人手不足の解消や海外展開を見据え、「外国人 雇用 手続き」に関心を持つ企業が急増しています。しかし、複雑な在留資格制度や独自の書類作成など、「外国人 雇用 手続き」は日本人採用とは異なるルールが多く、何から始めればよいか戸惑う担当者も少なくありません。

そこで本記事では、外国人雇用の専門家である社会保険労務士が、採用計画から入社後の労務管理まで、実務に必要な全知識を初心者にも分かりやすく解説します。正しい手順を理解し、トラブルのないスムーズな受け入れを実現しましょう。

Q1. 外国人雇用とは？基本を学ぶ最初のステップ

外国人雇用とは、日本国籍を持たない人材を日本の労働法令および出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づいて企業に迎え入れることを指します。近年では少子高齢化による深刻な人手不足を補うだけでなく、社内のダイバーシティ推進や海外進出の足がかりとして、積極的に外国人を採用する企業が増えています。

まず理解すべき基本原則は、「労働者としての権利は日本人と同じ」ということです。労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法などの労働関係法令は、国籍を問わず適用されます。したがって、外国人だからといって不当に低い賃金で働かせたり、劣悪な環境で就労させたりすることは法律で固く禁じられています。

一方で、日本人雇用と決定的に異なるのが「在留資格（ビザ）」の存在です。外国人が日本で働くためには、就労が認められる在留資格を持っていることが絶対条件となります。「外国人 雇用 手続き」の第一歩は、この在留資格制度を正しく理解し、自社の業務内容にマッチした人材を採用できるかを見極めることから始まります。

Q2. 外国人を雇用する際の流れと必要な準備

外国人を雇用する際の手続きは、対象者が「海外にいる場合（呼び寄せ）」と「すでに日本にいる場合（国内採用）」で大きく異なりますが、基本的なフローを把握しておくことが重要です。「外国人 雇用 手続き」の全体像を事前にイメージしておきましょう。

一般的な採用の流れは以下のようになります。

• 募集・選考：求人票を作成し、面接を行います。在留カードの確認はこの時点で行います。
• 内定・契約締結：雇用契約書を取り交わします。ビザ申請に必要なため、採用決定後速やかに行います。
• 在留資格の申請：海外からの呼び寄せなら「在留資格認定証明書交付申請」、国内採用なら「在留資格変更許可申請」などを出入国在留管理局へ行います。
• 就労開始：審査が許可され、在留カードを受け取った後、実際に勤務を開始します。

特に準備が必要なのが、申請から許可までのリードタイムです。審査には通常1ヶ月〜3ヶ月程度かかるため、入社予定日から逆算して早めに動き出す必要があります。また、社内の受け入れ体制として、マニュアルの多言語化や相談窓口の設置なども進めておくとスムーズです。

Q3. 在留資格（ビザ）の種類と確認方法を徹底解説

外国人が日本で働くためには、目的に合った「在留資格」が必要です。就労可能な在留資格は多岐にわたりますが、企業での雇用で特によく扱われるものには以下の種類があります。

• 技術・人文知識・国際業務：エンジニア、通訳、営業、事務職などの専門的・技術的分野。大卒程度の学歴や実務経験が必要です。
• 特定技能：介護、建設、外食業など、人手不足が深刻な特定産業分野での現場業務が可能。相当程度の知識や経験が必要です。
• 技能実習：開発途上国への技能移転を目的とした制度。原則として労働力の需給調整手段として使ってはいけません。
• 身分系資格（永住者、定住者など）：活動に制限がなく、日本人と同様にあらゆる職種で就労可能です。

採用時には、必ず「在留カード」の現物を確認してください。特に重要なチェックポイントは、表面の「就労制限の有無」の欄です。「就労不可」と書かれていても、裏面の資格外活動許可欄に記載があれば、週28時間以内のアルバイトが可能です。「外国人 雇用 手続き」において、不法就労助長罪のリスクを避けるためにも、出入国在留管理庁の「在留カード等番号失効情報照会」サイトを活用し、カードが有効かどうかを確認することを強く推奨します。

Q4. 雇用契約書の重要ポイント｜日本人雇用との違いは？

外国人従業員と結ぶ雇用契約書も、基本的には日本の労働法に基づき作成しますが、トラブルを未然に防ぐために特有の配慮が必要です。最大のポイントは、「言語の壁」を取り払うことです。日本語だけで作成された契約書では、後になって「内容を理解していなかった」という言った言わないの争いに発展する恐れがあります。

そのため、雇用契約書は「母国語」または「英語」との併記で作成するか、翻訳文を添付するのがベストプラクティスです。記載すべき内容は日本人と同様ですが、以下の点に特に注意してください。

• 業務内容：許可された在留資格の範囲内の業務であることを明確に記載します。
• 停止条件付雇用契約：「在留資格が許可されなかった場合、本契約は無効とする」という条項を必ず盛り込みます。
• 帰国時の取り扱い：退職後の帰国費用負担などについて、事前に取り決めがあれば明記します（特定技能など一部の制度では企業負担が義務の場合もあります）。

また、「外国人 雇用 手続き」の一環として、雇用条件通知書（労働条件通知書）も同様に多言語対応を行い、賃金、労働時間、休日などの重要事項を確実に本人が理解している状態でサインをもらうようにしましょう。

Q5. 就業規則の見直しと外国人従業員への配慮

常時10人以上の従業員を使用する事業場では就業規則の作成・届出が義務ですが、外国人を雇用するにあたり、既存の就業規則を見直す必要があるケースもあります。日本の企業文化では「阿吽の呼吸」で済まされていたルールも、文化背景の異なる外国人には通用しません。

