特定技能制度の拡大に伴い、多くの企業様から「外国人従業員のために就業規則を翻訳する必要があるのか？」というご相談を頻繁にいただきます。法律上の義務範囲と実務上のリスク管理の境界線が曖昧で、対応に悩まれる人事担当者様も少なくありません。

結論から申し上げますと、労働基準法そのものには「翻訳義務」の明文規定はありませんが、実質的な「周知義務」を果たすためには、日本語能力に応じた対応が不可欠です。本記事では、特定技能外国人の雇用に強い社会保険労務士が、就業規則の翻訳に関する法的解釈、機械翻訳の活用リスク、そしてコンプライアンスを守るための実務的な最適解について、Q&A形式で詳しく解説します。

Q1. 外国人雇用において、就業規則の翻訳は法律上の義務ですか？

【結論】法律上の明文規定で「翻訳」そのものは義務付けられていませんが、実質的な「周知」がなされていないと判断されるリスクが高いです。

労働基準法第106条では、就業規則を従業員に「周知」させる義務を定めています。ここで重要なのは、単に備え置くだけでなく、従業員がその内容を「知ろうと思えばいつでも知ることができる状態」かつ「内容を理解できる状態」にあるかという点です。

日本語が読めない外国人従業員に対して、日本語のみの就業規則を渡したとしても、実質的に内容を理解できないため、「周知義務を果たしていない」とみなされる可能性が極めて高いのが実情です。

実際の顧問先では、以下のように運用を分けて判断するケースが多いです。

• 日本語能力が高い（N1〜N2レベル）場合：
  日本語の就業規則のみでも、丁寧に説明を行えば周知義務を果たしたと言える可能性が高いです。
• 日本語能力が不十分な場合：
  母国語への翻訳、あるいは「やさしい日本語」での補助資料がないと、周知義務違反を問われるリスクがあります。

一方で、全条文を一字一句翻訳することまでが法的に強制されているわけではありません。重要なのは「内容の理解」ですので、実務上は重要箇所の抜粋翻訳や口頭説明の記録化などで対応することもあります。

Q2. 特定技能外国人の場合、制度上「母国語での翻訳」は必須条件ですか？

【結論】特定技能制度においては、雇用契約書や労働条件通知書は母国語（または理解できる言語）での提供が義務ですが、就業規則全文の翻訳までは必須要件ではありません。

特定技能制度の運用要領では、入国前および雇用契約締結時に、労働条件に関する情報を「外国人が十分に理解できる言語」で提供することが求められています。これには雇用契約書（労働条件通知書）が含まれますが、就業規則そのものの全訳添付までは明記されていません。

しかし、実務上は以下の点に注意が必要です。

• 労働条件通知書と就業規則の連動：
  労働条件通知書に「詳細は就業規則による」と記載がある場合、その参照先である就業規則の内容が理解できなければ、契約内容を理解したことになりません。
• 事前ガイダンスでの説明：
  特定技能の要件である「事前ガイダンス」において、労働条件の説明義務があります。この際、就業規則に基づくルールを説明する必要があるため、事実上の翻訳資料や通訳が必要となります。

これまで多くの企業を支援してきた中で、特定技能外国人とのトラブルの多くは「聞いていない」「理解していなかった」という認識のズレから生じています。制度上の最低ライン（契約書の翻訳）だけで済ませず、就業規則の主要部分についても母国語またはやさしい日本語で資料化することをお勧めします。

Q3. 翻訳していない就業規則は、外国人従業員に対して法的効力を持ちませんか？

【結論】内容を理解できない言語のまま放置されていた場合、その就業規則の規定（特に懲戒や不利益事項）が無効と判断される可能性が高いです。

過去の判例（フジ興産事件など）においても、就業規則が法的効力を持つためには「実質的な周知」が前提とされています。外国人従業員が日本語を解さないにもかかわらず、翻訳等の配慮を一切行わずに適用しようとした場合、その拘束力が否定されるリスクがあります。

具体的には以下のような判断基準となります。

• 効力が認められにくいケース：
  入社時に日本語の規則を渡しただけで、内容の説明も通訳も一切行わず、後に「規則違反」として懲戒処分を行おうとする場合。
• 効力が認められる可能性が高いケース：
  全文翻訳はなくとも、採用時に通訳を介して重要事項（禁止事項や解雇事由）を詳細に説明し、本人がその内容を理解した旨の署名をしている場合。

一方で、日本で働く以上は「日本の法律や職場のルールに従う」という合意も重要です。実務では、翻訳の有無だけでなく「理解させるための努力を会社が尽くしたか」が争点になります。

