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給与計算は正確性とスピードが命！プロから見た改善ポイントを解説！～チェック編～
大阪市中央区難波（御堂筋線なんば駅徒歩1分）で社労士事務所を構える
社会保険労務士法人渡辺事務所（相談顧問・給与計算代行・就業規則作成・助成金申請のプロ）スタッフです！
さて、前回のコラムでは、給与計算のファーストステップである「勤怠」の部分について、よくある改善ポイントを解説いたしました。
それを踏まえて今回は、給与計算の生産性を大きく左右する「チェック工程」についてお伝えします。
給与計算の生産性はチェック工程で大きく差がつく
月々の給与でミスが起こると、会社と従業員の信頼関係が揺らいだり、従業員自身の労働へのモチベーション低下に繋がってしまうことがあります。業界内で人材の取り合いになるような業種ですと、「〇〇という会社は給与計算にミスが多くて管理がずさん」などという噂になってしまい、よい人材が採用しにくくなるケースもよく聞きますね。
そのようなことが起こらないように、給与計算においてまず重視すべきは「ミスなく計算出来ていること」です。では、ミスはどんな時に起きるのでしょうか？
それは、ごく稀に起こる給与計算ソフトのバグを除けば、99％はヒトが原因です。
- ■給与額を誤入力してしまった
- ■ちゃんとチェックしたつもりだったのにうっかり見落としてしまった
- ■昇給の連絡が給与計算担当者に伝わっておらず給与に反映されていなかった
- ■法律や制度を正しく理解していない人が給与計算していた
これらのミスを防ぐためにどうするかと聞かれたときに、
「もっと集中してしっかり見ます！」「頑張ります！」というのはナンセンスです。（当たり前ですが）
人間誰しもミスをしてしまうことがあるのですから、それをヒトの力でガムシャラにやっても結局ミスのリスクは残ったままになります。
改善ポイント１：目視チェックはNG マクロ等を活用！
ですので、ヒトが引き起こすミスは、 VBA（Excelのマクロ機能）や、エクセル関数を活用して、 なるべくヒト以外の手段で潰していきましょう。
もし給与計算ソフトを使って給与計算を行っているのであれば、計算結果をCSVデータで出力し、例えば昇給リストや歩合給の計算データといった、計算の元となるデータと突合しましょう。
目視チェックを極力減らすことで、見落としのリスクが無くなるのに加え、チェック時間もぐっと短縮できます。
エクセルを使って作業時間を短縮することは決して手抜きではありません。
その分、他部署との連絡洩れなど、エクセルではチェックできないミスの原因を潰す時間に充てれば、より正しい給与計算に近づきます。
改善ポイント２：属人化はNG チェックリストのマニュアル化
我々に給与計算をアウトソーシングいただく会社では、給与計算業務が担当者に属人化してしまっているケースが よく見受けられます。
属人化していると、その給与計算担当者が急な病気・退職となった場合に、確実に混乱に陥ります。これは給与計算や人事労務以外にも共通することですが、属人化は会社経営にとって大きなリスクといえます。
また、 経験値によってチェックするポイントがバラバラだと、確実に穴となりミスに繋がります。
実際、我々は給与計算に関与する担当者は必ず２人以上にし、万が一も想定して日頃からチェックリストに基づいたチェック体制を構築しています。
まとめ
２回のコラムに分けて、給与計算の生産性をあげる取り組みの事例について、取り上げてみました。
た読んでくださった方の中には、こんなの当たり前だと思われた方もいらっしゃると思います。おっしゃる通り、 我々も実践しているこれらの取り組みは、ミスなく従業員の手元に給与を支給するために当たり前にすべきことばかりです。それでも、当たり前のことを当たり前に出来ていない会社は意外と多いと日々感じます。
月々支給される給与は従業員の生活の基盤となり、インフラと同様に当たり前に正しく提供されるという期待が前提にあるからこそ、その給与にミスがあれば、気に会社に対する不満に繋がります。
もし、ミスの改善に限界を感じているという方がいらっしゃれば、ぜひ我々のような給与計算のプロを頼ってみてくださいね。
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