毎月の勤怠集計、もう限界…勤怠管理システムの導入・見直しで業務を効率化しませんか？

「毎月の勤怠締め作業に時間がかかりすぎる…」「法改正のたびに設定変更が大変…」「今のシステムが古くて使いにくい…」
企業の総務担当者様として、このような悩みを抱えていませんか？勤怠管理システムの導入・見直しは、
こうした日々の煩雑な業務からあなたを解放する重要な一手です。しかし、どのシステムを選べば良いのか、
導入に失敗して現場が混乱しないかといった不安も大きいのではないでしょうか。適切なシステムを選ばなければ、
逆に業務が増え、ストレスの原因にもなりかねません。したがって、正しい知識で比較検討することが不可欠です。
この記事では、全国で260社以上の企業様をサポートするHR BrEdge社会保険労務士法人が、
総務担当者様の視点に立ち、勤怠管理システムの導入・見直しに関する疑問や不安を徹底的に解決します。
具体的なシステムの比較から、給与計算ソフトとのスムーズな連携方法まで、
明日から役立つ実践的な情報をお届けします。もう一人で悩む必要はありません。まずは現状の課題を整理することから始めましょう。

勤怠管理システム導入・見直し Q&A【総務担当者様向け】

Q1. 勤怠管理システムを導入すれば、本当に日々の業務負担は減りますか？

はい、確実に業務負担を軽減できます。
自力でExcelなどで管理している場合、打刻漏れの確認、残業時間の集計、有給休暇の残日数管理といった作業に
膨大な時間を費やしているはずです。手作業による集計ミスのリスクも常に伴います。
例えば、従業員100名の企業では、勤怠締めだけで毎月30時間以上かかっているケースも珍しくありません。
なぜなら、各部署からの報告を待ち、不備があれば差し戻すという非効率なやり取りが発生するためです。

しかし、HR BrEdgeが推奨するクラウド型勤怠管理システムを導入すれば、
従業員はスマホやPCから直接打刻し、システムがリアルタイムで労働時間を自動集計します。
打刻漏れや残業超過のアラート機能もあり、確認作業が劇的に削減されます。
具体的には、ある導入企業様では、勤怠管理にかかる時間が月30時間から5時間へ、83%も削減された事例があります。
まずは無料相談で、貴社の現状の作業時間を分析してみませんか？

Q2. どのシステムを選べば良いか分かりません。比較のポイントを教えてください。

システムの比較で失敗しないためには、3つの視点で選ぶことが重要です。
自力で多機能な高額システムを導入しても、使いこなせず宝の持ち腐れになるリスクがあります。
大切なのは「価格」だけでなく、「操作性」「連携性」「サポート体制」を総合的に評価することです。

具体的には、以下の比較表を参考にしてください。
【システム選定 比較のポイント】
1. クラウド型 vs オンプレミス型: クラウド型は初期費用が安く、法改正にも自動対応するため総務担当者の負担が軽いです。一方、オンプレミス型はカスタマイズ性が高いですが、保守管理の手間がかかります。
2. 多機能型 vs シンプル型: 自社の就業規則や雇用形態の複雑さに合わせましょう。例えば、シフト制や変形労働時間制があるなら多機能型、固定時間勤務のみなら操作が簡単なシンプル型がおすすめです。
3. 給与計算ソフトとの連携: 最も重要なポイントです。現在お使いの給与計算ソフトとCSVやAPIでスムーズに連携できるかを確認してください。これができないと、結局手作業が発生し、DXの効果が半減します。
HR BrEdgeでは、22名の専門スタッフが貴社の状況をヒアリングし、10種類以上のシステムから最適なものを客観的にご提案します。自社に合うシステムが分からない場合は、ぜひご相談ください。

Q3. 給与計算ソフトとの連携で、よくある失敗例はありますか？

はい、給与計算ソフトとの連携は最も失敗が多いポイントです。
自力でシステムを選んだ結果、「連携できると聞いたのに、いざ導入したら手作業でのデータ加工が必要だった」というケースが後を絶ちません。
これは、勤怠データの出力形式と給与計算ソフトの入力形式が微妙に異なるために起こります。
例えば、残業時間の計算方法（分単位の切り捨て・切り上げなど）がシステム間で違うと、結局Excelで修正する羽目になります。

