欠勤控除の基本知識と計算の仕組み

まず、欠勤時の給料計算について、
多くの企業で誤解されがちなポイントから整理していきましょう。

「ノーワーク・ノーペイの原則」により、
従業員が欠勤した場合、その日の賃金を支払う義務はありません。
ただし、この原則の適用には正確な理解が必要です。

月給制における欠勤控除の計算方法

月給制の場合、多くの企業が以下の計算式を使用しています：

欠勤控除額 ＝ 月給 ÷ 月の所定労働日数 × 欠勤日数

しかし、この計算方法にも注意点があります。
「月の所定労働日数」をどう定義するかによって、
控除額が変わってしまうからです。

経営者の視点では、年間の所定労働日数を12で割った
「年間平均所定労働日数」を使用することで、
月ごとの労働日数の違いによる不公平を避けることができます。

例えば：
年間所定労働日数245日の場合
→ 245日 ÷ 12ヶ月 ＝ 20.42日（月平均）
月給30万円の従業員が1日欠勤した場合
→ 30万円 ÷ 20.42日 × 1日 ＝ 14,693円の控除

総務担当者の視点では、この計算を毎月手作業で行うと
ミスが発生しやすくなります。
特に、祝日や連休が多い月では、
所定労働日数の把握自体が複雑になってしまいます。

有給休暇と欠勤の区別

実務で混乱しやすいのが、
「有給休暇」と「欠勤」の区別です。

有給休暇を取得した場合は、
通常通り賃金を支払う必要があります。
一方、無断欠勤や病欠（年次有給休暇を使わない場合）は
「欠勤」として控除対象となります。

問題となるのは、従業員から「体調不良で休みます」という
連絡があった際の対応です。
就業規則で明確に定めておかなければ、
後々トラブルの原因となってしまいます。

効率的な欠勤管理と給料計算の実践方法

正しい計算方法を理解したところで、
次は実際の業務効率化について考えてみましょう。

成功事例：製造業A社（従業員120名）の改善策

製造業のA社では、以前は毎月の給与計算に
総務部で3日間を要していました。
特に、現場作業員の欠勤管理が複雑で、
残業時間との兼ね合いで計算ミスが頻発していたのです。

そこで同社では、以下の改善を実施しました：

1. 勤怠管理システムの導入
タイムカードから電子打刻システムに変更し、
欠勤の種類（有給・病欠・無断欠勤）を
システム上で明確に区分できるようにしました。

2. 事前承認フローの確立
欠勤の際は、可能な限り事前に
上司の承認を得るルールを就業規則に明記。
緊急時も、翌日までに事後報告を義務化しました。

結果として、給与計算にかかる時間を
従来の3分の1まで短縮することができました。

失敗例：サービス業B社（従業員80名）のトラブル

一方で、サービス業のB社では、
欠勤控除の計算方法を途中で変更したことで
大きなトラブルが発生しました。

当初は「月の暦日数」で割って計算していたものを、
「所定労働日数」での計算に変更したのですが、
従業員への事前説明が不十分だったため、
「給料が減った」というクレームが相次いだのです。

経営者の視点では、より公平な計算方法への変更でしたが、
変更の理由や計算根拠を丁寧に説明しなかったため、
従業員の理解を得られませんでした。

効率化のための具体的な手順

総務担当者が実践すべき改善手順をご紹介します：

ステップ1：現状の把握
現在の欠勤管理方法と計算ミスの発生パターンを分析し、
最も時間がかかっている作業を特定します。

ステップ2：システム化の検討
勤怠管理システムや給与計算ソフトの導入を検討。
DX推進の一環として、
経営陣に投資対効果を明確に提示しましょう。

ステップ3：ルールの明文化
欠勤の定義、控除の計算方法、承認フローなどを
就業規則に明記し、従業員に周知します。

多くの企業では、アウトソースと内製化の
バランスで悩まれることもあります。
給与計算業務の一部を外部委託することで、
総務部門はより戦略的な業務に集中できるメリットがあります。

よくある疑問をQ&A形式で解決

Q1：欠勤控除の計算で端数が出た場合はどう処理すればよいですか？

A1： 端数処理については、労働基準法で明確な規定がありません。
ただし、就業規則で統一的なルールを定めることが重要です。

一般的には「50銭未満切り捨て、50銭以上切り上げ」または
「1円未満切り捨て」のいずれかを採用している企業が多く、
総務担当者としては、どちらの方法を採用するかを
経営陣と相談して決定しましょう。

Q2：管理職の欠勤控除はどのように計算すればよいですか？

A2： 管理監督者（労働基準法上の管理職）であっても、
欠勤した日の賃金控除は可能です。

経営者としては、管理職の処遇を決定する際に、
欠勤控除の取り扱いも明確にしておくことで、
後々のトラブルを防ぐことができます。

Q3：システム導入にかかる費用はどの程度でしょうか？

A3： 従業員100名規模であれば、
勤怠管理システムの導入費用は
月額5万円〜15万円程度が相場です。

初期費用を含めても、手続きの効率化や
計算ミスの削減効果を考慮すれば、
多くの場合1年以内に投資回収が可能です。
また、助成金の活用により、
導入費用を一部補助できる場合もあります。

まとめ

欠勤時の給料計算は、正しい知識と適切な仕組みがあれば
決して難しいものではありません。

重要なのは、計算方法を就業規則に明記し、
従業員に対して透明性を保つことです。
また、業務効率化のためのDX推進や
一部業務のアウトソースも
積極的に検討していきましょう。

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