具体的には、服務規律や解雇事由などをより具体的かつ明確に記載することが求められます。また、日本の社会保険制度や税金についても、給与からなぜ天引きされるのかを就業規則や付属の説明書で丁寧に解説することが、信頼関係の構築に繋がります。

さらに、宗教や文化への配慮も重要です。例えば、イスラム教徒の従業員のために礼拝のスペースや時間を確保したり、社員食堂で豚肉やアルコールを使わないメニューを用意したりといった柔軟な対応が、職場への定着率を高めます。これらは規則でガチガチに固めるよりも、運用のガイドラインとして整備し、日本人従業員への理解を促す教育も同時に行うのが効果的です。

Q6. 社会保険・労働保険の加入手続きと注意点

「外国人はいつか帰国するから社会保険に入らなくていい」というのは大きな誤解です。外国人労働者であっても、適用事業所で働き、所定の要件（労働時間や契約期間など）を満たす場合は、日本人と同様に社会保険（健康保険・厚生年金保険）および労働保険（雇用保険・労災保険）への加入が義務付けられています。

加入手続き自体は日本人の場合と同じですが、以下の点に注意が必要です。

• 氏名の表記：在留カード通りにアルファベットで登録するか、フリガナをどうするかなど、統一したルールで届け出ます。基礎年金番号がない場合は新規発行の手続きになります。
• 社会保障協定：日本と相手国との間で協定が結ばれている場合、二重加入を免除される特例があります。出身国が協定締結国かどうかを確認しましょう。
• 脱退一時金：厚生年金に6ヶ月以上加入して帰国する場合、支払った保険料の一部が戻ってくる制度があることを本人に説明しておくと安心感を与えられます。

適切な「外国人 雇用 手続き」を行い、社会保険に加入させることは、企業のコンプライアンス遵守を示すだけでなく、外国人従業員が安心して長く働ける環境作りの根幹となります。

Q7. 雇用後の義務！外国人雇用状況届出の提出方法

外国人を雇用したすべての事業主には、雇用対策法に基づき「外国人雇用状況届出」をハローワークへ提出することが義務付けられています。これは、外国人の雇い入れ時と離職時の両方のタイミングで必要となる非常に重要な手続きです。正社員だけでなく、アルバイトやパートも対象となります（特別永住者などを除く）。

提出期限と方法は以下の通りです。

• 雇用保険の被保険者の場合：「雇用保険被保険者資格取得届」または「喪失届」の備考欄に必要事項を記入し、雇い入れの場合は翌月10日までに提出します。
• 雇用保険の被保険者ではない場合：「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」を作成し、雇い入れまたは離職の翌月末日までに提出します。

現在は窓口への持参や郵送に加え、e-Gov等の電子申請も可能です。この届出を怠ったり、虚偽の届出を行ったりした場合は、30万円以下の罰金が科される可能性があります。コンプライアンス違反とならないよう、担当者はカレンダーに期限を登録するなどして確実に履行してください。

Q8. 知っておきたい！外国人雇用でよくあるトラブルとその解決策

準備万端で「外国人 雇用 手続き」を終えても、いざ働き始めると予期せぬトラブルが発生することがあります。よくある事例としては、「無断欠勤・失踪」「契約内容の認識相違」「日本人社員との人間関係の悪化」などが挙げられます。

失踪や早期離職の多くは、職場での孤立やコミュニケーション不全が原因です。「日本語が分からないから指示が伝わらない」「厳しく指導したらパワハラと受け取られた」といった現場の不満を放置すると、大きな問題に発展しかねません。

解決策としては、定期的な面談の実施や、メンター制度（相談役）の導入が有効です。業務だけでなく生活面の悩みも聞ける体制を作りましょう。また、万が一、本人が行方不明になった場合は、速やかに警察や出入国在留管理局へ連絡・届出を行うなど、危機管理マニュアルを整備しておくことも重要です。

Q9. 外国人雇用を成功させるための秘訣と心構え

外国人雇用を単なる「労働力の補填」と考えていると、長期的な成功は望めません。成功している企業に共通しているのは、外国人材を共に成長する「仲間」として尊重し、活躍できるフィールドを用意している点です。

具体的には、明確なキャリアパスの提示が効果的です。「日本語が上達すればリーダーになれる」「資格を取れば昇給する」といった将来のビジョンを見せることで、モチベーション高く働いてもらえます。また、日本語教育の支援や、地域コミュニティへの参加促進など、業務外でのサポートも定着率向上に寄与します。

最後に、経営者や人事担当者が「異文化理解」の姿勢を持つことが何より大切です。違いを排除するのではなく、新しい視点や価値観として受け入れることで、外国人雇用は企業にイノベーションをもたらす強力な武器となるでしょう。

まとめ

外国人雇用は、日本人採用以上に細かな法的知識と手続きが求められます。在留資格の確認から雇用契約、社会保険、ハローワークへの届出まで、一つひとつのプロセスを正確に行うことが、企業と外国人材双方を守ることにつながります。

今回解説した「外国人 雇用 手続き」の流れを参考に、社内の受け入れ体制を整え、優秀な外国人材のポテンシャルを最大限に引き出してください。多様な人材が活躍する組織づくりは、企業の持続的な成長への大きな一歩となるはずです。

外国人雇用に関する詳しい情報はこちらのブログ一覧もご参照ください。