勤怠システムの導入手順が分かる！失敗と不正を防ぐ選び方

勤怠システム選びで失敗したくない、不正打刻を防ぎたい、とお悩みではありませんか？この記事では、勤怠システム導入のロードマップから、自社に最適なシステムを見極める5つのステップ、よくある落とし穴までを徹底解説します。

働き方改革関連法の施行により、企業にはより厳格で客観的な労働時間の把握が求められるようになりました。勤怠システムを導入したいけれど、種類が多くてどれを選べば良いか分からない、導入後に失敗したくないと悩む担当者様は少なくありません。

この記事では、勤怠システムの導入で失敗しないための具体的な手順と選定ポイントを、労務管理のプロの視点から分かりやすく解説します。

勤怠システム導入で変わる労働時間管理の未来：メリットと現状課題

これまでのタイムカードやExcelによる手作業での管理には、集計ミスや確認の手間といった課題がつきものでした。勤怠システムを導入することで、これらの課題を一掃し、企業の労働時間管理は大きく進化します。まずは、システム化によって得られるメリットと、解決すべき現状の課題を整理しましょう。

勤怠システム導入の5つのメリット

• リアルタイムな労働時間の把握: 月末を待たずに残業時間を可視化し、過重労働を未然に防止できます。
• 業務効率化とコスト削減: 自動集計により給与計算の手間が激減し、ペーパーレス化も実現します。
• 法改正へのスムーズな対応: 36協定や年次有給休暇の取得義務など、複雑な法令遵守をシステムがサポートします。
• 不正打刻の防止: 本人認証機能やGPS打刻により、なりすましや不正な時間操作を防ぎます。
• 多様な働き方への適応: テレワークやフレックスタイム制など、場所や時間にとらわれない働き方を管理できます。

解決すべき現状の課題

多くの企業が抱える課題として、「手入力によるミス」や「打刻漏れの確認作業」が挙げられます。また、管理者による意図的な労働時間の書き換えや、従業員による「隠れ残業」といったコンプライアンスリスクも深刻です。これらはアナログな管理手法の限界であり、デジタル化によって客観的な記録を残すことが、企業と従業員双方を守るために不可欠となっています。

失敗しない勤怠システム選びの全体像：導入までのロードマップ

勤怠システムの導入を成功させるためには、いきなり製品比較を始めるのではなく、正しい手順を踏むことが重要です。ここでは、検討開始から運用開始までの全体像をロードマップとして提示します。

• Phase 1 現状分析と目的設定: 現在の管理方法の課題を洗い出し、システム導入で何を解決したいのか（効率化、不正防止、法対応など）を明確にします。
• Phase 2 要件定義: 自社の就業規則や勤務形態（シフト制、変形労働制など）に対応できる機能要件や、予算、導入時期を決定します。
• Phase 3 情報収集と候補選定: 必要な機能を備えたベンダーをリストアップし、資料請求や問い合わせを行います。
• Phase 4 デモ・トライアル: 実際の画面を操作し、使い勝手や設定の柔軟性を確認します。
• Phase 5 契約・初期設定: アカウント発行後、従業員情報や就業ルールの設定、打刻機器の設置を行います。
• Phase 6 テスト運用と本稼働: 一部の部署で並行稼働を行い、問題がないことを確認してから全社展開します。

自社に最適な勤怠システムを見極める5つの重要ステップ

市場には数多くの製品が存在しますが、以下の5つのステップに沿って検討を進めることで、自社に真にフィットする勤怠システムを見極めることができます。

1. 導入目的と解決したい課題の明確化

最初に、「なぜ勤怠システムを導入するのか」という軸を固めます。「残業時間の集計を自動化したい」のか、「テレワーク中の勤務状況を把握したい」のかによって、重視すべき機能が異なります。目的が曖昧なままでは、多機能すぎて使いこなせないシステムを選んでしまう原因になります。

2. 就業規則と勤務形態の完全な洗い出し

自社の就業規則は、システム選定の最も重要な判断基準です。変形労働時間制、フレックスタイム制、複雑なシフト管理、独自の休暇ルールなどがある場合、それらに標準機能で対応できるかを確認する必要があります。特殊なルールが多い企業ほど、設定の柔軟性が求められます。

3. 必要な機能と予算のバランス調整

機能が豊富であれば良いわけではありません。自社に不要な機能が多くても、コスト高や操作の複雑化を招くだけです。「絶対に譲れない機能（Must）」と「あれば嬉しい機能（Want）」に分け、予算内で最適なバランスのシステムを選定しましょう。クラウド型であれば、初期費用を抑えてスモールスタートが可能です。

4. 操作性とサポート体制の徹底確認

毎日全従業員が使うシステムだからこそ、操作性は極めて重要です。スマホでの打刻は簡単か、管理画面は見やすいかなど、トライアル期間中に必ず現場の視点で確認してください。また、導入時の設定サポートや、運用開始後のヘルプデスク体制が充実しているかも、長く使い続けるための鍵となります。

