次有給休暇管理簿」の作成

法改正により、企業には労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成し、3年間保存することが義務付けられました。これには以下の3点を必ず記載する必要があります。

• 基準日: 有給休暇が付与された日
• 日数: 基準日から1年間に取得した日数
• 時季: 実際に有給休暇を取得した日付

Excelで管理する場合、横軸に月、縦軸に従業員名を配置し、取得日を入力すると自動で合計日数が計算されるようなシンプルなシートを作成するだけで十分機能します。厚生労働省が配布している無料テンプレートを活用するのも有効です。

「時季指定」の実務的な進め方

年5日の取得方法は、労働者本人の請求による取得が原則ですが、どうしても取得が進まない場合は、会社側が取得日を指定する「時季指定」を行う必要があります。
時季指定を行う際は、まず労働者の意見を聴取し、できる限りその希望に沿うよう配慮しなければなりません。実務的には、期初に「取得計画表」を提出してもらい、計画的に消化を促すのがスムーズです。また、就業規則に「時季指定を行う場合がある」旨を規定しておくことが必須要件となります。

計画年休制度の活用で確実に消化する

「計画年休制度（計画的付与）」は、労使協定を結ぶことで、有給休暇のうち5日を超える分について、あらかじめ会社全体や部署単位で取得日を決めてしまう制度です。
例えば、夏季休暇や年末年始の前後に有給休暇を組み込んで連休にするなどの運用が可能です。これにより、個別の管理負担を減らしつつ、確実に日数を消化させることができますが、労働者が自由に使える日数を最低5日は残しておかなければならない点に注意してください。

担当者必見！有給休暇管理で陥りがちな失敗とトラブル回避策

有給休暇の管理運用において、担当者の知識不足や勘違いが原因で、思わぬトラブルに発展するケースがあります。ここでは、特によくある失敗事例と、それを回避するための対策を紹介します。

パート社員を対象外にしてしまうミス

前述の通り、パートタイム労働者でも条件を満たせば取得義務の対象となります。「パートには有給休暇がない」「週3日だから関係ない」と思い込み、管理簿すら作成していないケースが散見されます。
対策: 全従業員の勤続年数と所定労働日数を再確認し、年10日以上付与される対象者を洗い出してください。特に勤務日数が変更になった従業員は、付与日数が変わる可能性があるため注意が必要です。

取得時季の強要によるトラブル

会社側には時季指定権がありますが、これはあくまで「労働者の意見を聴取し、尊重する」ことが前提です。一方的に「この日に休め」と命令したり、業務が忙しいからといって労働者の希望を無視して変更させたりすることは、パワハラや法令違反のリスクがあります。
対策: 常に「取得計画表」などで事前のコミュニケーションを取り、双方合意の上で日程を決めるプロセスを記録に残しましょう。

前倒し付与による「重複期間」の計算ミス

入社時に有給休暇を前倒しで付与したり、基準日を統一したりした場合、取得義務の対象期間（1年間）が重複することがあります。このとき、それぞれの期間で5日ずつ計算するのか、重複期間をどう按分するのかで混乱が生じやすいです。
対策: 期間が重複する場合、重複する期間を含む全体の期間（最大18ヶ月など）で、期間の長さに応じた日数を取得させればよいという特例（比例按分）があります。複雑になる場合は、専門家である社労士に相談するか、常に「直近の基準日から1年以内に5日」という原則を守る運用が無難です。

「半日単位・時間単位」取得のカウント間違い

有給休暇は原則として「1日単位」ですが、半日単位での取得も認められています。半日有休は0.5日分として、年5日の義務日数にカウント可能です。
一方で、「時間単位年休」（労使協定が必要）は、労働者の利便性には寄与しますが、年5日の取得義務のカウントには含まれません。
対策: 管理簿上で、半日有休と時間単位年休を明確に区別して集計できる仕組みを整えてください。「時間休で消化したから大丈夫」という誤解は、未達成による法令違反を招きます。