さらに、深刻なリスクとして、連携ミスによる給与の計算間違いが挙げられます。
これは従業員からの信頼を失うだけでなく、労務問題に発展する可能性も秘めています。
HR BrEdgeでは、システムの初期設定から給与計算ソフトとの連携テストまで一貫してサポートします。
数多くの企業の給与計算を代行してきた実績から、データ連携の「つまずきポイント」を熟知しています。
導入実績300社以上のノウハウで、スムーズなデータ連携を実現し、あなたの作業時間をゼロに近づけます。
関連情報として、当社の給与計算アウトソースサービスの詳細はこちらもご覧ください。

Q4. 新システム導入で現場が混乱しないか、とても不安です…

そのお気持ち、非常によく分かります。現場の混乱は導入失敗の最大の原因です。
自力で導入を進めると、操作マニュアルの作成や従業員への説明会開催など、総務担当者に過大な負担がかかります。
説明が不十分だと、従業員からの問い合わせが殺到し、通常業務が麻痺してしまうリスクがあります。
「使い方が分からない」「エラーが出る」といった声に対応しきれず、結局古い方法に戻ってしまう企業様も少なくありません。

しかし、ご安心ください。HR BrEdgeは「導入して終わり」ではありません。
私たちが導入をサポートする場合、従業員様向けの分かりやすいマニュアル作成はもちろん、
操作説明会の開催まで代行します。さらに、導入後1ヶ月間は専門スタッフがチャットや電話で質問に即時対応する「伴走サポート」を提供。
ある企業様では、導入後の問い合わせ件数を従来比95%削減することに成功しました。
したがって、総務担当者様は本来の業務に集中できます。現場への丁寧なフォローこそ、私たちの強みです。

Q5. 頻繁な法改正に、システムがきちんと対応できるか心配です。

法改正への対応は、勤怠管理における最重要課題の一つです。
自力でExcelや古いシステムを使い続ける最大のデメリットは、法改正のたびに手作業で計算式や設定を変更しなければならない点です。
例えば、時間外労働の上限規制や有給休暇の取得義務化など、近年の法改正は非常に複雑です。
万が一対応を誤れば、労働基準監督署からの是正勧告や罰則のリスクに直結します。

HR BrEdgeが推奨するクラウド型システムは、法改正に自動でアップデート対応します。
システム提供会社が法改正情報を常に監視し、施行日までにシステムを更新してくれるため、担当者は何もしなくても安心です。
さらに、私たちは社会保険労務士法人として、法改正のポイントや実務上の注意点をまとめたオリジナル解説資料を顧問先様に提供しています。
システムの自動更新と専門家からの情報提供、この「二重の安心」で、法改正のリスクから貴社を守ります。信頼できる情報源として、厚生労働省の最新情報も併せてご確認ください。

Q6. 今のシステム会社のサポートが悪く、問い合わせても返事が遅いのですが…

サポート体制の不備は、日々の業務において深刻なストレスになります。
「エラーの原因が分からない」「設定方法を教えてほしい」といった緊急の問い合わせに対し、返事が数日後では業務が止まってしまいます。
特に給与計算の締め日間際にトラブルが起きると、残業して対応せざるを得ない状況に陥ります。
自力で選んだ安価なシステムでは、サポートがメールのみで、しかも海外の担当者につながる、といったケースも存在します。

HR BrEdgeは、システム提供会社ではありません。社会保険労務士法人という専門家の立場から、貴社の側に立ってサポートします。
私たちにご依頼いただければ、システムに関する疑問はまず私たちが一次窓口となります。
チャットや電話でいつでも気軽に相談でき、ほとんどの問題は平均30分以内に解決します。
システム会社にしか分からない専門的な問題の場合も、私たちが代わりに問い合わせ、分かりやすく回答をお伝えします。
「いつでも聞ける安心感」が、ある導入企業様から頂いた最も嬉しい言葉です。サポート体制の改善も、私たちにご相談ください。

Q7. HR BrEdgeにアウトソースを依頼すると、具体的にどの業務が楽になりますか？

私たちが提供する勤怠管理DXサポートをご利用いただくと、以下の業務から解放されます。
自力でシステムを運用する場合、結局は日々の細々とした作業が残りますが、私たちはそこを丸ごと巻き取ります。
具体的には、以下の5つの業務が不要になります。