Q4. 翻訳を怠ったことで、実際にどのような労務トラブルや損害賠償リスクが発生しますか？

【結論】不当解雇や未払い賃金の請求、さらには損害賠償請求に発展し、企業側が敗訴または高額な和解金を支払うケースが発生しています。

翻訳や適切な説明を怠ったことに起因するトラブルは、主に「認識の不一致」から生じます。特に以下の3つのパターンが実務上よく見られます。

• 懲戒解雇の無効：
  「無断欠勤が続いたので解雇した」と主張しても、欠勤の連絡ルールや懲戒規定が母国語で周知されていなければ、「ルールを知らなかった」と反論され、不当解雇として訴えられるリスクがあります。
• 残業代や控除のトラブル：
  給与計算のルール（変形労働時間制や各種控除）が伝わっておらず、「約束した給与より少ない」と労基署に駆け込まれるケースです。就業規則（賃金規程）の根拠が理解されていないことが原因です。
• 安全衛生上の事故と賠償：
  安全ルールが伝わっておらず労働災害が発生した場合、企業の安全配慮義務違反が問われ、多額の損害賠償を請求される可能性があります。

実際の顧問先でも、「翻訳コストを惜しんだ結果、トラブル対応でその何倍もの費用と時間がかかった」という事例は後を絶ちません。翻訳は単なる福利厚生ではなく、企業防衛のための投資と捉えるべきです。

Q5. 「やさしい日本語」と「外国語翻訳」、実務的にはどちらが有効ですか？

【結論】多国籍な現場であれば「やさしい日本語」への書き換えが汎用性が高く有効ですが、権利義務に関わる重要部分は「母国語翻訳」との併用がベストです。

「やさしい日本語」とは、日本語能力試験N3〜N4レベルの外国人が理解できるように、難しい語彙や言い回しを平易にしたものです。

やさしい日本語のメリット：
ベトナム、インドネシア、フィリピンなど多国籍な従業員がいる場合、言語ごとに翻訳版を作るコストを削減できます。また、特定技能外国人は一定の日本語能力を持っているため、共通言語として機能しやすいです。

実務上の使い分け：

• 日常的な服務規律・マナー：
  「やさしい日本語」で図解などを交えて作成するのが効果的です。ニュアンスが伝わりやすく、現場でのコミュニケーションも円滑になります。
• 懲戒・解雇・賃金などの重要条項：
  誤解が許されない権利義務に関わる部分は、母国語翻訳（または通訳同席での説明）を強く推奨します。「やさしい日本語」では法的な厳密性が薄れる恐れがあるためです。

一方で、専門用語が多い就業規則をそのまま翻訳すると、母国語であっても難解で読まれないことがあります。まずは原文を「やさしい日本語」に噛み砕き、それを翻訳するというステップを踏む企業が増えています。

Q6. 機械翻訳（Google翻訳など）を使って就業規則を作成しても問題ありませんか？

【結論】無料の機械翻訳をそのまま公式文書として使用するのは極めて危険であり、コンプライアンス違反や誤解を招く原因となるため避けるべきです。

近年のAI翻訳は精度が向上していますが、日本の労働法制特有の用語（「振替休日」と「代休」、「解雇」と「雇い止め」など）を正確に訳し分けることは依然として困難です。

機械翻訳のリスク：

• 法的意味の変質：
  例えば「懲戒解雇」が単なる「契約終了」と訳されたり、「所定労働時間」と「法定労働時間」の区別がつかなくなったりすることで、法的な根拠を失う恐れがあります。
• 誤訳による予期せぬ権利付与：
  意図しない表現により、会社が本来負う必要のない義務を負うような文脈になってしまうリスクがあります。

実務上よくあるケースとして、機械翻訳を下訳として使い、最終的にその言語がわかる専門家やネイティブスタッフ、あるいは翻訳会社にダブルチェックを依頼する方法であれば、コストを抑えつつリスクを低減できます。未チェックの機械翻訳をそのまま「正本」として扱うことだけは絶対に避けてください。

Q7. 外国人従業員への就業規則説明会で、必ず伝えるべき3つのポイントは何ですか？

【結論】「賃金計算と控除の仕組み」「欠勤・遅刻時の連絡ルール」「日本の職場特有の服務規律」の3点は、文化ギャップが大きいため重点的な説明が必須です。

就業規則の全条文を読み上げるのは現実的ではありません。入社時研修や説明会では、特にトラブルになりやすい以下のポイントに絞って説明してください。

• 1. 賃金と控除（手取り額）：
  「額面」と「手取り」の違い、社会保険料や税金がなぜ引かれるのかを丁寧に説明します。ここが理解されていないと不信感の根源になります。
• 2. 勤怠連絡のルール：
  「休むときは誰に、いつまでに、どうやって連絡するか」。SNSでの連絡はOKかNGかなど、具体的な手段まで指定しないと、無断欠勤扱いとなりトラブルに発展します。
• 3. 服務規律と懲戒：
  副業の可否、職場の整理整頓、SNSへの投稿禁止事項など。母国では許されることでも日本では懲戒対象になる行為（例：会社の備品持ち帰りなど）を明確に伝えます。

