従業員数が数十名から100名規模の中小企業や急成長中のベンチャー企業において、採用から労務管理、制度設計、メンタルヘルス対応まで、すべての人事業務をたった一名で担当する「一人人事」という体制は珍しくありません。経営資源が限られる中で、この体制はコスト削減の観点からは合理的と捉えられがちですが、実務の現場は常に薄氷を踏むような状況にあります。

「日々の手続きに追われて本来やるべき採用戦略や制度企画に手が回らない」「誰にも相談できず、法的な判断に自信が持てない」。このような悲痛な叫びが多くの担当者から上がっています。一人人事は、単なる「忙しさ」の問題にとどまらず、企業の存続に関わる重大な労務リスクを内包しています。

本記事では、一人人事が陥りやすい具体的な労務トラブル事例を深掘りし、その背景にある構造的な原因を分析します。その上で、今日から取り組める業務効率化の手法や、外部リソースを活用したリスク回避策など、持続可能な労務管理体制を構築するためのロードマップを解説します。

一人人事労務の現状と潜在リスク：なぜ多忙を極めるのか？

現在、多くの企業で一人人事が「回らない」状況に陥っている背景には、労働環境の複雑化と法改正の頻発があります。かつての人事業務は、給与計算や入退社手続きといった定型業務が中心でしたが、近年は働き方改革関連法の施行、育児・介護休業法の改正、ハラスメント防止対策の義務化など、企業に求められるコンプライアンス要件が急速に高度化しています。

一人人事の担当者は、日々のルーチンワークをこなしながら、これら最新の法規制をキャッチアップし、社内規定を改定し、従業員への周知を行わなければなりません。加えて、労働人口の減少に伴う採用難易度の上昇により、採用活動にかかる工数も肥大化しています。その結果、業務量は個人の処理能力を超え、常にオーバーフロー状態が常態化してしまうのです。

この状況には、担当者一人の健康リスクだけでなく、企業全体のリスク管理における重大な欠陥が潜んでいます。「担当者が倒れたら、給与が止まる」「誰もパスワードを知らないシステムがある」といった属人化のリスクは、企業の事業継続計画（BCP）の観点からも看過できない問題です。

【典型事例】一人人事が陥りやすい労務トラブルの具体例

多忙を極める一人人事の現場では、どのようなトラブルが現実に起きているのでしょうか。ここでは、業種や規模を一般化した典型的なケースを紹介します。

ケース1：法改正対応の遅れによるコンプライアンス違反

ある製造業の中小企業では、育児・介護休業法の改正内容を把握していたものの、日々の業務に追われ、就業規則の改定と従業員への周知を後回しにしていました。その結果、従業員から育児休業の取得申し出があった際に、改正法に基づいた意向確認や環境整備が行われておらず、「会社は法律を守っていない」と労働基準監督署に通報される事態となりました。担当者の知識不足ではなく、実行する時間が物理的に確保できなかったことが原因です。

ケース2：給与計算ミスと未払い残業代の発生

IT系ベンチャー企業での事例です。フレックスタイム制や固定残業代制など複雑な賃金体系を採用していましたが、勤怠管理システムの設定が追いつかず、担当者がExcelで手作業による集計を行っていました。ある時、深夜労働の割増率計算に誤りがあることが発覚。過去2年分に遡って全従業員の再計算と差額支給を行うことになり、その対応に追われた担当者が休職に追い込まれました。

ケース3：メンタルヘルス不調への初動対応ミス

サービス業の現場において、ある従業員から「体調が悪く休みがちだ」という相談を受けていたにもかかわらず、担当者が採用面接などで多忙を極めていたため、産業医との面談設定などの対応が遅れました。その後、当該従業員はうつ病と診断され休職。会社としての安全配慮義務違反を問われる可能性が生じ、復職支援プログラムの不備も露呈するなど、対応が後手に回ったことで問題が長期化・深刻化したケースです。

「回らない」を生む構造的要因：一人人事労務の根本原因を深掘り

一人人事がトラブルを引き起こすのは、決して担当者の能力不足ではありません。そこには、「一人」という体制そのものが抱える構造的な要因が存在します。

• ダブルチェック体制の欠如：業務を一人で完結させるため、単純な入力ミスや法解釈の誤りに気付く機会がありません。誰からも指摘されないまま誤った運用が定着し、トラブルが発覚した時には手遅れになっているケースが多々あります。
• 業務範囲の無限拡大と曖昧さ：「総務」「経理」「労務」の境界が曖昧で、備品管理から株主総会対応まで、ありとあらゆる「人に関連する雑務」が一人人事の元に集まります。コア業務に集中できない環境が、慢性的な時間不足を生み出しています。
• 相談相手の不在と精神的孤立：センシティブな個人情報や経営に関わる情報を扱うため、社内の他部署の人間に相談することができません。「分からないことがあっても誰にも聞けない」という精神的負担が、判断の遅れや迷いを招きます。
• アナログな業務プロセスの残存：システム投資の優先順位が低く、紙やExcelでの管理が続いていることも要因です。手作業による転記や確認作業が膨大な時間を奪い、ミスを誘発する温床となっています。

未解決の労務トラブルが招く企業への甚大な影響

一人人事の現場で発生した小さなほころびは、放置されることで企業全体を揺るがす甚大な被害へと拡大します。

金銭的損失と法的制裁

未払い残業代の支払いや、不当解雇などを巡る訴訟リスクは、企業経営に直接的な打撃を与えます。また、労働基準監督署からの是正勧告を受けた場合、対応にかかる弁護士費用やバックオフィス業務のコストも莫大になります。助成金の申請漏れなども含めれば、逸失利益も計り知れません。

