「せっかく導入したのに、結局エクセル管理に戻ってしまった…」

「現場から使いづらいとクレームの嵐。担当者として胃が痛い…」

働き方改革やリモートワークの普及に伴い、多くの企業が勤怠管理システムの導入を進めています。しかし、便利になるはずが、かえって業務が混乱し、導入が失敗に終わるケースは後を絶ちません。システム選びは、会社の「働き方」そのものをデザインする重要な経営課題です。

本記事では、HR BrEdge社会保険労務士法人の専門ライターが、数々の導入失敗事例を徹底分析。「あの時知っていれば」と後悔しないために、システム選定から導入、運用定着まで、プロの視点で成功への道筋を完全ガイドします。失敗談に学び、貴社に最適なシステム選びを実現しましょう。

【実体験】「あの時知っていれば…」よくある勤怠管理システム導入の失敗談

「コスト削減のために安価なシステムを選んだけれど、これが悪夢の始まりでした」――ある製造業の人事担当者Aさんは振り返ります。

Aさんの会社では、複雑なシフト勤務や夜勤手当がありましたが、導入したシステムは基本的な「9時-18時」の管理しか想定されていませんでした。結果、システム上で計算できない部分は手計算で補正することに。「システムに入力して、さらに電卓を叩く」という二重管理が発生し、残業時間は導入前より増えてしまいました。

また、IT企業の人事Bさんの事例も深刻です。「多機能さが魅力で導入したが、機能が多すぎて従業員が使いこなせなかった」のです。マニュアルは分厚く専門用語ばかり。現場からは「打刻の仕方がわからない」「休暇申請が面倒」と不満が噴出。結局、打刻漏れが常態化し、正確な労働時間の把握ができなくなってしまいました。

これらの事例から分かるのは、「多機能なら良い」「安ければ良い」という単純な基準で選ぶことの危険性です。現場の声を無視したトップダウンの導入は、定着せずに形骸化するリスクが非常に高いのです。

なぜ失敗する？勤怠管理システム選定で陥りやすい落とし穴とは

多くの企業が陥る「落とし穴」には、明確なパターンがあります。

1. 「現状の業務フロー」をそのままシステム化しようとする

最も多い失敗原因です。独自ルールや慣習（例：遅刻は15分単位で切り上げ、独自の特別休暇など）をすべてシステムで再現しようとすると、莫大なカスタマイズ費用がかかるか、そもそも対応できない機能不足に直面します。システム導入は、複雑怪奇な社内ルールを整理・標準化する絶好の機会と捉えるべきです。

2. 現場の「ITリテラシー」を見誤る

管理者にとっては使いやすい画面でも、パソコンに不慣れな現場スタッフにとっては苦痛かもしれません。「スマホで簡単に打刻できる」と言われても、私用スマホの利用を嫌がる従業員もいます。現場がストレスなく使えるかどうかの視点が欠けていると、入力データそのものの精度が落ちてしまいます。

3. 法令対応の「自動化」を過信しすぎる

「クラウドなら法改正に自動対応してくれる」というのは半分正解で半分間違いです。システム自体はアップデートされても、設定変更（例：36協定の上限設定変更など）はユーザー側で行わなければならないケースが多くあります。ここを見落とすと、知らぬ間に労働基準法違反の状態になってしまうリスクがあります。

失敗しない！貴社に最適な勤怠管理システムを見極める5つの視点

数あるシステムの中から自社にベストなものを選ぶために、以下の5つの視点を基準に比較検討してください。

1. 勤務形態との適合性:変形労働時間制、フレックスタイム制、裁量労働制など、自社の就業規則で定めた制度に標準機能で対応できるか。「工夫すればできる」ではなく「設定一つで対応できる」ものを選びましょう。
2. UI/UX（使いやすさ）:管理者画面だけでなく、従業員画面の使いやすさを最重視してください。直感的に操作できるか、文字は見やすいか。特に高齢の従業員が多い場合は、ボタンが大きくシンプルなものが必須です。
3. 連携性（給与・人事システム）:勤怠データは給与計算に直結します。現在利用している（または導入予定の）給与計算ソフトと、API連携やCSV取り込みがスムーズに行えるか。ここが連携できないと、毎月の締め作業の手間が劇的に増えます。
4. サポート体制の質:「メールのみ対応」か「電話サポートあり」か。「チャットですぐ聞ける」か。導入時は疑問点が山ほど出ます。特に初めてシステム化する場合は、手厚いサポートがあるベンダーを選ぶことが成功の鍵です。
5. コストパフォーマンス（費用対効果）:初期費用と月額ランニングコストだけでなく、オプション料金にも注意が必要です。「申請ワークフロー機能は別料金」「サポートは別料金」といったケースもあります。トータルコストで見極めましょう。

導入前が肝心！システム活用で成果を出すための準備と社内調整

システム契約前の「段取り」で、成否の8割が決まると言っても過言ではありません。

まず行うべきは、就業規則と実態の乖離チェックです。「就業規則では9時始業だが、実際は朝礼のために8時45分に来ている」といったグレーゾーンを放置したままシステム化すると、未払い残業代の問題が表面化します。社労士などの専門家を交え、法令に則った運用ルールへの修正を行いましょう。

次に、社内への周知と目的の共有です。「管理が厳しくなる」と従業員に警戒されがちですが、「有給休暇を取りやすくするため」「サービス残業をなくし、正当な対価を支払うため」といった、従業員にとってのメリットをしっかりと説明することが重要です。

また、導入プロジェクトチームには、人事担当者だけでなく、現場のリーダーや情報システム部門の担当者も巻き込みましょう。現場のリアルな意見を初期段階で吸い上げることが、後のトラブル防止につながります。