一方で、一方的に話すだけでなく、「理解度チェックテスト」を実施したり、質疑応答の時間を十分に設けたりすることも重要です。

Q8. 登録支援機関に委託すれば、就業規則の翻訳や説明もすべて任せられますか？

【結論】登録支援機関の義務は「事前ガイダンス」や「生活オリエンテーション」の実施であり、就業規則の翻訳作成そのものは企業の責任範囲となるのが一般的です。

登録支援機関は、特定技能1号外国人の支援計画を実施する役割を担いますが、就業規則は会社の内部規定であり、その作成・管理権限は会社にあります。

役割分担の整理：

• 企業の責任：
  就業規則の作成、翻訳版（またはやさしい日本語版）の用意、ルールの決定。
• 登録支援機関の役割：
  用意された就業規則や雇用条件書に基づいて、本人に通訳を介して説明を行うこと（事前ガイダンス等）。

ただし、手厚い支援を行う登録支援機関や、我々のような社労士法人が母体となっている機関であれば、就業規則の翻訳サポートや、外国人向けの説明資料作成をオプション業務として請け負う場合もあります。委託契約を結ぶ際に、「どこまでサポートしてくれるか」を明確に確認しておくことが重要です。

Q9. 翻訳コストを抑えつつ、コンプライアンスを守るための実務的な最善策は？

【結論】「重要部分のみの翻訳」と「やさしい日本語版の活用」、そして「説明実施記録の保存」を組み合わせるのが、コストとリスク管理のバランスが取れた最善策です。

すべての規程をプロに翻訳依頼すると数十万円のコストがかかることもあります。中小企業の実務としては、以下のステップでの対応を推奨しています。

• ステップ1：優先順位をつける
  「就業規則本則」と「賃金規程」の重要条項（労働時間、休日、賃金、解雇、懲戒）のみを抜粋し、翻訳またはやさしい日本語化する。
• ステップ2：既存リソースの活用
  厚生労働省が公開している「モデル就業規則（外国語版）」などを参考に、自社のルールと合致する部分を流用し、異なる部分のみ修正・翻訳する。
• ステップ3：同意書の取得
  入社時に母国語またはやさしい日本語で説明を行い、「説明を受け、内容を理解しました」という旨の署名を必ず取得する。

一方で、予算が許すのであれば、一度しっかりとした翻訳版を作成し、法改正のたびに微修正していくのが長期的には最も安心です。企業の規模や外国人の人数に合わせて、最適な方法を選択してください。

まとめ

外国人雇用における就業規則の翻訳は、単なる法的義務の有無だけでなく、労務トラブルを未然に防ぎ、外国人材の定着を促すための重要な施策です。特定技能制度の活用が進む中、コンプライアンス違反による受入れ停止処分などのリスクを避けるためにも、適切な「情報の周知」が求められます。

「機械翻訳で済ませて良いか不安」「どこまで翻訳すれば良いかわからない」という場合は、外国人雇用に詳しい専門家へ相談することをお勧めします。

特定技能・外国人雇用に関する詳しい情報はこちらのブログ一覧もご参照ください。

監修者プロフィール

本記事は、HR BrEdge社会保険労務士法人に所属する特定社会保険労務士・渡辺俊一が監修しています。法人顧問業務を中心に、給与計算、労務相談、就業規則整備など、企業のバックオフィス全体を支える実務に携わってきました。

日常的な労務相談から、制度設計、実務運用、トラブル予防まで、「現場で実際に起こること」を前提とした支援を行っています。特に、従業員100名以上規模の企業における実務の属人化や判断が分かれやすい場面への対応を得意としています。

• 社会保険労務士（登録番号：第27070207号・平成19年11月1日登録・平成24年5月1日特定社会保険労務士付記）
• キャリアコンサルタント（登録番号：16131446・平成28年8月23日登録）
• HR BrEdge社会保険労務士法人 代表社員
• 法人顧問を中心とした労務管理・給与計算の実務支援
• 就業規則・社内ルール整備を含む制度運用支援
• 企業向け労務管理に関する書籍・実務資料の執筆・監修
• 経営者・人事担当者向け研修・セミナー講師実績

制度の解説にとどまらず、「このケースではどう判断すべきか」「どこでトラブルになりやすいか」といった実務上の判断ポイントを重視した情報提供を行っています。