5. 既存システムとの連携性チェック

勤怠システムは、給与計算システムや人事管理システムと連携してこそ真価を発揮します。現在利用している給与ソフトとCSV連携やAPI連携が可能かを確認しましょう。連携がスムーズであれば、毎月の給与計算業務における転記作業やミスをゼロにすることが可能です。

注意！勤怠システム導入で陥りがちな落とし穴とその回避策

システム導入には失敗のリスクも潜んでいます。ここでは、多くの企業が陥りがちな落とし穴と、それを回避するための具体的な対策を紹介します。

落とし穴1：機能過多で現場が混乱する

「大は小を兼ねる」と考え、高機能なシステムを選んだ結果、設定が複雑すぎて管理者が使いこなせず、従業員からも「操作が面倒」と反発を招くケースです。
回避策: 現場の担当者を巻き込んで選定を行い、マニュアルがなくても直感的に使えるシンプルな操作性のものを選ぶか、必要な機能だけを表示できるカスタマイズ性の高いものを選びましょう。

落とし穴2：独自の就業ルールに対応できない

導入後に設定を進めていく中で、自社特有の「丸め処理」や「休暇付与ルール」に対応できないことが発覚し、結局手作業が残ってしまうケースです。
回避策: 選定段階でベンダーに就業規則を提示し、現状のルールがシステムで再現可能か、「適合度診断」を行ってもらうことが確実です。場合によっては、システムに合わせてルール自体を見直すことも検討しましょう。

落とし穴3：運用ルール不在のまま導入

システムさえ入れれば管理ができると思い込み、打刻漏れや申請ミスの対応ルールを決めずにスタートしてしまい、現場が混乱するケースです。
回避策: 「打刻修正の申請期限」や「承認ルート」など、システム上の運用ルールを事前に明確化し、説明会を通じて全従業員に周知徹底することが不可欠です。

不正打刻を許さない！厳格な勤怠管理を実現するシステム活用術

正確な労働時間管理のためには、従業員による不正打刻やなりすましを防止する機能が必要です。最新の勤怠システムが備える、不正防止のための活用術をご紹介します。

生体認証でなりすましを完全排除

指紋認証、静脈認証、顔認証などの生体認証機能を利用すれば、本人以外が打刻することは物理的に不可能です。タイムカードの貸し借りによる代理打刻といった不正を根絶できます。特に顔認証は、タブレット端末一つで導入できるため、コストパフォーマンスも向上しています。

GPS打刻で位置情報を記録

スマートフォンでの打刻時にGPS位置情報を同時に記録することで、「どこで」打刻したかを特定できます。これにより、自宅や出先と偽って別の場所から打刻する不正や、実際には出勤していない「カラ出勤」を抑制できます。テレワークや直行直帰が多い営業職の管理に最適です。

PCログとの突合で乖離をチェック

PCのログオン・ログオフ時間を自動収集し、勤怠システムの打刻時間と照らし合わせる機能を持つシステムもあります。自己申告の退勤時間と実際のPC稼働時間に大きな乖離がある場合、アラートを出してサービス残業の実態を把握することができます。

これで完璧！勤怠システム運用成功のための最終チェックリスト

最後に、勤怠システムの導入から運用を成功させるために確認すべき項目をチェックリストにまとめました。導入プロジェクトの進捗確認にご活用ください。

導入準備・選定フェーズ

• 導入の目的と解決したい課題は明確になっていますか？
• 就業規則、シフトルール、端数処理などの現状を整理できましたか？
• 現場の従業員や管理者が使いやすい操作性ですか？
• 既存の給与計算ソフトとのデータ連携は確認しましたか？
• サポート体制（電話、チャット、設定代行など）は十分ですか？

導入・設定フェーズ

• 初期設定（従業員登録、カレンダー設定など）は完了しましたか？
• 運用ルール（打刻忘れ時の対応など）を策定しましたか？
• テスト運用期間を設け、不具合や不明点を洗い出しましたか？
• マニュアルを作成し、全従業員向けの説明会を実施しましたか？

運用・改善フェーズ

• 打刻漏れや申請漏れのアラートは機能していますか？
• 36協定の上限規制に対する警告設定は適切ですか？
• 定期的にログを確認し、不正打刻の兆候はありませんか？
• 法改正があった際、システムの設定変更やアップデートを行っていますか？

勤怠システムの導入は、単なるツールの置き換えではなく、会社の働き方そのものを見直す良い機会です。自社に最適なシステムを選び、適切な運用を行うことで、労務管理のリスクを減らし、生産性の高い職場環境を実現しましょう。

関連する詳しい情報はこちらのブログ一覧もご参照ください。

まとめ

勤怠システム選びで失敗しないためには、まず自社の課題と就業規則を深く理解し、それに合った機能を備えたシステムを選定することが第一歩です。導入手順のロードマップに従い、無料トライアルなどを活用して操作性を十分に確認してください。

また、システムは導入して終わりではなく、運用ルールの徹底と不正打刻防止策の活用が不可欠です。今回ご紹介した5つのステップとチェックリストを参考に、貴社に最適な勤怠システムの導入を成功させてください。