「正社員が欠勤した場合、どのように給与計算すればいいの？」「有給・無給の違いって？」「欠勤控除ってどのくらい差し引くべき？」――そんな疑問をお持ちではありませんか？

欠勤はどの企業でも起こりうる日常的な事象ですが、その処理を誤ると法令違反や従業員とのトラブルにつながるリスクがあります。特に、給与計算業務を内製化している中小企業では、就業規則や労働契約の確認不足が原因で計算ミスが生じやすくなります。

この記事では、正社員の欠勤に対する正しい給与計算の方法、就業規則や労働契約との関係、注意すべきポイントを詳しく解説します。東京・大阪・名古屋・福岡に拠点を持つ中小企業で、顧問社労士の支援を受けている事例も紹介しますので、実務に直結する内容になっています。

欠勤時の給与計算：制度と基本知識

1. 欠勤とは？

労働義務がある日に出勤しなかった状態を「欠勤」と呼びます。以下のように分類されます：

• 有給欠勤：年次有給休暇など、賃金が発生する欠勤
• 無給欠勤：私用や体調不良などで、賃金が発生しない欠勤

この記事では特に「無給の欠勤」に絞って給与計算を解説します。

2. 欠勤控除の考え方

正社員の給与は多くの場合「月給制」ですが、月給＝欠勤しても満額支給ではありません。無断欠勤や私的な理由での欠勤には、欠勤控除（ノーワーク・ノーペイの原則）を適用します。

3. 控除額の計算方法

代表的な算出式は以下の通り：

• 1日あたりの賃金額＝月給 ÷ 月の所定労働日数
• 控除額＝1日あたりの賃金 × 欠勤日数

例：月給30万円、月の所定労働日数が20日の場合、1日あたり15,000円。2日欠勤なら30,000円控除。

4. 就業規則・労働契約の規定確認が必須

欠勤時の給与取扱いは就業規則や労働契約書に明記されている内容が基準となります。特に福岡や名古屋では、規定が曖昧なまま運用され、トラブルになる例も。顧問社労士による規定チェックが有効です。

5. 法律上の注意点

無給控除は原則合法ですが、事前に就業規則などで明記していないと無効とされる可能性もあります。また、社会保険料は欠勤日数にかかわらず発生する点にも注意が必要です。

企業が実践すべき給与計算アクション8選

• 1. 欠勤控除ルールを就業規則に明記する
  曖昧なルールはトラブルのもと。大阪のE社では明文化で社員の納得度が向上。
• 2. 労働契約書にも欠勤時の取扱いを記載
  入社時の合意があれば、後のトラブルも回避できます。
• 3. DXツールで勤怠と給与を連携させる
  東京のF社はクラウド給与計算ソフトを導入し、欠勤データの自動反映で作業負担を70%削減。
• 4. 欠勤理由ごとに支払い有無を区別する
  私用、病気、育児、介護などで対応が異なるため、ルール化しておくとスムーズです。
• 5. 年次有給休暇の残日数管理を徹底
  欠勤と有給を混同して処理しないよう、残数の可視化が重要。
• 6. 欠勤が続く場合は給与減額の上限に注意
  労働基準法では制限があります。顧問社労士との相談を。
• 7. 欠勤が多い社員への面談体制を整備
  福岡のG社では月1回の総務面談を導入し、無断欠勤がゼロに。
• 8. 手続きと計算根拠を文書化・保存
  名古屋のH社では、全ての控除に対して通知文書を発行し、従業員との信頼性を確保。

よくある質問Q&A

Q. 欠勤が1日でもあると保険料はどうなる？

A. 社会保険料は日割りされず、月単位で満額発生します。1日欠勤でも保険料には影響ありません。

Q. 欠勤でも基本給は保証される？

A. 無給欠勤に対しては、日割りで差し引くのが一般的です。就業規則の規定に基づいて処理します。

Q. 有給休暇と欠勤の違いは？

A. 有給は給与が支払われる法定休暇で、欠勤は無給扱いとなるのが基本です。ただし、誤って有給を欠勤扱いにすると労働者トラブルの原因になります。

Q. 欠勤控除で給与が最低賃金を下回ったら？

A. 控除後の時間当たり賃金が最低賃金を下回る場合、違法となる可能性があります。慎重な計算が必要です。

まとめ

正社員の欠勤が発生した場合、就業規則や労働契約に基づき、正確に給与計算することが求められます。欠勤控除の根拠や計算式、法的制限を理解し、勤怠管理と給与計算のDX化でミスを防ぎましょう。

大阪・東京・福岡・名古屋などの企業では、顧問社労士のサポートを受けながら給与計算のルール整備を進める企業が増えています。企業の信頼性と従業員満足度の両立のために、今こそ欠勤時の給与処理を見直しましょう。