毎月の給与計算と有給管理に追われる総務担当者様へ

「また今月も有給の計算でミスしてしまった…」「従業員から有給について質問されても、法律が複雑でうまく答えられない」そんな悩みを抱えていませんか？

100名規模の企業では、年次有給休暇の管理は想像以上に複雑になります。雇用形態も多様で、パートタイマーから正社員まで、それぞれ異なる付与日数や取得ルールを適用しなければなりません。しかも2019年の法改正により、年5日の取得義務も加わり、違反すれば罰則の対象となってしまいます。

本記事では、全国対応のHR BrEdge（エイチアールブレッジ）社会保険労務士法人が、100名規模企業の経営者・総務担当者が押さえるべき年次有給休暇の完全対応法を解説します。法改正への対応から実務上の疑問まで、明日からすぐに使える情報をお届けします。

年次有給休暇の基本制度と100名規模企業が陥りがちな落とし穴

年次有給休暇とは、労働基準法第39条に基づき、一定の条件を満たした労働者が給与を減額されることなく取得できる休暇です。多くの総務担当者が「基本的な制度だから大丈夫」と思いがちですが、実は100名規模の企業ほど複雑な問題を抱えています。

付与の基本ルールと計算方法

有給休暇は、雇入れ日から6か月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合に付与されます。正社員（週5日勤務）の付与日数は以下の通りです：

勤続年数	付与日数
6カ月	10日
1年6カ月	11日
2年6カ月～6年6カ月以上	12日～20日（段階的に増加）

パートタイム労働者には比例付与が適用され、週3日勤務の従業員なら6か月経過時に5日間が付与されます。

100名規模企業でよくある誤解

出勤率の計算で混乱するケースが頻発しています。出勤率は「（実際の出勤日数÷全労働日数）×100」で算出しますが、有給休暇取得日や会社都合の休業日は「出勤したもの」として扱う一方で、欠勤や労働者都合の無給休暇は含まれません。

経営者の視点では、「休んでいるのに出勤扱いになるのはおかしい」と感じるかもしれませんが、これは法律で定められた計算方法です。総務担当者にとっては、この計算を毎月正確に行うことが、給与計算と同じく重要な業務となります。

2019年法改正の重要ポイント

2019年4月から「年5日取得義務」が導入され、企業は有給休暇を取得させる義務を負いました。違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があり、従業員一人につき一件として扱われるため、100名企業では最大3,000万円の罰金リスクも考えられます。

この法改正により、単なる手続き業務だった有給管理が、経営リスク管理の重要な要素となったのです。

今すぐ実践できる有給休暇管理の改善策と成功事例

100名規模の企業が有給休暇管理を効率化するには、仕組み化とDX（デジタルトランスフォーメーション）の活用が不可欠です。以下、実際の成功事例と改善手順をご紹介します。

システム導入による劇的改善事例

製造業A社（従業員120名）の場合：
導入前は総務担当者2名が毎月20時間以上を有給管理に費やしていました。エクセルで個別管理していたため、付与日がバラバラの従業員の取得状況把握に時間がかかり、5日取得義務の確認も年末に慌てて行う状況でした。

システム導入後は、月次の管理時間が5時間程度に短縮され、リアルタイムで取得状況を把握できるように。特に、取得義務対象者の自動抽出機能により、年末の駆け込み取得を防げるようになりました。

IT企業B社（従業員98名）の場合：
多様な雇用形態（正社員、契約社員、パートタイマー）を抱える中で、比例付与の計算ミスが頻発していました。顧問の社労士と連携し、就業規則の見直しと併せてシステムを導入。計算ミスがゼロになり、従業員からの問い合わせも8割減少しました。

段階的改善の具体的手順

ステップ1：現状把握（1週間）
・全従業員の有給付与状況をリスト化
・取得義務対象者（年10日以上付与者）の特定
・現在の取得率と未取得者の洗い出し

ステップ2：ルール整備（2週間）
・就業規則の有給関連条文の見直し
・申請方法の統一（書面、メール、システムなど）
・計画的付与制度の検討

ステップ3：運用改善（1か月）
・月次チェック体制の構築
・従業員への周知・教育
・取得促進策の実施

失敗例から学ぶ注意点

小売業C社（従業員150名）の失敗例：
「システムを導入すれば解決する」と考え、運用ルールを整備せずにシステムだけ導入した結果、従業員が使い方を理解できず、結局手作業に戻ってしまいました。システム導入は手段であり、運用ルールの整備が最重要であることを痛感した事例です。

総務担当者にとっては、新しいシステムの習得負担も軽視できません。経営者は、システム導入時の教育期間と習得時間を十分に確保することが成功の鍵となります。

アウトソース vs 内製化の判断基準

100名規模では、給与計算とセットで社労士にアウトソースするか、内製化するかの判断が重要です。月次の給与計算工数が30時間を超える場合や、助成金申請も併せて検討している場合は、アウトソースによる効率化メリットが大きくなります。

よくある疑問をQ&A形式で解決

Q1：従業員が有給を取りたがらない場合、会社はどう対応すべき？

A： 経営者としては、取得義務違反のリスクを回避するため、積極的な働きかけが必要です。「取得しないのは本人の自由」ではなく、会社が取得させる義務があることを理解しましょう。総務担当者は、個別面談や計画的付与制度の活用により、確実な取得を促進できます。

Q2：LINEやSlackでの申請に対応すべき？

A： 多くの企業でコミュニケーションツールが多様化していますが、労務管理の証跡として書面またはシステムでの記録が重要です。LINEで受付けても、最終的にはシステムや書面での記録を残すルールを整備することをお勧めします。

Q3：半日有給の取り扱いで注意すべき点は？

A： 半日有給は0.5日として年5日取得義務にカウントできます。ただし、半日有給取得後の残業は通常通り残業時間として計算されるため、給与計算での混乱を避けるため、事前に就業規則で明確化しておくことが重要です。

適切な有給管理で従業員満足度と経営安定性を両立

年次有給休暇の適切な管理は、法的リスクの回避だけでなく、従業員の満足度向上と優秀な人材の定着にも直結します。100名規模の企業では、一人ひとりの状況に応じたきめ細かな対応が求められる一方で、効率的な運用システムの構築も欠かせません。

特に、DXの推進や業務効率化を検討されている経営者の方には、有給管理のシステム化は格好の第一歩となります。給与計算から手続き業務まで、包括的な労務管理体制の見直しを通じて、総務部門の生産性向上と法的リスクの軽減を同時に実現できるのです。

もし現在の有給管理に不安を感じていらっしゃるなら、今すぐ専門家にご相談ください。全国対応のHR BrEdge社会保険労務士法人では、貴社の状況に応じた最適な解決策をご提案いたします。まずはお気軽に無料相談をご利用ください。