特定技能ビザ申請でよくある中小企業の悩みと課題

大阪、東京、福岡、名古屋といった日本各地の中小企業の経営者や総務担当者の皆さま、外国人雇用を検討・実施する中で「特定技能ビザ申請の手続きが複雑でわからない」「どのような書類を揃えればいいのか不安」「申請に時間がかかって採用スケジュールが滞っている」などの悩みはありませんか？

特定技能ビザは、深刻な人手不足を背景に創設された在留資格で、介護や建設、宿泊業など14分野に特化していますが、申請の際には業種ごとの試験合格や多様な書面の準備が必要です。初めて取り組む企業にとって、その取得プロセスの壁は決して低くありません。

本記事では、大阪難波の登録支援機関として登録されている社会保険労務士事務所が、特定技能ビザ申請の基礎から申請手順、注意点、そして申請後のフォローアップに至るまで詳しく解説します。東京、福岡、名古屋の企業様にも役立つ情報を盛り込み、スムーズな外国人雇用を実現するためのポイントをお伝えします。読み進めることで、特定技能ビザ申請の不安や疑問を解消し、安心して外国人雇用を推進する道筋が見えてきます。

特定技能ビザ申請の基本知識と背景

特定技能ビザは、2019年4月に施行された新しい在留資格で、日本の深刻な人手不足に対応するため、即戦力となる外国人労働者の受け入れを促進することを目的としています。申請可能な業種は介護、建設、農業、宿泊、製造など14分野と限定され、それぞれ専門技能試験と日本語能力試験の合格が求められます。

特定技能ビザは、「特定技能1号」と「特定技能2号」に分かれており、1号は主に単純労働に従事する外国人で、期間は最長5年、一方2号は一定の専門性を持ち長期就労が可能です。福岡の介護事業所が活用したケースでは、試験合格後に適切な申請手続を実施してスムーズに採用できた事例があります。

申請は単に書類を揃えるだけでなく、求人企業の体制や法令遵守の状況なども審査対象となり、就労条件が基準に合っているかのチェックもあります。誤解されがちですが、特定技能ビザ申請は単なる形式的手続きではなく、企業の運営体制そのものが問われるため、計画的な準備と専門家の支援が不可欠です。

中小企業が実践すべき特定技能ビザ申請の8つの具体的行動

1. 対象業種・職種を正確に確認する
   理由：特定技能ビザは14業種に限定されているため誤認防止。
   方法：法務省や入管局の最新リストを確認し、適用業種と照合する。
   効果：申請ミスを防ぎスムーズな許可取得に繋がる。
   事例：名古屋の建設業K社は対象職種の判別ミスを防ぎ無事申請通過。
2. 外国人候補者が技能試験と日本語試験を合格しているか確認
   理由：試験合格が申請の前提条件。
   方法：試験結果通知や資格証明書の提出を求める。
   効果：不適格者の申請を防ぎ許可率が向上。
3. 必要提出書類の一覧作成と漏れ防止対策
   理由：書類不備は審査遅延や不許可を招く。
   方法：チェックリストで履歴書、契約書、試験合格証明、登録支援機関の証明などを確実に揃える。
   効果：申請の円滑化と迅速な許可取得が期待できる。
4. 登録支援機関の活用と連携強化
   理由：支援計画の策定や人材受け入れ体制構築で必須。
   方法：社労士などの専門家と連携し支援業務を委託。
   効果：法的コンプライアンスの担保と受け入れ後のフォローが可能。
5. 雇用契約や労働条件が基準を満たしているか確認
   理由：劣悪な条件は許可の妨げになるため。
   方法：最低賃金の順守や就業時間、福利厚生を適正に設定。
   効果：外国人労働者の定着率と法令順守の確保。
6. 申請書類の正確な記入と誤記訂正
   理由：記載ミスは審査官の不信や不許可の原因。
   方法：複数回のチェックと専門家のレビューを行う。
   効果：ミスを最小化し申請成功率を高める。
7. 申請後の入管からの連絡に迅速対応する体制づくり
   理由：追加資料提出や問い合わせには速やかに対応すべき。
   方法：社内窓口の明確化と連絡網整備。
   効果：申請遅延防止と信頼感の構築。
8. 在留期間満了前の早期更新手続きを実施
   理由：更新忘れは不法就労認定につながるため。
   方法：管理ツールで期限を管理し余裕を持って申請準備。
   効果：安定した継続雇用の実現。
9. やってはいけない行動：自己判断で書類を省略する
   理由：書類の一部でも欠落すると申請は不許可になりやすい。
   方法：不明な点は必ず専門家に相談し、省略せずに全資料を準備すること。
   効果：安心して申請でき、トラブルを避けられる。

よくある質問Q&A：特定技能ビザ申請編

Q1. 特定技能ビザの申請手続きはどのくらい時間がかかりますか？

A. 通常は1ヶ月から3ヶ月程度ですが、申請状況や審査の混雑状況により変動します。余裕を持って準備を行いましょう。

Q2. 登録支援機関はどのように選べばいいですか？

A. 申請分野の経験が豊富で対応実績がある社労士事務所や専門機関を選ぶことが重要です。登録証や口コミも参考にしてください。

Q3. 試験不合格の場合、申請はできませんか？

A. 特定技能ビザ申請には必須の試験合格が条件です。もし不合格の場合は試験対策を見直し再挑戦する必要があります。

Q4. 申請書類を自分で作成しても問題ないでしょうか？

A. 可能ですが、書類のミスや書き方の誤りによる不許可リスクが高いです。専門家に依頼すれば確実で安心です。

まとめ：特定技能ビザ申請は計画的な準備と専門家の支援で成功を掴もう

特定技能ビザ申請は中小企業にとって外国人労働者受け入れの重要な一歩です。大阪、東京、福岡、名古屋の企業に共通するのは、制度理解の不足や書類準備の煩雑さという課題。これらを克服するには、申請要件を正しく理解し、必要な書類を厳密に揃え、登録支援機関や社労士事務所と連携を深めることが不可欠です。申請後も期限管理や迅速対応を徹底し、安定的な雇用環境を築きましょう。まずは専門家に相談し、一歩ずつ確実に進めていくことをお勧めします。