企業ブランドと信用の毀損

現代において、労務トラブルの情報はSNSや口コミサイトを通じて瞬時に拡散します。「法令遵守の意識が低い会社」「労務管理がずさんなブラック企業」というレッテルを貼られれば、採用活動において致命的なダメージとなります。既存の取引先からの信用低下を招き、契約解除に至るリスクもゼロではありません。

組織崩壊と従業員の離職連鎖

最も恐れるべきは、従業員のエンゲージメント低下です。「給与計算すら間違える会社」「相談しても対応してくれない人事」に対して、従業員は不信感を募らせます。優秀な人材ほど見切りをつけて退職し、残された従業員にさらなる負荷がかかるという、負のスパイラルによる組織崩壊を招きかねません。

業務効率化から戦略的アプローチまで：一人人事労務の改善策

一人人事の限界を突破し、トラブルを回避するためには、精神論ではなく具体的な業務改善と戦略的なアプローチが必要です。ここでは、即効性のある改善策を提示します。

1. 業務の棚卸しと可視化

まずは、自分が担当している業務をすべて書き出し、「コア業務（採用面接、制度設計など）」と「ノンコア業務（データ入力、備品発注など）」に分類します。業務にかかる時間を計測し、何がボトルネックになっているかを可視化することで、効率化の優先順位が見えてきます。

2. 業務プロセスの標準化とマニュアル作成

属人化を防ぐために、定期的な業務（給与計算、入社手続き）の手順をマニュアル化します。簡単なチェックリストを作るだけでも効果があります。これにより、繁忙期に他の社員へ一部業務を依頼したり、将来的にアウトソーシングしたりする際の基盤となります。

3. 「やらないこと」を決める優先順位付け

すべての業務を完璧にこなすことは不可能です。「重要度」と「緊急度」のマトリクスを用いて、法的リスクの高い業務を最優先とし、影響の少ない業務は簡素化するか、廃止する決断も必要です。例えば、過剰な社内イベントの運営などは見直しの対象になります。

4. 経営層へのリスク提示とリソース交渉

「忙しい」と訴えるだけでは経営層は動きません。「このままでは法改正対応ができず、最大〇〇万円の罰則リスクがある」など、具体的な数値とファクトを用いて現状を説明し、システム導入予算やアウトソーシング費用の決裁、あるいは兼務者の配置などを交渉します。

トラブルを未然に防ぐ！効果的な予防策とチェックポイント

トラブルが発生してから対応するのではなく、未然に防ぐための予防策を講じることが重要です。以下のチェックポイントを定期的に確認しましょう。

• 年間スケジュールの策定：算定基礎届、年末調整、36協定の更新など、年間の定例業務をスケジュール化し、繁忙期を予測しておくことで、突発的な業務にも余裕を持って対応できます。
• 法改正情報の自動収集ルート確保：厚生労働省のメールマガジン登録や、人事労務専門メディアのRSS購読など、自ら探しに行かなくても情報が入ってくる仕組みを作ります。
• 従業員相談窓口の明確化：ハラスメントやメンタルヘルスに関する相談窓口を社内外に設置し、従業員に周知します。早期発見ができれば、大きなトラブルへの発展を防げます。
• 第三者による定期監査の導入：年に一度でも良いので、外部の専門家に就業規則や運用のチェックを依頼し、自分では気づかないリスクを洗い出してもらう機会を設けます。

外部専門家活用とデジタル化推進：持続可能な労務管理体制の構築

一人人事の負担を根本的に解決するには、「一人で抱え込まない」体制への転換が不可欠です。テクノロジーと外部の専門知を組み合わせることで、持続可能な労務管理が可能になります。

HRテック・クラウドシステムの導入

勤怠管理、給与計算、社会保険手続きなどをクラウドシステムで連携させれば、手入力や転記作業を劇的に削減できます。最新の法改正にもシステム側で自動対応してくれるため、コンプライアンスリスクも低減します。初期コストはかかりますが、ミスの防止と工数削減効果を考えれば、投資対効果は非常に高いと言えます。

アウトソーシング（BPO）の戦略的活用

給与計算や社会保険手続きといった「正解が決まっている定型業務」は、思い切って外部に委託（アウトソーシング）することを検討すべきです。専門業者に任せることで、担当者は社員のケアや採用活動といった、人間にしかできないコア業務に集中できるようになります。

社会保険労務士との顧問契約

「一人」であっても「独り」にならないために、社会保険労務士をパートナーとして活用しましょう。複雑な法的判断が必要な場面や、従業員トラブルの初期対応において、プロのアドバイスを即座に受けられる体制は、精神的な支えとしても非常に大きな意味を持ちます。

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まとめ

一人人事の労務トラブルは、担当者の怠慢ではなく、構造的な業務過多や仕組みの不備から生じます。給与計算ミスや法改正対応の遅れといった事例は、どの企業でも起こり得る現実的なリスクです。

この状況を打破するためには、現状の業務を可視化し、システム導入やアウトソーシングによって「抱え込まない仕組み」を作ることが急務です。一人で全てを解決しようとせず、外部の力も借りながら、戦略的に労務管理体制を再構築していくことが、結果として会社と従業員を守ることにつながります。