1. 打刻修正・確認作業: 従業員からの打刻修正依頼の対応や、打刻漏れの催促を私たちが行います。
2. 残業時間・休暇日数の集計: システムで自動集計されたデータに間違いがないか、専門家がチェックします。
3. 月次の勤怠データ締め作業: 毎月の締め作業そのものを代行し、確定したデータのみをご報告します。
4. 給与計算ソフトへのデータ入力: 勤怠データを給与計算ソフトへ取り込む作業も私たちが行います。
5. 従業員からの問い合わせ対応: 操作方法など、従業員からの質問に私たちが直接回答します。
つまり、担当者様は最終確認をするだけでOKです。これにより、創出された時間を採用活動や制度設計といったコア業務に充てられるようになります。ある企業では、年間240時間の工数削減に成功しました。

Q8. 導入までの流れと期間はどのくらいですか？

ご相談から最短1.5ヶ月で本格運用が可能です。
自力で導入する場合、情報収集からシステム選定、設定、従業員への周知まで、半年以上かかることも珍しくありません。
なぜなら、各ステップで多くの判断が必要となり、通常業務と並行して進めるのは非常に困難だからです。

HR BrEdgeでは、確立された導入フローに沿って、担当者様の手を煩わせることなくスムーズに導入を進めます。
【標準的な導入スケジュール】
・1週目: 無料相談・現状ヒアリング・課題の明確化
・2-3週目: 最適なシステムの選定・ご提案・お見積もり
・4-5週目: ご契約・就業規則に合わせたシステム初期設定
・6週目: 従業員様への説明会・テスト運用開始
・7週目以降: 本格運用開始・伴走サポート
もちろん、これは一例であり、貴社の状況に合わせて柔軟にスケジュールを調整します。
「もっと早く導入したい」「じっくり進めたい」といったご要望にも対応可能です。まずは関連ブログ：労務DXの成功事例も参考に、お気軽にご相談ください。

Q9. 料金体系はどのようになっていますか？助成金を活用できますか？

料金は、月額30,000円（税別）からと、非常にリーズナブルな価格でご提供しています。
料金は従業員数やサポート内容に応じて変動しますが、自社で担当者を一人雇用するコストと比較すれば、圧倒的に低コストです。
例えば、月給30万円の担当者が月の20%を勤怠管理に費やしている場合、実質6万円の人件費がかかっています。アウトソースすれば、そのコストを半分以下に圧縮できる可能性があります。

さらに、HR BrEdgeは助成金の専門家でもあります。
勤怠管理システムの導入は、多くの場合「働き方改革推進支援助成金」などの対象となります。
この助成金を活用すれば、システムの導入費用や私たちのサポート費用の一部が補助され、実質的な負担を大幅に軽減できます。
昨年度は、私たちのサポートで平均80万円の助成金受給に成功した実績が多数あります。
コストを抑えてDXを進めたいなら、助成金の活用は必須です。まずは無料相談で、貴社が利用できる助成金があるか診断してみませんか？

まとめ：勤怠管理システムの専門家と共に、日々の業務負担を劇的に改善しませんか？

今回は、総務担当者様の視点から、勤怠管理システムの導入・見直しに関するよくある質問にお答えしました。
システムの選定、給与計算との連携、現場への導入、法改正への対応など、検討すべき項目は多岐にわたります。
これらの課題をたった一人で、あるいは通常業務と並行して解決しようとすることは、非常に大きな負担とリスクを伴います。
もし導入に失敗すれば、時間とコストが無駄になるだけでなく、現場の信頼を失うことにもなりかねません。
しかし、適切な専門家のサポートがあれば、これらの課題はスムーズに解決できます。
HR BrEdge社会保険労務士法人は、全国260社以上の企業様の労務管理をサポートしてきた実績と、22名の専門スタッフによる手厚い体制で、貴社の勤怠管理DXを成功に導きます。
システムの選定から導入、運用、そして助成金の活用まで、ワンストップで支援します。
もうこれ以上、毎月の勤怠集計作業にあなたの貴重な時間を費やすのはやめにしませんか？
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