導入後のサポートも重要！安定運用を支えるベンダー選びのポイント

システムは「導入して終わり」ではありません。むしろ、運用開始直後の1〜2ヶ月が最も混乱しやすい時期です。

ベンダー選びでは、「初期設定代行サービス」の有無を確認することをおすすめします。複雑な就業規則の設定をプロに任せることで、スタートアップの失敗を防げます。また、法改正時の対応スピードや、ユーザー会（ユーザー同士の情報交換会）の活発さも、そのベンダーの信頼性を測る指標になります。

トラブル時のレスポンス速度も重要です。給与計算の締め日は待ってくれません。「締め日にエラーが出たのに、サポートからの返信が3日後」では業務が止まってしまいます。SLA（サービス品質保証）やサポート対応時間を確認しておきましょう。

【業種別】勤怠管理システム活用事例から学ぶ成功のヒント

業種によって抱える課題は千差万別です。自社に近い業種の成功事例を参考にしましょう。

• 飲食・小売業:多店舗展開やアルバイトのシフト管理が課題。
  • 成功の鍵：シフト作成機能が充実しており、ヘルプ勤務（他店舗応援）の実績管理が容易なシステムを選定。スマホアプリでシフト希望を出せる機能を活用し、店長のシフト作成工数を7割削減した事例も。
• 製造業:工場ごとのカレンダーや、夜勤・交代制勤務の管理が複雑。
  • 成功の鍵：静脈認証やICカード打刻など、作業服を着たままでも素早く打刻できる専用端末に対応したシステムを選定。弁当発注機能との連携で、総務の負担を軽減した事例があります。
• 医療・介護業:24時間体制、宿直、医師の働き方改革への対応が急務。
  • 成功の鍵：変形労働時間制やインターバル規制に完全対応したシステム。看護師や介護士の複雑な勤務シフトパターンをプリセットできる機能を活用し、法令遵守と労務管理の効率化を両立。
• IT・ベンチャー企業:リモートワーク、裁量労働制など柔軟な働き方が主流。
  • 成功の鍵：PCログ（起動・終了時間）と打刻時間の乖離をチェックできる機能や、チャットツール（Slack/Teams）での打刻機能を活用。「隠れ残業」の防止と、多様な働き方の可視化を実現。

よくある疑問を解消！勤怠管理システムに関するQ&A

Q1. 従業員数が少なくても導入するメリットはありますか？

A. あります。 従業員数に関わらず、労働時間の適正な把握は法的義務です。たとえ10名以下でも、手書きやエクセル管理による集計ミスや、法改正（有給休暇の管理義務など）への対応漏れを防ぐリスクヘッジとして、導入効果は十分にあります。少人数向けには無料プランがあるシステムも存在します。

Q2. 無料の勤怠管理システムで十分でしょうか？

A. 機能制限とサポート体制を確認してください。 無料版は、データ保存期間が短い（例：過去1年分のみ）、CSV出力ができない、サポートがない等の制限がある場合が多いです。法令遵守のための記録保存（原則3年、当面5年）や、給与ソフトとの連携を考えると、有料版の方が安全かつ効率的であるケースが大半です。

Q3. 導入にかかる期間はどれくらい見ておくべきですか？

A. 最低でも3ヶ月、規模によっては半年以上が目安です。 選定に1ヶ月、初期設定とテスト運用に2ヶ月程度を見るのが一般的です。特にテスト運用（並行稼働期間）は重要で、旧来の方法と新システムを1ヶ月ほど並行して行い、計算結果にズレがないか確認する期間を必ず設けましょう。

Q4. クラウド型とオンプレミス型、どちらが良いですか？

A. 現在はクラウド型が主流です。 法改正への迅速な対応、初期費用の安さ、テレワーク対応のしやすさから、クラウド型が圧倒的に有利です。オンプレミス型は、特殊なセキュリティ要件がある場合や、大規模な独自カスタマイズが必要な場合に検討されますが、保守管理のコストがかかります。

無料トライアルを賢く使う！導入前にチェックすべきこと

ほとんどのクラウド型システムには、無料トライアル期間（15日〜1ヶ月程度）が設けられています。これを単なる「お試し」で終わらせず、本番想定の検証として使い倒しましょう。

• 実際のデータで計算テスト:モデルケース（残業が多い人、有給取得した人、遅刻した人など）を数名ピックアップし、過去のタイムカードと同じ実績を入力してみます。現在の給与計算結果と一致するか、計算ロジックを確認します。
• 現場スタッフによる操作テスト:ITが苦手な従業員にも実際に触ってもらい、「文字が小さくないか」「ボタンの位置はわかりやすいか」など、率直な感想を集めます。
• サポートへの問い合わせテスト:わざと操作方法などを問い合わせてみて、回答の速さと丁寧さをチェックします。契約後のサポート品質を推測する良い材料になります。

【未来を見据える】法改正対応も安心！長期的な視点でのシステム選び

労働基準法は頻繁に改正されます。2019年の働き方改革関連法、2023年の割増賃金率引き上げ、そして2024年の建設・物流・医師への上限規制適用など、企業に求められる労務管理のハードルは年々上がっています。

システム選びにおいて最も重要なのは、「変化に強いシステム」であるかという点です。法改正があった際に、追加費用なしでバージョンアップされるか、それとも高額な改修費用がかかるのか。ここが長期的な運用コストを大きく左右します。

また、システム導入はゴールではなく、DX（デジタルトランスフォーメーション）の入り口です。勤怠データを活用して、長時間労働の是正だけでなく、部署ごとの生産性分析や、エンゲージメント向上施策につなげることも可能です。

「今」の課題解決だけでなく、「未来」の法改正や組織の変化にも柔軟に対応できるパートナー（ベンダー）を選ぶこと。それこそが、後悔しない勤怠管理システム選定の結論です。

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