義務違反を避ける！罰則と行政指導のリスクを知る

「たかが有給休暇」と軽く考えていると、企業経営に大きなダメージを与える可能性があります。法律で定められた義務に違反した場合の具体的な罰則と、行政指導の流れについて正しく理解しておきましょう。

• 罰則の内容: 30万円以下の罰金（対象者1人につき）。
• 違反の種類: 「5日取得させなかった」「時季指定の手続き不備」「管理簿の未作成」。
• 行政指導: 是正勧告が先行するが、悪質な場合は送検事例もある。

30万円以下の罰金は「従業員1人あたり」

労働基準法第39条および第120条により、年5日の有給休暇を取得させなかった場合、**30万円以下の罰金**が科せられる可能性があります。重要なのは、これが「一企業につき」ではなく、**「違反した労働者1人につき」成立する罪**である点です。
例えば、対象者10人が取得できていなければ、理論上は最大300万円の罰金となる可能性があります。さらに、社名公表などの社会的制裁を受けるリスクも考慮すべきです。

「就業規則への記載漏れ」も処罰対象

年5日の取得義務を果たすために会社が「時季指定」を行う場合、その旨を就業規則に記載しなければなりません。これを怠って時季指定を行ったり、そもそも記載自体がなかったりする場合も、労働基準法違反（30万円以下の罰金）となります。
対策: 就業規則を見直し、「年次有給休暇の時季指定」に関する条項（対象者、方法、時期など）が正しく盛り込まれているか確認しましょう。

虚偽報告による書類送検の事例

実際にあった事例として、労働基準監督署の調査に対し、実際には取得させていないにもかかわらず「取得させた」と虚偽の記載をした有給休暇管理簿を提出した企業が、書類送検されています。
注意点: 取得できていないことが発覚した場合、正直に申告して是正勧告に従い、改善計画を立てるのが正しい対応です。隠蔽工作は最も重い処分を招く原因となります。

年5日取得義務対応をスムーズにするためのチェックポイント

最後に、実務担当者が自社の運用状況を振り返り、抜け漏れがないかを確認するためのチェックポイントをまとめました。これらをクリアできていれば、法令遵守の体制は整っていると言えます。

運用体制のチェックリスト

• [ ] 対象者の抽出: パート・アルバイトを含め、年10日以上付与される従業員をリストアップできているか？
• [ ] 就業規則の整備: 「時季指定」や「基準日の統一」に関する規定は就業規則に記載されているか？
• [ ] 管理簿の作成: 基準日、取得日数、取得時季を記載した「年次有給休暇管理簿」を作成しているか？
• [ ] 周知徹底: 従業員に対して、有給休暇の取得義務について説明し、計画的な取得を呼びかけているか？
• [ ] 進捗確認: 四半期ごとなどに取得状況を確認し、未取得者への個別フォローを行っているか？
• [ ] 数値のカウント: 半日有休は0.5日としてカウントし、時間単位年休は除外して計算しているか？

働きやすい職場環境づくりに向けて

有給休暇の取得義務化は、単なる「法律だから守らなければならないルール」ではありません。従業員が心身ともにリフレッシュし、生産性を高めるための重要な施策です。システムを使わずとも、明確なルールと定期的なコミュニケーションがあれば、確実な管理は可能です。この機会に社内の運用を見直し、誰もが安心して休める職場環境を整えていきましょう。

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まとめ

本記事では、有給休暇の年5日取得義務について、対象者の範囲からシステム不要の管理手順、罰則リスクまでを解説しました。中小企業であっても、対象となる従業員（パート含む）を正しく把握し、Excel等で管理簿を作成して進捗を追えば、法令違反を防ぐことは難しくありません。重要なのは、期限直前になって慌てるのではなく、計画的に取得を促す仕組みを作ることです。「たかが有休」と放置せず、適切な労務管理で信頼される企業を目指しましょう。